Automatisierung als Abo oder kaufen? So rechnen Sie es über drei Jahre durch

Zwei Angebote für denselben Prozess liegen auf dem Tisch. Das eine ist ein Abo: eine überschaubare Monatsgebühr, in zwei Wochen eingerichtet, der Anbieter betreibt die Software mit. Das andere ist ein Kauf: ein einmaliger Festpreis, der beim ersten Lesen deutlich höher wirkt, und vier bis sechs Wochen bis zum Start. Ob Sie eine Automatisierung als Abo beziehen oder kaufen sollten, lässt sich an diesen beiden Zahlen nicht entscheiden. Über drei Jahre verschiebt sich das Bild auf beiden Seiten, und zwar nicht nur, weil sich die Monatsgebühr aufsummiert.

Automatisierung als Abo oder kaufen: warum drei Jahre der richtige Zeitraum sind

Ein Jahr wäre unfair gegenüber dem Kauf, weil der gesamte Aufbau im ersten Jahr liegt und danach nichts Vergleichbares mehr kommt. Fünf Jahre sind geraten, weil sich in dieser Zeit die beteiligten Systeme und der Prozess selbst zu stark verändern.

Drei Jahre entsprechen ungefähr der Spanne, in der ein gebauter Ablauf ohne größeren Umbau läuft, solange die angebundenen Systeme stabil bleiben. Wenn für Ihren Fall vier Jahre plausibler sind, nehmen Sie vier. Der Rechenweg bleibt derselbe, und genau darum geht es hier.

Woran die Abo-Gebühr tatsächlich hängt

Im Abo zahlen Sie eine Gebühr und bekommen dafür die Software, den Betrieb, die Aktualisierungen und in der Regel einen Support-Kanal. Das ist ein sinnvolles Paket, solange Sie wissen, woran der Preis gekoppelt ist.

Üblich sind vier Bezugsgrößen: die Zahl der Nutzer, die Zahl der verarbeiteten Vorgänge, die Zahl der angebundenen Systeme und Funktionsstufen, die einzelne Möglichkeiten erst im teureren Tarif freigeben. Ein Abo, das heute günstig aussieht, wird in dem Moment teuer, in dem der Prozess das tut, wofür Sie ihn automatisiert haben, also mehr Vorgänge verarbeiten.

Zwei weitere Punkte stehen selten oben in der Preisliste. Verträge erlauben Preisanpassungen meist jährlich, oft an einen Index gekoppelt. Und Anbieter sortieren ihre Tarife regelmäßig um, wobei einzelne Funktionen in die nächsthöhere Stufe wandern. Beides gehört in Ihre Rechnung, auch wenn im ersten Jahr nichts davon eintritt.

Was auch beim einmaligen Bauen monatlich anfällt

Ein Festpreis ohne Abo heißt nicht, dass danach nichts mehr kostet. Wer das verspricht, hat entweder falsch gerechnet oder lässt etwas weg.

Es bleiben die Lizenz oder der Server für die Plattform, auf der die Automatisierung läuft, Kosten pro Verarbeitung, sobald ein Sprachmodell beteiligt ist, und Anpassungen, wenn sich ein angebundenes System ändert. Der Unterschied liegt in der Höhe und darin, wofür Sie zahlen. Sie zahlen für Betrieb und für Änderungen. Der Zugang zu dem, was bereits gebaut ist, hängt nicht an einer laufenden Zahlung.

Der Rechenweg: sieben Posten in zwei Spalten

Nehmen Sie ein Blatt, ziehen Sie zwei Spalten und tragen Sie in beide dieselben Posten ein, jeweils summiert über 36 Monate.

• Einführung: beim Abo die Einrichtung, die Anbindung Ihrer Systeme und die Schulung. Beim Kauf der Festpreis für Analyse und Bau.
• Laufende Softwarekosten: die Abo-Gebühr auf der einen Seite, Plattformlizenz oder Server auf der anderen.
• Nutzungsabhängige Kosten: Preis pro Vorgang, pro Nutzer, pro Modellaufruf. Rechnen Sie mit dem Volumen, das Sie in Jahr drei erwarten, nicht mit dem heutigen.
• Anpassungen: was kostet eine Änderung, wenn ein Formular, ein Steuersatz oder eine Schnittstelle sich ändert. Im Abo oft enthalten, beim Kauf ein Tagessatz. Schätzen Sie zwei bis drei solcher Änderungen pro Jahr.
• Interner Aufwand: wer betreut den Ablauf bei Ihnen, mit wie vielen Stunden im Monat, und was kostet diese Zeit.
• Preissteigerung: setzen Sie im Abo eine jährliche Erhöhung an, auch wenn der Vertrag im ersten Jahr keine vorsieht.
• Ausstieg: was kostet ein Wechsel in Jahr drei. Bekommen Sie Ihre Daten in einem verwendbaren Format heraus, und lässt sich der Ablauf woanders nachbauen, ohne bei null anzufangen.

