Prozesse im Großhandel optimieren: fünf Stellen, an denen Marge verloren geht

Zwei Prozent Skonto für eine Zahlung nach zehn statt nach dreißig Tagen entsprechen umgerechnet einem Jahreszins von rund 36 Prozent. Die Zahl ist keine Schätzung, sie folgt aus der Rechnung 2 / 98 x 360 / 20. Wer eine Lieferantenrechnung am elften Tag bezahlt, weil sie noch beim Einkäufer lag, verzichtet also auf eine Verzinsung, die keine Bank anbietet. Im Großhandel Prozesse zu optimieren heißt deshalb, zuerst solche Stellen zu suchen, an denen Marge verschwindet, ohne dass irgendwo ein Fehler gebucht wird. Die Frage nach der passenden Software kommt danach.

Fünf dieser Stellen sind für den Großhandel typisch, weil sie an der Grenze zwischen zwei Abteilungen liegen. Die Information ist im Haus, sie liegt nur bei der falschen Person oder kommt zu spät an. In keiner Monatsauswertung taucht das als Fehler auf.

Warum Sie Prozesse im Großhandel von der Marge her optimieren sollten

Angenommen, ein Artikel kostet im Einkauf 80 Euro und wird für 100 Euro verkauft. Der Rohertrag liegt bei 20 Euro. Erhöht der Lieferant um fünf Prozent und der Verkaufspreis bleibt, sinkt der Rohertrag auf 16 Euro. Die Preiserhöhung von fünf Prozent kostet in diesem Beispiel ein Fünftel des Ertrags auf dem Artikel.

Dieser Hebel wirkt an allen fünf Stellen. Bei schmalen Aufschlägen trifft jede kleine Abweichung im Preis oder in den Zahlungsbedingungen den Rohertrag mit einem Vielfachen ihrer Größe. Ein Prozess, der beim Umsatz sauber aussieht, kann beim Ertrag trotzdem Geld kosten.

1. Der Lieferant erhöht, der Verkaufspreis bleibt

Die Preiserhöhung kommt als PDF oder Mail beim Einkauf an. Der Einkauf trägt den neuen Einkaufspreis in den Artikelstamm ein, damit ist seine Aufgabe erledigt. Ob die Verkaufspreise mitgehen, entscheidet der Vertrieb, und der merkt es häufig erst an der Nachkalkulation zum Quartalsende. Listenpreise lassen sich in einem Zug anpassen. Bei kundenindividuellen Preisen und Rahmenverträgen geht das nicht, weil jeder davon eine eigene Absprache ist.

Ein Agent kann die Ankündigung des Lieferanten lesen, die betroffenen Artikel im Stamm finden und daraus eine Liste machen: welche Kundenpreise nach der Erhöhung unter die Mindestmarge rutschen, mit welchem Umsatz im letzten Jahr und mit dem zuständigen Ansprechpartner im Vertrieb. Über die Weitergabe entscheidet weiter der Vertrieb. Er hat die Liste aber vor dem Stichtag der Erhöhung und nicht drei Monate danach. Wie Kundenpreise schon bei der automatischen Auftragsanlage verloren gehen können, beschreibt der Artikel über Kundenpreise und Rahmenverträge.

2. Sonderpreise ohne Enddatum

Ein Außendienstmitarbeiter gibt einem Kunden für ein Bauprojekt einen Sonderpreis, oder ein Aktionspreis soll ein Quartal lang gelten. Im ERP gibt es dafür ein Feld "gültig bis", das beim Anlegen niemand ausfüllen muss. Das Projekt endet, der Preis läuft weiter, und der Kunde hat keinen Grund, sich deswegen zu melden.

Die halbe Lösung ist eine Regel im ERP: Ein Sonderpreis ohne Enddatum lässt sich nicht speichern. Für den Bestand braucht es eine Auswertung, die jeden Monat alle Sonderpreise ohne Enddatum oder mit abgelaufenem Anlass zusammenstellt, mit Marge und Umsatz, und jedem Außendienstmitarbeiter seine eigenen Fälle zur Bestätigung schickt. Was nach zwei Wochen nicht bestätigt ist, geht an die Vertriebsleitung. Automatisch zurücksetzen würden wir solche Preise nicht. Hinter manchen steht eine mündliche Zusage, die im System fehlt, und ein Kunde, der ohne Vorwarnung den alten Listenpreis auf der Rechnung sieht, ruft sofort an.

3. Skonto auf Eingangsrechnungen verfällt in der Freigabe

Die Skontofrist läuft ab Rechnungsdatum. Die Rechnung selbst landet in einem Sammelpostfach, wird in ein Freigabesystem geladen oder ausgedruckt und liegt dann beim Einkäufer, der die Bestellung ausgelöst hat. Ist der zwei Tage auf einer Messe und fehlt beim Wareneingang noch eine Buchung, sind die zehn Tage schnell vorbei. Bezahlt wird dann ohne Skonto, weil eine Nachfrage beim Lieferanten mehr Aufwand macht als der Betrag.

Eine Automatisierung liest die Rechnung direkt nach dem Eingang aus, ermittelt Skontosatz und Frist und gleicht Positionen, Preise und Mengen gegen Bestellung und Wareneingang ab. Stimmt alles, geht die Rechnung ohne Umweg in den Zahlungsvorschlag. Nur Abweichungen landen beim Menschen, und zwar sortiert nach dem Ende der Skontofrist. Dabei fallen auch Frachtkosten oder Zuschläge auf, die so nie vereinbart waren. Warum der Wareneingang in diesem Abgleich nicht fehlen darf, steht im Artikel zum Abgleich von Lieferschein und Rechnung.

