Was Sie vor der Automatisierung der Lieferabwicklung über Rückverfolgbarkeit klären müssen

Können Sie mir bis Montag sagen, welche Kunden diese Charge bekommen haben? Diese Frage stellt kein Berater, sondern ein Hersteller, eine Behörde oder ein Kunde, und sie kommt selten zu einem passenden Zeitpunkt.

Wer sie mit einer Abfrage beantworten kann, hat ein sauber geschnittenes Datenmodell. Wer sie nur mit Telefonarbeit beantworten kann, hat eine Automatisierung, die eine Ebene zu hoch arbeitet. Das ist kein Randfall der Technik, sondern eine Entscheidung über den Zuschnitt des Projekts, und sie fällt vor dem Angebot.

Der Artikel sagt, was verkauft wurde, die Charge sagt, was geliefert wurde

Die Artikelnummer beschreibt ein Produkt. Die Charge beschreibt die Ware, die tatsächlich im Karton lag: eine Produktionsreihe mit eigenem Verfallsdatum und eigener Prüfdokumentation. Bei Medizinprodukten hängt daran die Kennzeichnung des einzelnen Stücks, bei Geräten die Garantie.

Automatisierungen bilden fast immer nur die erste Ebene ab, und dafür gibt es einen nachvollziehbaren Grund: Beim Bestellen ist die Charge noch unbekannt. Der Auftrag nennt Artikel und Menge, mehr kann er nicht nennen. Die Charge entsteht später, im Lager, beim Griff ins Regal.

Genau dort endet in den meisten Häusern die Kette. Das Lagersystem weiß Bescheid. Die Warenwirtschaft kennt eine Auftragszeile, das Kundensystem kennt einen Kunden, und die Automatisierung, die daraus Auftragsbestätigung, Rechnung und Versandmeldung baut, arbeitet mit der Auftragszeile. Eine Abfrage nach dem Artikel beantwortet sich in Sekunden. Eine Abfrage nach der Charge endet in einem Telefonat mit dem Lager.

Wo die Charge unterwegs herausfällt

Ein Strichcode auf dem Umkarton trägt üblicherweise vier Angaben: Artikelnummer, Charge, Verfallsdatum, Menge. Übernommen werden davon Artikelnummer und Menge, weil das die beiden Felder sind, die das Zielsystem verlangt. Die anderen beiden sind optional, und optional heißt bei der ersten Einrichtung fast immer: weg.

Manchmal fällt die Angabe schon früher heraus. Beim Wareneingang wird die Palette gescannt, das Lagersystem legt Charge und Verfallsdatum an, und in die Warenwirtschaft wandert eine Summe aus Artikel, Menge und Lieferscheinnummer. Was danach im Bestand steht, ist eine Zahl ohne Herkunft. Alles, was später darauf aufbaut, erbt diese Lücke, und keine Prüfung am Warenausgang holt sie zurück.

Dann der Fall, den kein einfaches Datenmodell vorsieht: Eine Charge reicht nicht für die Bestellmenge, ein Teil kommt aus dem einen Los, der Rest aus einem anderen. Vorgesehen ist ein Feld je Position. Entweder gewinnt der letzte Scan, oder es entsteht ein Textfeld mit zwei Nummern darin, das ein Mensch lesen kann und keine Abfrage.

Beim Verfallsdatum liegt es am Format. Auf dem Etikett steht eine vierstellige Angabe aus Monat und Jahr, im System landet je nach Scanner eine andere Schreibweise. Eine Regel wie "nicht ausliefern bei weniger als sechs Monaten Restlaufzeit" kann darauf nicht rechnen, deshalb wird sie gar nicht erst gebaut.

Und dann sind da die Retouren. Rücksendungen laufen fast überall über einen Prozess, der später gebaut wurde und dünner ist. Der Artikel geht zurück ins Lager, die Charge wird nicht erfasst, und ab diesem Moment liegt Ware im Bestand, deren Herkunft niemand mehr rekonstruieren kann.

Warum keine Abnahme das zeigt

In der Abnahme fällt nichts davon auf, weil der Testfall der einfache Fall ist. Auftrag anlegen, eine Position von einem Lagerplatz kommissionieren, Lieferschein drucken. Eine Charge, ein Verfallsdatum, alles passt.

Die Fälle, die brechen, brauchen Zustände, die im Test niemand herstellt: einen Restbestand, der nicht reicht, eine Retoure aus einem alten Los, einen Lieferanten, der mitten im Jahr die Losgröße ändert. Den Rückruf testet ohnehin niemand, der klingt nach Katastrophe und nicht nach Anforderung.

