Wem Ihre Automatisierung gehört, wenn der Kollege oder der Dienstleister geht

Zwei Fragen entscheiden darüber, ob eine Automatisierung Ihnen gehört oder nur bei Ihnen läuft. Erstens: Läuft sie weiter, wenn die Person, die sie eingerichtet hat, das Unternehmen verlässt? Zweitens: Können Sie den Dienstleister wechseln, ohne den Ablauf noch einmal bauen zu lassen?

In vielen Projekten wird keine der beiden Fragen gestellt. Beantwortet werden sie trotzdem, nur Monate später und ohne Ihr Zutun.

Wer die Verbindung freigibt, dem gehört sie

Beim Anlegen einer Verbindung zu einem Postfach, einem Laufwerk oder einer Fachanwendung öffnet sich ein Anmeldefenster. Die Person, die dort ihre Zugangsdaten eingibt und bestätigt, erteilt den Zugriff. Die Automatisierungsplattform erhält im Gegenzug ein Token, das an dieses eine Konto gebunden ist und mit dessen Rechten arbeitet.

Dieses Token überlebt das Konto nicht. Wird das Konto beim Ausscheiden gesperrt, verfällt der Zugriff, bei modernen Anmeldeverfahren innerhalb von Minuten. Und für den Ausfall reicht deutlich weniger als eine Kündigung: ein Passwortwechsel nach einem Verdacht auf Phishing genügt, ebenso das Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn jemand sein Diensthandy verliert. Beides passiert kurzfristig und ohne Rückfrage bei der Fachabteilung.

Das ist die unangenehme Pointe: Ein sauberes Offboarding, das jeder Prüfer sehen will, schaltet Ihre Automatisierung ab.

Dazu kommt die Frage, wem die Ergebnisse gehören. Was ein Ablauf in den persönlichen Ablagebereich eines Nutzers schreibt, gehört diesem Konto. Wird der Nutzer nach der Sperrfrist gelöscht, gehen die Dateien mit, sofern niemand vorher die Übertragung angestoßen hat. Bei Frachtpapieren oder Rechnungsbelegen mit Aufbewahrungspflicht ist das mehr als ein Ärgernis.

Der Ausfall zeigt sich Wochen nach dem letzten Arbeitstag

Auffällig ist selten der Tag der Sperrung. Viele Abläufe laufen wöchentlich oder monatlich, andere greifen nur, wenn ein bestimmter Fall eintritt. Der Fehler zeigt sich beim nächsten Lauf, und bis dahin ist der Personalwechsel längst abgehakt.

Er zeigt sich außerdem leise. Das Zielsystem lehnt den Zugriff ab, im Protokoll steht eine abgebrochene Ausführung, mehr nicht. Wer keine aktive Benachrichtigung eingerichtet hat, sieht davon nichts. In der Übersicht der Verbindungen steht bei manchen Plattformen weiterhin ein grüner Haken, weil der Status erst beim nächsten Zugriff aktualisiert wird.

Und niemand fühlt sich zuständig. Die IT arbeitet ihre Offboarding-Liste ab: Gerät einziehen, Konto sperren, Lizenz freigeben. Auf dieser Liste steht nicht, welche Prozesse an dem Konto hängen, denn dieses Wissen liegt in der Fachabteilung. Die Fachabteilung wiederum hat keinen Anlass zu vermuten, dass eine Kündigung technische Folgen hat.

Eine Automatisierung braucht eine Identität, die nicht kündigen kann

Eine bessere Offboarding-Liste hilft hier nur begrenzt. Der Betrieb gehört unter eine Identität, die niemandem persönlich gehört.

In den gängigen Büroumgebungen ist das eine eigens registrierte Anwendung oder ein Dienstkonto mit eigenen Berechtigungen. Es kostet in der Regel keine zusätzliche Lizenz, seine Rechte lassen sich auf einzelne Postfächer und Ordner einschränken, und kein Personalwechsel entzieht sie. Für Versand und Empfang nehmen Sie ein freigegebenes Postfach oder eine Gruppenadresse, hinter der mehrere Personen stehen. Erzeugte Dateien gehören in eine geteilte Ablage, nicht in den persönlichen Bereich eines Nutzers, sonst ist das Eigentumsproblem nur verschoben.

