Auftragserfassung automatisieren in der Spedition, durchgespielt an einem Transportauftrag

Was macht der Agent eigentlich, wenn um 7:40 Uhr die erste Auftragsmail im Postfach liegt? Wer die Auftragserfassung automatisieren will, möchte zuerst genau das wissen, und "er liest die Mail und legt den Auftrag an" ist als Antwort zu dünn, um darauf eine Entscheidung zu bauen. Zwischen Eingang und fertigem Auftrag im TMS liegen sieben Schritte. An zwei Stellen entscheidet weiterhin ein Mensch: bei der Rückfrage an den Kunden und bei der Freigabe des Auftrags.

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden, und beschreibt keinen Kundenfall.

Auftragserfassung automatisieren bei einer Spedition mit drei Eingangswegen

Angenommen, eine Spedition in Westfalen fährt Teilladungen und Stückgut für rund 80 Stammkunden und nimmt grob 60 Aufträge am Tag an. Ein Teil kommt als Mail mit PDF oder Excel-Liste im Anhang, ein Teil als Mail mit reinem Text. Ein kleinerer Teil läuft über das Kundenportal der Spedition, ein Webformular mit festen Feldern und einem Bemerkungsfeld. Das TMS hat eine Schnittstelle, über die sich Aufträge anlegen und Stammdaten abfragen lassen. Bisher tippen zwei Leute in der Disposition die Mails ab und greifen zum Telefon, wenn etwas fehlt.

Unser Beispielauftrag kommt von einem Baustoffhändler, der seit Jahren Kunde ist. Das PDF aus seiner Warenwirtschaft nennt acht Paletten Pflastersteine, Abholung im Lager Hamm, Zustellung an eine Baustelle in Kassel, "Anlieferung morgen Vormittag" und seine Bestellnummer. Im Mailtext steht ein Satz, der im PDF fehlt: Auf der Baustelle gibt es keinen Stapler, der Lkw braucht einen Mitnahmestapler.

Sieben Schritte von der Mail bis zum Entwurf im TMS

1. Neuer Auftrag, Änderung oder etwas anderes?

Bevor der Agent irgendetwas ausliest, klärt er, was für eine Mail vor ihm liegt. Ins Auftragspostfach kommen auch Rechnungsfragen, Lieferavise, Abwesenheitsnotizen und Änderungen zu Aufträgen, die längst im System stehen. Die Änderung ist der gefährlichste Fall. Wird sie als neuer Auftrag gelesen, fahren zwei Lkw zur selben Baustelle. Deshalb prüft der Agent, ob die Bestellnummer des Kunden oder der Mailverlauf zu einem vorhandenen Auftrag passt. Im Beispiel gibt es keinen Treffer, die Mail ist ein neuer Auftrag. Mails, die er nicht sicher zuordnen kann, legt er auf eine eigene Liste für die Disposition, statt zu raten.

2. Wer hat geschrieben?

Die Absenderadresse führt zum Kundenstamm. Das klappt, solange immer dieselbe Person schreibt. Kommt die Bestellung von einer neuen Mitarbeiterin des Baustoffhändlers, passt immerhin die Domain. Der Agent schlägt den Kunden dann vor und markiert die Zuordnung als unsicher. Bei Freemail-Adressen oder Sammelpostfächern hilft die Domain nicht weiter, dort entscheidet ein Mensch.

3. Angaben auslesen

Jetzt liest der Agent PDF und Mailtext und sucht, was ein Transportauftrag braucht: Lade- und Entladestelle, Datum und Zeitfenster, Paletten, Gewicht, Referenznummer, besondere Hinweise. Ein Sprachmodell findet diese Angaben unabhängig davon, wo sie im Dokument stehen. Für Kunden, die seit Jahren dasselbe PDF-Layout schicken, reicht oft eine feste Leseregel, die schneller und billiger ist. Ein vernünftig gebauter Agent verwendet beides.

Heikel wird es bei "morgen Vormittag". Das Datum ergibt sich aus dem Eingangstag. Was Vormittag heißt, weiß das Modell nicht, das legt die Spedition fest, etwa 8 bis 12 Uhr. Solche Hausregeln halten wir vor dem Bau schriftlich fest, weil sonst jede Disponentin sie ein wenig anders auslegt, und der Agent ebenso.

Der Hinweis zum Mitnahmestapler steht nur im Mailtext. Ein Ablauf, der ausschließlich den Anhang liest, verliert ihn. Dann steht morgen ein Fahrer vor acht Paletten Pflaster und kann nicht abladen.

4. Abgleich mit den Stammdaten

Ausgelesene Angaben sind zunächst Text, das TMS braucht Stammsätze. Das Lager Hamm kennt das System als Ladestelle mit Öffnungszeiten ab 6 Uhr, die Zuordnung ist eindeutig. Die Baustelle in Kassel steht nicht im Adressstamm. Der Agent hängt sie als Einmaladresse an den Auftrag und schlägt die Neuanlage vor. Stammdaten ändert in diesem Ablauf nur ein Mensch.

Danach kommt die Plausibilität. Das Gewicht fehlt. Acht Paletten Pflastersteine wiegen je nach Stein grob acht bis zwölf Tonnen, und davon hängt ab, welches Fahrzeug infrage kommt. Eine Schätzung wäre hier gefährlich, also markiert der Agent das Feld als fehlend. Für den Mitnahmestapler gibt es im TMS ein Merkmal. Das setzt er und vermerkt als Quelle den Satz aus der Mail.