Dazu kommt, dass die Kette dabei grün bleibt. Eine fehlende Charge erzeugt keinen Fehler, sondern ein leeres Feld, und leere Felder brechen keinen Lauf ab. Bemerkbar macht sich das erst, wenn jemand rückwärts fragt, und diese Frage kommt Monate nach der Inbetriebnahme.

Was die Lücke im Alltag kostet, auch ohne Rückruf

Der Rückruf ist der Fall, den alle nennen, und der seltenste. Die anderen laufen leiser.

Im Klinik- und Laboreinkauf ist eine vertraglich vereinbarte Mindestrestlaufzeit üblich. Kennt die Automatisierung nur Bestände und keine Verfallsdaten, verschickt sie Ware, die formal in Ordnung und vertraglich eine Reklamation ist. Die Gutschrift kommt zwei Wochen später.

Der Bestand kann dabei stimmen und trotzdem falsch sein. Eine Summe sagt, dass genug da ist. Dass ein großer Teil davon in wenigen Wochen abläuft, sagt sie nicht, weil eine Summe keine Chargen kennt. Der Einkauf bestellt nicht nach, weil der Bestand hoch aussieht, und schreibt später ab.

Ohne Verfallsdatum im Datensatz entscheidet außerdem der kürzeste Weg im Lager, welche Charge rausgeht. Die frische Ware liegt vorne, die ältere wandert nach hinten und läuft ab. Nach Haltbarkeit auslagern kann nur, wer das Datum im System hat und nicht bloß auf dem Etikett.

Der Punkt, der am seltensten zur Sprache kommt, liegt beim Kunden. Eine Klinik muss bei bestimmten Produkten belegen, welche Charge bei welchem Patienten verwendet wurde. Kommt Ihr Lieferschein ohne maschinenlesbare Charge, tippt das dort jemand ab. Das ist ein Grund, den Lieferanten zu wechseln, und er taucht in keiner Vertriebsstatistik auf.

Wie ein Ablauf gebaut wird, der die Frage beantwortet

Die Charge gehört an die Lieferposition, nicht an den Auftrag. Der Auftrag bleibt, wie er ist, Artikel und Menge. Die Zuordnung entsteht beim Kommissionieren und hängt an der Lieferung. Das sind zwei Ebenen statt einer, und die untere ist die, die zählt.

Erfasst wird sie dort, wo sie entsteht, also im Wareneingang. Wer die Charge erst am Warenausgang nachpflegen will, pflegt sie nicht, weil dort niemand Zeit hat und die Palette längst aufgelöst ist.

Mehrere Chargen je Position müssen abbildbar sein. Eine Lieferposition bekommt eine Liste aus Charge, Menge und Verfallsdatum. Kann das Zielsystem keine Liste, wird die Position beim Kommissionieren geteilt. Ein Textfeld mit Komma darin löst nichts, es verschiebt die Arbeit auf den Tag des Rückrufs.

Das Verfallsdatum wird als Datum geführt, nicht als Zeichenkette, und beim Scan in ein einheitliches Format gebracht. Eine Angabe ohne Tag wird auf den letzten Tag des Monats gesetzt, so ist sie gemeint. Danach ist die Regel zur Restlaufzeit eine Zeile Logik statt eines eigenen Projekts.

Bei chargenpflichtigen Artikeln geht nichts ohne Charge raus. Das ist eine harte Prüfung vor dem Druck des Lieferscheins, kein Eintrag im Protokoll. Fehlt die Charge, bleibt die Lieferung stehen und jemand bekommt eine Aufgabe zugewiesen.

Was das für Ihr Angebot bedeutet

Klären Sie vor dem ersten Gespräch eine Frage: Ist Ihr Sortiment chargen- oder seriennummernpflichtig, und wo entsteht diese Nummer heute? Lautet die Antwort, dass sie im Lager entsteht und dort bleibt, dann ist die Rückverfolgbarkeit kein Zusatz zum Projekt, sondern Teil des Auftrags. Sie kostet Aufwand am Wareneingang und im Datenmodell, und dieser Aufwand gehört ins Angebot, nicht in die erste Nachforderung.

Ein Anbieter, der Ihnen die Auftragsabwicklung automatisiert, ohne nach Chargen, Verfallsdaten und Retouren zu fragen, kalkuliert den einfachen Fall. Das ist der häufigste Grund, warum ein günstiges Angebot am Ende teurer wird als ein teures.

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