Müssen die Stammdaten sauber sein, bevor Sie automatisieren?

"Wir müssten erst mal unsere Daten aufräumen, bevor wir so etwas angehen." Dieser Satz fällt in fast jedem Erstgespräch, und er ist in dieser Allgemeinheit falsch. Er verschiebt ein Projekt auf einen Zeitpunkt, der nie eintritt, weil Stammdaten in einem laufenden Betrieb nie fertig aufgeräumt sind.

Richtig ist etwas anderes. Drei Arten von Feldern halten ein Projekt tatsächlich auf. Alles andere lässt sich während der Automatisierung sichtbar machen und nebenbei verbessern, oft besser als in einer Aufräumaktion vorab, weil man dann weiß, welche Felder überhaupt jemand benutzt.

Die drei Felder, an denen es wirklich hängt

Das erste sind eindeutige Schlüssel. Kundennummer, Artikelnummer, Auftragsnummer. Wenn dieselbe Kundennummer zweimal vergeben ist oder ein Kunde in zwei Systemen unterschiedliche Nummern trägt, ohne dass irgendwo steht, dass es derselbe ist, kann keine Automatisierung zuordnen. Das ist keine Frage des Aufwands, sondern eine Grenze.

Das zweite sind Felder, die mehrere Angaben in einem Feld führen. Ein Feld namens Name enthält selten nur einen Namen. Es enthält Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Firma und gelegentlich einen Zusatz wie Abteilung oder Station, in wechselnder Reihenfolge und ohne Trennzeichen, an dem sich das auseinandernehmen ließe.

Das dritte sind Zustandsfelder mit Bedeutung. Ob ein Kunde gesperrt ist, ob ein Artikel ausgelaufen ist, ob eine Adresse noch gilt. Steht das nirgends strukturiert, sondern als Bemerkung im Freitext, kann eine Automatisierung es nicht auswerten, und dann trifft sie Entscheidungen ohne diese Information.

Was ein zusammengesetztes Namensfeld anrichtet

Angenommen, ein Import hat vor Jahren ein einzelnes Namensfeld am ersten Leerzeichen getrennt und die Teile auf Vorname und Nachname verteilt. Bei natürlichen Personen geht das meistens gut. Bei "Sanitätshaus Berger GmbH" steht danach "Sanitätshaus" im Vornamen und "Berger GmbH" im Nachnamen. Bei "Dr. Thomas Kern" steht "Dr." im Vornamen.

Solange niemand die Felder für eine Anrede benutzt, fällt das nicht auf. Sichtbar wird es beim ersten Serienbrief, und zwar bei allen betroffenen Datensätzen gleichzeitig. Das ist die unangenehme Eigenschaft von Datenfehlern in automatisierten Prozessen: Sie treten nicht einzeln auf, sondern gebündelt und nach außen.

Diese Felder gehören deshalb getrennt, bevor der erste Prozess sie benutzt, der etwas an Kunden verschickt. Getrennt heißt: Anrede, Titel, Vorname, Nachname und Firmenname sind eigene Felder, und ein Datensatz kann eine Firma ohne Person sein.

Warum eine Automatisierung markieren und nicht reparieren sollte

Die naheliegende Idee lautet, den Fehler durch eine kluge Regel abzufangen. Eine Regel, die erkennt, dass GmbH auf eine Firma hindeutet, und die Anrede entsprechend anpasst. Solche Regeln funktionieren bei einem großen Teil der Datensätze und liegen bei einem kleinen Rest falsch, und dieser Rest geht nach außen.

Die bessere Bauweise ist unspektakulär. Die Automatisierung wendet die Regel nur an, wenn sie sicher greift. Alles, was sie nicht sicher zuordnen kann, bekommt eine neutrale Anrede und landet zusätzlich auf einer Liste zur Prüfung. Diese Liste ist kurz und wird einmal abgearbeitet, statt bei jedem Versand neu zu raten.

Genauso wichtig: Die Automatisierung sollte den Quelldatensatz nicht stillschweigend überschreiben. Korrekturen gehören dorthin, wo die Daten gepflegt werden, sonst korrigieren Sie bei jedem Lauf dasselbe erneut und wissen am Ende nicht mehr, welcher Wert der richtige ist.

Der Aufwand, den schlechte Stammdaten im Projekt erzeugen

Hier liegt der Grund, warum das Thema in ein Gespräch über Preise gehört. Jedes Feld, dessen Inhalt nicht verlässlich ist, wird zu einer Regel. Jede Regel hat Ausnahmen. Jede Ausnahme ist eine fachliche Entscheidung, die jemand in Ihrem Haus treffen und aufschreiben muss.

Das ist die Stelle, an der Festpreisangebote ihren Puffer bekommen. Ein Anbieter, der Ihre Daten nicht gesehen hat, kalkuliert entweder vorsichtig und Sie zahlen den Puffer mit, oder er kalkuliert knapp und fordert später nach. Ein Blick in einen Export von zweihundert Datensätzen vor dem Angebot verhindert beides.

Was Sie in zwei Stunden selbst prüfen können

Exportieren Sie aus dem System, das der Prozess benutzen soll, zweihundert Datensätze und sehen Sie sich vier Dinge an.

Stehen Firmennamen in Personenfeldern oder umgekehrt? Gibt es Datensätze, die offensichtlich denselben Kunden bezeichnen, nur in unterschiedlicher Schreibweise? Sind Pflichtfelder leer, die der Prozess braucht, also etwa eine Mailadresse bei einem Prozess, der Mails verschickt? Und stehen wichtige Zustände im Freitext statt in einem Feld?

Diese Aufstellung ist im Angebotsgespräch mehr wert als jede Anforderungsliste, weil sie den Anbieter zwingt, den tatsächlichen Aufwand zu kalkulieren statt einen Erfahrungswert zu nennen.

Die Empfehlung

Räumen Sie nicht alle Stammdaten auf. Räumen Sie die Felder auf, die in dem einen Prozess vorkommen, den Sie zuerst automatisieren, und begrenzen Sie das auf die drei genannten Arten: eindeutige Schlüssel, zusammengesetzte Felder, Zustände.

Alles andere ist besser aufgehoben in einer Automatisierung, die unsichere Fälle markiert statt sie zu raten. Sie bekommen damit zwei Dinge auf einmal: einen Prozess, der läuft, und eine Liste der Datensätze, die tatsächlich Aufmerksamkeit brauchen. Diese Liste ist erfahrungsgemäß deutlich kürzer als die Befürchtung im Erstgespräch.

Sophera Consulting sieht sich vor dem Angebot einen Export Ihrer Daten an, hält fest, welche Felder aufgeräumt werden müssen und welche der Prozess markieren kann, und nennt danach einen Festpreis, ohne Abo. Den Einstieg gibt es kostenlos im Automations-Check.