Am Ende stehen zwei Summen, die sich vergleichen lassen. Das ist etwas anderes als zwei Einstiegspreise nebeneinander.

Der Posten, der sich nicht in Euro ausdrücken lässt

Auf beiden Wegen entsteht dasselbe Wissen: welche Ausnahmen Ihr Prozess hat und welche Entscheidung in welchem dieser Fälle richtig ist. Das ist der eigentliche Wert des Projekts, und die Arbeit daran fällt so oder so an.

Beim Kauf liegt es anschließend bei Ihnen, als Dokumentation und als lesbare Logik. Im Abo liegt es in der Konfiguration eines fremden Systems, und an einen Teil davon kommen Sie nur über den Anbieter heran. Gegen ein Abo spricht das nicht. Es ist ein Posten, der beim Wechsel fällig wird, und er gehört in die Zeile "Ausstieg".

Wann das Abo die bessere Wahl ist

Ein Abo lohnt sich, wenn der Prozess ein Standard ist, den viele Unternehmen in derselben Form haben, etwa Terminbuchung, Newsletter-Versand oder eine einfache Formularstrecke. Es lohnt sich außerdem, wenn Sie noch nicht wissen, ob es diesen Prozess in zwei Jahren überhaupt noch gibt, wenn im Haus niemand Zeit für Betrieb und Überwachung hat, oder wenn der Anbieter das Betriebsrisiko tragen soll, einschließlich der Erreichbarkeit, wenn nachts etwas hängen bleibt.

Der Bau lohnt sich, wenn der Prozess zu Ihrem Kerngeschäft gehört, wenn er Ausnahmen hat, die kein Standardprodukt kennt, wenn er über Jahre stabil laufen soll und wenn Sie den Anbieter wechseln können wollen, ohne den Prozess neu zu erfinden.

Angenommen, ein Großhändler will die Auftragserfassung automatisieren, und die Preisfindung folgt Rahmenverträgen, die es in dieser Form nur bei ihm gibt. Ein Standardprodukt bildet das entweder gar nicht ab oder über Umwege, die jede spätere Änderung teuer machen. Das ist ein typisches Bild für einen Fall, in dem sich der Bau über drei Jahre rechnet.

Was "das gehört Ihnen" konkret heißen muss

Der Satz ist schnell gesagt. Prüfbar wird er an vier Punkten, und die gehören in den Vertrag, nicht in die Präsentation.

• Sie bekommen den Quellcode oder die exportierten Abläufe ausgehändigt, nicht nur einen Zugang zu einer Oberfläche.
• Die Zugangsdaten aller beteiligten Dienste liegen in Konten, die auf Ihr Unternehmen laufen.
• Es gibt eine Dokumentation, mit der ein anderer Dienstleister weiterarbeiten kann, ohne den ursprünglichen Entwickler zu fragen.
• Der Betrieb läuft auf Infrastruktur, zu der Sie Zugang haben.

Fehlt einer dieser Punkte, haben Sie ein Abo mit einmaliger Anzahlung gekauft.

Die Empfehlung

Stellen Sie beiden Anbietern dieselben sieben Fragen aus dem Rechenweg und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Wer die Frage nach den Kosten in Jahr drei nicht beantworten möchte, hat sie damit beantwortet. Danach rechnen, dann entscheiden. In vielen Fällen gewinnt das Abo im ersten Jahr und der Kauf im dritten. Welches der beiden Jahre für Sie schwerer wiegt, hängt davon ab, wie sicher Sie sind, dass es den Prozess in drei Jahren noch gibt.

Sophera Consulting baut solche Abläufe zum Festpreis, ohne laufendes Abo für die gebaute Lösung, und übergibt Code, Zugänge und Dokumentation. Was danach an Betriebskosten bleibt, steht vorher im Angebot, damit Sie die Rechnung über drei Jahre überhaupt aufstellen können. Der Einstieg dafür ist kostenlos, im Automations-Check.