E-Rechnung 2025: Was seit Januar gilt und warum Ihr PDF-Empfang die Pflicht nicht erfüllt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Nicht irgendwann, nicht als PDF. Was XRechnung und ZUGFeRD voneinander unterscheidet, was die Pflicht konkret bedeutet, und warum es sich lohnt, den Empfangsprozess richtig aufzusetzen.
Seit Januar ist E-Rechnung Pflicht. Viele wissen das noch nicht.
Das Jahressteuergesetz 2024 hat eine Änderung eingeführt, über die kaum jemand spricht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Nicht irgendwann. Jetzt.
Ich erlebe das regelmäßig in Gesprächen: Jemand sagt, er habe das Thema E-Rechnung noch nicht angefasst. Dann frage ich, ob er schon mal eine XRechnung-Datei bekommen hat. Die Antwort fast immer: "Ist das nicht einfach eine Rechnung per E-Mail?"
Nein. Ist es nicht.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne ist kein PDF. Es ist ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931.
In Deutschland gibt es zwei Formate, die diese Anforderung erfüllen.
XRechnung ist reines XML. Keine PDF-Seite, keine visuelle Darstellung. Wer eine XRechnung öffnet, sieht Computercode. Das Format war zunächst für die öffentliche Verwaltung gedacht und ist dort seit Jahren Standard.
ZUGFeRD ab Version 2.1 ist ein Hybridformat. Es sieht aus wie ein normales Rechnungs-PDF. Nur enthält die Datei zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit denselben strukturierten Daten. Das bedeutet: Einige Ihrer Lieferanten schicken möglicherweise schon ZUGFeRD-Rechnungen, ohne dass Sie es wissen, weil die PDF-Seite genauso aussieht wie immer.
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Eine eingescannte Papierrechnung auch nicht.
Die gestaffelten Fristen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen in einem konformen Format ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle Unternehmen.
Die Übergangsfristen für das Versenden geben Spielraum. Die Empfangspflicht gibt keinen. Sie gilt bereits.
Was "empfangen können" konkret heißt
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Technisch gesehen reicht es, eine XRechnung-Datei zu öffnen, die Zahlen abzulesen und manuell ins System einzutippen. Das erfüllt die Vorschrift. Es verschenkt aber genau das, wofür das Format da ist.
Strukturierte Rechnungsdaten müssen nicht erst von einem Menschen gelesen werden, bevor sie ins Buchhaltungssystem kommen. Lieferant, Betrag, IBAN, Positionen, Steuersätze sind direkt maschinenlesbar. Ein System, das XRechnung und ZUGFeRD versteht, kann diese Daten ohne manuellen Eingriff übernehmen.
Was das in der Praxis bedeutet: Eine Rechnung, für die heute jemand 10 bis 15 Minuten braucht, ein PDF öffnen, Zahlen ablesen, ins System eintippen, Beleg ablegen, kann in Sekunden verarbeitet werden. Die manuelle Arbeit beschränkt sich auf die Ausnahmen, auf die Fälle, bei denen etwas nicht passt.
Was ich in der Praxis sehe
Zwei Reaktionen beobachte ich immer wieder.
Die erste: "Wir haben das in der Software aktiviert." In etwa der Hälfte der Fälle stimmt das. In der anderen Hälfte ist die Funktion zwar vorhanden, aber nicht konfiguriert und nie getestet. Was passiert, wenn tatsächlich eine XRechnung ankommt, weiß niemand.
Die zweite: "Wir warten noch, bis mehr Lieferanten umgestellt haben." Das wirkt rational. Aber der erste Lieferant, der umstellt und keine korrekte Verarbeitung bekommt, ruft an. Dann merkt man, dass der Prozess nicht funktioniert.
DATEV Unternehmen online, SAP, Lexoffice, Sage und die meisten anderen gängigen Buchhaltungssysteme unterstützen XRechnung und ZUGFeRD bereits. In den meisten Fällen ist es keine Frage der Software, sondern der Konfiguration.
Was Sie jetzt prüfen sollten
Drei Fragen, die ich Kunden zuerst stelle.
Kann Ihr Buchhaltungssystem XRechnung und ZUGFeRD empfangen? Nicht theoretisch, sondern praktisch. Testen Sie es mit einer echten Datei. Muster-XRechnungen sind frei zugänglich.
Wo landen eingehende Rechnungen bei Ihnen? In einem gemeinsamen Postfach? Bei einer bestimmten Person? Direkt im Buchhaltungssystem? Die technische Empfangsfähigkeit nützt nichts, wenn die Datei im falschen Posteingang landet.
Wie archivieren Sie Belege? E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, dieselbe Anforderung wie bei Papier. Das meiste erledigen moderne Buchhaltungssysteme automatisch, wenn man es richtig konfiguriert.
Wer heute schon XRechnung schicken muss
Für privates B2B kommt die Sendepflicht 2027 und 2028. Für öffentliche Auftraggeber gilt das nicht.
Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Länder oder viele Kommunen stellt, ist oft schon heute verpflichtet, XRechnung zu liefern, über die Plattform ZRE oder das PEPPOL-Netzwerk. Das wird häufig übersehen, wenn ein Unternehmen vor allem private Kunden hat.
Warum es sich lohnt, das richtig aufzusetzen
Die E-Rechnung als reine Compliance-Aufgabe zu behandeln ist die teuerste Variante.
Wer strukturierte Rechnungsdaten empfängt und trotzdem manuell weiterverarbeitet, zahlt für die Umstellung und hat nichts verbessert. Dabei liegt genau hier der Hebel: Der Rechnungseingang läuft in vielen Unternehmen seit Jahren so, wie er läuft, weil ihn niemand je grundsätzlich in Frage gestellt hat.
Der sinnvolle Einstieg: Empfang einrichten, Daten automatisch ins Buchhaltungssystem übernehmen. Von dort aus lässt sich der Prozess schrittweise erweitern, Abgleich gegen Bestellungen, automatische Freigabe bis zu einem bestimmten Betrag, revisionssichere Archivierung ohne Zutun.
Die gesetzliche Pflicht ist der Anlass. Der eigentliche Gewinn ist ein Rechnungseingang, der nicht mehr davon abhängt, dass jemand Zahlen aus einer Datei abschreibt.
Was das für Ihren Betrieb konkret bedeutet und wo der größte Hebel liegt, zeigt der kostenlose Automations-Check in 30 Minuten.