Klinik-Prozesse automatisieren: wo das Modell rechnet und wann sich eigene Hardware trägt

Für die Frage, welche Klinik-Prozesse Sie automatisieren dürfen, ist ein technisches Detail wichtiger als alles, was ein Sprachmodell kann: der Ort, an dem es rechnet. Dafür gibt es drei Möglichkeiten, und sie unterscheiden sich in den Kosten stärker, als die meisten erwarten, weil die eine nur bei Nutzung anfällt und die beiden anderen fest sind. Welcher Weg für einen Ablauf passt, ergibt sich aus der Menge und aus der Art der Daten. Weiter unten steht die Rechnung dazu, zuerst die Abläufe, um die es geht.

Sieben Klinik-Prozesse automatisieren wir gerade für Klienten

Folgende Projekte durften wir für Klienten umsetzen und setzen sie aktuell um:

• Belegungs- und Bettenmanagement
• Reporting für Stationsleitungen
• Terminierung von Mitarbeitergesprächen
• Automatisierte Bestellung von Medikamenten
• Automatisierte Bestellung von Implantaten und Endoprothesen
• Früherkennung ungewöhnlicher Apothekenbewegungen
• Diktat von Pflegeberichten mit Maßnahmendokumentation

Nach Datenlage sortiert liegen diese Abläufe weit auseinander. Eine Implantatbestellung kommt ohne einen einzigen Patientennamen aus. Ein diktierter Pflegebericht besteht fast nur daraus. Genau daran hängt später die Entscheidung über den Rechenort.

Die Bestellung von Endoprothesen, durchgespielt

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Freigegebene Kundenreferenzen haben wir bisher keine, deshalb steht hier ein gebautes Beispiel und keine Fallstudie. Es zeigt, wie wir einen solchen Ablauf aufsetzen.

Angenommen, ein Haus der Schwerpunktversorgung operiert in der Endoprothetik an vier Tagen der Woche. Ein Teil des Materials liegt im Konsignationslager des Lieferanten im Haus, ein Teil wird für den einzelnen Eingriff angefordert. Heute geht jemand aus der OP-Koordination den Plan der kommenden Tage durch, vergleicht ihn mit dem, was im Schrank liegt, und schreibt Mails an zwei Lieferanten.

1. Der OP-Plan ist der Auslöser

Der Agent liest den Plan und ordnet jedem Eingriff die Materialgruppe zu, die dafür vorgesehen ist. Ein Wechseleingriff stellt andere Anforderungen als eine Erstimplantation. Eingriffe, die er nicht sicher zuordnen kann, kommen auf eine Liste für die OP-Koordination, statt geraten zu werden.

2. Abgleich mit dem, was im Haus liegt

Der Bestand im Konsignationslager steht in der Materialwirtschaft, dort allerdings nur so aktuell wie die letzte Verbrauchsbuchung. Der Agent zieht den Bestand, rechnet die seither dokumentierten Eingriffe gegen und markiert Positionen, bei denen Bestand und Verbrauch auseinanderlaufen. Genau diese Differenz fällt heute meistens erst am OP-Tag auf, wenn eine Größe fehlt. Welche Größe ein Patient bekommt, entscheidet der Agent nicht, das steht ohnehin oft erst im Eingriff fest; er sorgt dafür, dass das mit dem Operateur vereinbarte Spektrum am OP-Tag vollständig im Haus liegt.

3. Bestellentwurf und Freigabe

Aus der Lücke wird eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem, angelegt im Status Entwurf. Lieferant, Artikelnummern, Menge und ein Liefertermin vor dem OP-Tag stehen darin, und jede Position trägt einen Vermerk, woher sie kommt: aus dem OP-Plan, aus dem Bestand oder aus einer Hausregel. Einkauf oder OP-Koordination sieht die Entwürfe in einer Liste und gibt sie frei. Erst dann geht die Bestellung an den Lieferanten, denn eine Bestellung ist eine Zusage, und Zusagen gibt in diesem Ablauf ein Mensch.