5. Der Entwurf im TMS

Über die Schnittstelle legt der Agent den Auftrag im Status "zu prüfen" an. Damit ist nichts freigegeben, und der Kunde bekommt noch keine Bestätigung. Jedes Feld trägt einen Vermerk, woher der Wert stammt: aus dem PDF gelesen, aus dem Stamm ergänzt, aus einer Hausregel abgeleitet oder fehlend. Die Originalmail hängt am Auftrag. Wer den Entwurf prüft, sieht auf einen Blick, welchen Feldern er trauen kann und wo er genauer hinsehen muss.

Manche TMS kennen keinen Entwurfsstatus. Dann hilft ein eigener Status oder eine Prüfliste außerhalb des TMS. Das gehört zu den Fragen, die vor dem Bau geklärt sein müssen.

6. Die Rückfrage liegt vorformuliert bereit

Zwei Lücken bleiben offen: das Gewicht und die Frage, ob "Vormittag" auf dieser Baustelle wirklich 8 bis 12 Uhr heißt oder ob vor 9 Uhr niemand zur Annahme da ist. Der Agent schreibt im Mailverlauf des Kunden eine Antwort mit genau diesen zwei Fragen und der Bestellnummer im Betreff. Er schickt sie nicht ab. Die Disponentin liest die Rückfrage, ändert bei Bedarf ein Wort und sendet. Antwortet der Kunde, erkennt Schritt 1 die Mail als Antwort auf die Rückfrage, und der Agent trägt die Werte in den Entwurf nach.

7. Freigabe durch die Disposition

Die Disposition sieht zwei Listen. Auf der einen stehen Entwürfe, bei denen alle Pflichtfelder belegt und alle Zuordnungen sicher sind, auf der anderen Entwürfe mit Markierungen. Die erste ist schnell durchgesehen und freigegeben, bei der zweiten bleibt Arbeit. Erst mit der Freigabe geht die Auftragsbestätigung an den Kunden. Sie ist eine Zusage, und Zusagen gibt in diesem Ablauf ein Mensch.

Aufträge aus dem Kundenportal

Aufträge aus dem eigenen Kundenportal wirken wie der einfache Fall, weil die Felder schon strukturiert ankommen. Nur landet das Entscheidende gern im Bemerkungsfeld: "nur nach telefonischem Avis", "Palettentausch", "Anlieferung über den Hintereingang". Heute liest das ein Mensch, oder es liest niemand. Der Agent nimmt das Freitextfeld mit und übersetzt jeden Hinweis in das passende Merkmal im TMS. Gibt es keins, markiert er den Hinweis.

Anders liegt es bei Portalen großer Verlader, in denen die Spedition Aufträge selbst abholen muss. Bietet das Portal eine Schnittstelle oder einen Export, holt der Agent die Aufträge dort ab. Gibt es nur die Weboberfläche, raten wir davon ab, sie per Bildschirmautomatisierung auszulesen. Das hält bis zur nächsten Änderung am Portal, und die kündigt Ihnen der Verlader nicht an. Dann ist die Benachrichtigungsmail des Portals der bessere Eingang, oder dieser Kanal bleibt vorerst Handarbeit.

Wo der Agent aufhört

Touren plant weiter die Disposition, weil die Regeln dafür meist in den Köpfen der Disponenten stehen. Preise übernimmt der Agent nur, wenn das TMS sie aus Tarif oder Rahmenvertrag selbst ermittelt. Für eine Sonderfahrt schätzt er keinen Preis. In Stammdaten und an Kunden schreibt er nichts, was vorher niemand freigegeben hat. Diese Grenzen sind am Anfang bewusst eng gezogen. Lockern lassen sie sich, sobald feststeht, wie oft Entwürfe korrigiert werden müssen.

Vor der Beauftragung mit eigenen Mails testen

Ob ein solcher Agent mit Ihren Aufträgen zurechtkommt, lässt sich vor der Beauftragung prüfen, und zwar mit Ihren eigenen Mails. Legen Sie 30 bis 50 echte Auftragsmails der letzten Wochen beiseite, so wie sie gekommen sind, mit Anhängen, Änderungen und den unleserlichen Fällen. Notieren Sie zu jeder, was am Ende im TMS stand. Diese Sammlung sagt mehr als jede Produktvorführung, weil sie Ihre Kunden und deren Formate enthält. Da die Mails Namen und Telefonnummern von Ansprechpartnern enthalten, schließen Sie vor der Weitergabe einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Dieselbe Sammlung taugt als Abnahme. Vereinbaren Sie, dass der Agent diese Mails richtig einordnet, die Pflichtfelder korrekt füllt oder als fehlend markiert und keinen Auftrag doppelt anlegt. Ein Anbieter, der sich darauf nicht festlegen will, weiß vermutlich selbst nicht, wie oft sein Ablauf danebenliegt.

Sophera Consulting baut solche Agenten für die Auftragserfassung zum Festpreis und ohne Abo. Vor dem Bau gehen wir mit Ihrer Disposition echte Auftragsmails durch und halten fest, welche Hausregeln gelten und welche Entscheidungen beim Menschen bleiben. Den fertigen Agenten übergeben wir mit Dokumentation. Ob sich das bei Ihrem Auftragsmix lohnt, klärt der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Fangen Sie mit dem Mailpostfach an und lassen Sie den Agenten in den ersten Wochen nur Entwürfe anlegen. In dieser Phase geht keine Mail ohne Freigabe an einen Kunden, und die Stammdaten bleiben unberührt. Zählen Sie mit, wie viele Entwürfe unverändert freigegeben werden und welche Felder am häufigsten korrigiert werden. Mit diesen Zahlen entscheiden Sie, ob Stammkunden mit sauberem PDF-Format später ohne Einzelprüfung durchlaufen dürfen. Das Kundenportal kommt als zweiter Kanal dazu. Verladerportale ohne Schnittstelle kommen zuletzt, wenn überhaupt.