Diese Stelle lässt sich schnell beziffern. Die Finanzbuchhaltung kann auswerten, wie viel Skonto im letzten Geschäftsjahr angeboten und wie viel davon gezogen wurde.

4. Lieferantenboni, die niemand nachhält

Jahresboni mit Umsatzstaffeln, Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen für Aktionsware werden im Jahresgespräch mit dem Lieferanten vereinbart. Danach liegen sie in einer Tabelle beim Einkaufsleiter oder in einem Ordner. Verloren geht dabei zum einen die Staffel. Angenommen, im November fehlen für die nächste Bonusstufe noch 15.000 Euro Umsatz. Dann lassen sich Bestellungen, die ohnehin im Januar kämen, vorziehen, sofern Lagerplatz und Liquidität das hergeben. Im Februar ist diese Möglichkeit vorbei. Zum anderen geht die Abrechnung verloren: Je nach Vereinbarung muss der Händler Umsätze oder durchgeführte Aktionen nachweisen, bevor der Lieferant zahlt, und manche Ansprüche haben eine Frist.

Automatisieren lässt sich das, sobald die Konditionen einmal strukturiert erfasst sind: Staffelgrenzen, Zeitraum, Nachweispflicht und Frist je Lieferant. Danach rechnet ein Ablauf den Umsatz aus dem ERP laufend dagegen, meldet dem Einkauf, wenn eine Stufe in Reichweite ist, und bereitet zum Jahresende die Abrechnung mit den Belegen vor. Beim ersten Erfassen kann ein Sprachmodell die Konditionen aus den Jahresvereinbarungen herausziehen. Gegenlesen muss sie trotzdem jemand, der beim Gespräch dabei war, weil die entscheidende Einschränkung gern in einer Fußnote steht.

5. Abzüge der Kunden werden ausgebucht

Ein typisches Bild wäre dieses: Ein Kunde überweist 1.940 Euro auf eine Rechnung über 2.000 Euro und zieht drei Prozent Skonto ab, obwohl die Frist seit zwei Wochen abgelaufen ist. Ein anderer kürzt um 85 Euro wegen einer beschädigten Palette, ohne dass es eine Reklamation gibt. Die Buchhaltung sieht Differenzen, für die sich kein Anruf lohnt, und bucht sie unterhalb einer festen Grenze aus. Im Einzelfall ist das vernünftig. Über ein Jahr und einige hundert Kunden kann daraus ein Betrag werden, den niemand freiwillig verschenken würde, und die Kunden lernen nebenbei, dass solche Abzüge durchgehen.

Hier hilft eine Automatisierung beim Zuordnen. Sie gleicht Zahlungseingang und Zahlungsavis gegen die offenen Posten ab und ordnet jeden Abzug einer Ursache zu: Skonto nach Fristablauf, Preisdifferenz zur Auftragsbestätigung, Kürzung wegen Menge oder Qualität oder unklar. Für die eindeutigen Fälle bereitet sie eine sachliche Nachforderung vor. Ob die verschickt wird, entscheidet jemand, der den Kunden kennt. Bei einem Großkunden kann Kulanz die bessere Wahl sein, sie sollte dann aber eine bewusste Entscheidung sein und kein Nebeneffekt der Ausbuchungsgrenze.

Wo ein Agent hilft und wo eine Regel reicht

Nicht jede der fünf Stellen braucht KI. Das Enddatum für Sonderpreise ist eine Pflichtfeld-Einstellung, und viele ERP-Systeme haben eine Skontoliste, die nur niemand aufruft. Prüfen Sie das, bevor Sie etwas bauen lassen. Ein Agent mit Sprachmodell lohnt sich dort, wo die Eingänge unstrukturiert sind: Preisankündigungen als PDF, Zahlungsavise in zehn verschiedenen Formaten, Jahresvereinbarungen als Fließtext. Den Rest erledigen klassische Abgleiche und Auswertungen, die zuverlässig zur richtigen Person gehen.

Sophera Consulting geht diese Stellen im kostenlosen Automations-Check mit Ihnen durch: welche davon in Ihrem Haus Geld kostet, welche Zahlen Sie dafür aus ERP und Buchhaltung ziehen können und welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Den Agenten oder die Automatisierung bauen wir anschließend zum Festpreis und ohne Abo.

Womit Sie anfangen sollten

Messen Sie zuerst die beiden Skonto-Stellen, weil die Buchhaltung dafür Zahlen hat: das nicht gezogene Skonto auf Eingangsrechnungen und die ausgebuchten Kundenabzüge im letzten Geschäftsjahr. Für die Sonderpreise reicht eine Liste aller Preise ohne Enddatum, sortiert nach Umsatz. Preiserhöhungen und Boni können der größere Posten sein, lassen sich rückwirkend aber nur mit Aufwand beziffern. Automatisieren Sie dann die Stelle mit der höchsten Zahl, und zwar zunächst als Hinweis mit Vorschlag an die zuständige Person. Einen Ablauf, der selbst Preise ändert oder Nachforderungen verschickt, würden wir erst bauen, wenn diese Vorschläge über einige Wochen gestimmt haben.