Geben Sie dieser Identität dabei nicht mehr Rechte als nötig. Ein Dienstkonto mit weitreichenden Verwaltungsrechten entsteht meist, weil das beim Einrichten die wenigsten Rückfragen auslöst. Genau ein Zugang ohne Ablaufdatum und ohne Person dahinter gehört jedoch eng geschnitten: ein Postfach, ein Ordner, die Rechte, die der Ablauf tatsächlich braucht.

Manche Branchenlösungen bieten diesen Weg nicht an und kennen nur den Anmeldedialog für Nutzer. Dann richten Sie einen bewussten Funktionsnutzer ein, dessen Zugangsdaten im Passwortmanager des Unternehmens liegen und der im Verzeichnis als solcher erkennbar ist. Das kostet eine Lizenz im Monat. Zwei Tage Stillstand in der Abwicklung kosten mehr.

Die zweite Abhängigkeit heißt Dienstleister

Dieselbe Frage stellt sich eine Ebene höher, und dort wird sie seltener gestellt. Auf wessen Namen läuft das Konto bei der Automatisierungsplattform? Wer bezahlt die Lizenz? Liegen die Zugangsdaten zu den angebundenen Systemen bei Ihnen oder nur beim Anbieter? Existiert eine Beschreibung des Ablaufs, aus der ein anderer Dienstleister weiterarbeiten könnte?

Ein Abo-Modell verschärft das. Solange Sie zahlen, läuft die Automatisierung. Endet der Vertrag, endet der Zugang, und was Sie in den Jahren davor bezahlt haben, war Miete. Das ist nicht grundsätzlich falsch, es muss sich nur über die Laufzeit rechnen und Ihnen bewusst sein. Unangenehm wird es dort, wo ein niedriger Einstiegspreis den Abgang teuer macht.

Was vor der Unterschrift geregelt sein sollte

Halten Sie vier Punkte schriftlich fest, bevor gebaut wird.

Erstens: Alle Konten und Lizenzen laufen auf das Unternehmen, nicht auf eine Person und nicht auf den Dienstleister. Der Anbieter arbeitet als eingeladener Nutzer in Ihrem Konto.

Zweitens: Verbindungen werden ausschließlich über Dienstkonten aufgebaut. Das gehört ausdrücklich in die Vereinbarung, weil sonst der schnellste Weg zurück nach einem Abbruch immer derselbe ist, nämlich dass sich der Nächstbeste neu anmeldet. Auf diese Weise wandert eine Automatisierung durch drei Kollegen, ohne dass das Problem je gelöst wird.

Drittens: Zur Abnahme gehören Dokumentation und ein Export des Ablaufs, abgelegt bei Ihnen. Ohne diese beiden Dinge ist ein Anbieterwechsel ein Neubau.

Viertens: Ein Punkt auf der Offboarding-Liste der IT. Er lautet: prüfen, welche Automatisierungen und Verbindungen auf dieses Konto laufen. Ein Satz, einmal ergänzt, und das Thema kommt nicht wieder.

Die Bestandsaufnahme dauert eine halbe Stunde

Wenn bereits Abläufe bei Ihnen laufen, öffnen Sie die Liste der Verbindungen in Ihrer Plattform. Neben jeder steht, wer sie freigegeben hat. Markieren Sie alles, was auf einen Personennamen läuft, und prüfen Sie zwei Dinge: Ist diese Person noch im Unternehmen, und welcher Prozess bricht ab, wenn sie geht? Schauen Sie danach, wohin die erzeugten Dateien geschrieben werden und unter welcher Adresse die Automatisierung nach außen schreibt.

Alles, was dabei auf einen Personennamen zeigt, ist eine offene Rechnung mit dem nächsten Personalwechsel. Sie einzulösen kostet in aller Regel einen Nachmittag. Sie liegen zu lassen kostet den Tag, an dem niemand damit rechnet.

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