4. Nachfassen und Verbrauch

Fehlt bis zum vereinbarten Termin das Lieferavis oder der Wareneingang, meldet der Agent das. Er verschickt dazu keine Mail an alle Beteiligten, sondern führt eine Liste, die morgens zeigt, was für welchen Eingriff noch aussteht und wie viel Zeit bleibt. Nach dem Eingriff wird im OP dokumentiert, welches Implantat mit welcher Chargennummer verwendet wurde. Diese Buchung nimmt der Agent auf und schreibt den Verbrauch gegen den Bestand. Ohne diesen Schritt stimmt der Bestand nach wenigen Eingriffen nicht mehr, und deshalb wird heute so oft von Hand nachgezählt.

Drei Orte, an denen das Modell rechnen kann

Die API eines Anbieters

Das Modell läuft beim Anbieter. Der Agent schickt ihm den Text und bekommt die Antwort zurück, abgerechnet wird je Vorgang. Keine Hardware, keine Grundgebühr, und an einem Tag ohne Vorgänge kostet der Tag nichts. Welcher Anbieter infrage kommt, hängt an europäischer Infrastruktur und am Vertrag zur Auftragsverarbeitung, darum kümmern wir uns bei der Auswahl.

Ein Beispiel dafür ist die Implantatbestellung von oben. Was der Agent verarbeitet, sind Zeilen aus dem OP-Plan, Artikelnummern und Bestände. Einen Patientennamen braucht er dafür nicht, und wo doch einer im Plan steht, wird er vor dem Versand ersetzt.

Ein gemieteter Server im europäischen Rechenzentrum

Sie mieten dedizierte Hardware mit eigener Grafikkarte, darauf läuft Ihr Modell und sonst nichts. Der Preis ist eine Monatsmiete, unabhängig davon, wie viel Sie durchschicken. Gegenüber der API gewinnen Sie Kontrolle: Sie wissen, wo die Maschine steht und wer Zugriff hat, und das Modell wechselt nur, wenn Sie es wechseln. Gegenüber eigener Hardware sparen Sie die Anschaffung und die Betreuung des Blechs.

Ein Beispiel dafür ist das Reporting für Stationsleitungen zusammen mit dem Belegungsmanagement. Durch beide laufen Fallzahlen, Verweildauern und Belegungen, teilweise mit Bezug zu einzelnen Patienten, aber ohne Freitext aus der Akte.

Eigene Hardware im Haus

Der Server steht im Rechenzentrum der Klinik, hinter Ihrer Firewall. Die Daten verlassen das Netz nicht, und bei manchen Daten ist das die einzige Antwort, mit der die Datenschutzbeauftragte zufrieden ist. Sie zahlen einmal die Anschaffung, danach Strom, Platz und die Arbeitszeit Ihrer IT.

Das Beispiel dafür ist der diktierte Pflegebericht. Eine Pflegekraft spricht am Ende der Runde, was sie getan und beobachtet hat, daraus entsteht der Eintrag in der Struktur, die das Haus ohnehin verwendet, und die Maßnahmen landen in der Dokumentation. Gelesen und freigegeben wird der Eintrag von der Pflegekraft. Eine solche Aufnahme enthält Namen, Diagnosen, Beobachtungen und oft genug eine dritte Person im Hintergrund. Dafür ist die eigene Maschine die einfachste Antwort.

Was die drei Wege kosten, an einem Beispiel gerechnet

Die folgenden Zahlen sind Annahmen für ein Rechenbeispiel, keine Preisliste. Mit Ihren eigenen Mengen sieht die Rechnung anders aus, und genau die setzen wir im Automations-Check ein.

Angenommen, der diktierte Pflegebericht läuft auf zwölf Stationen. Über drei Schichten entstehen rund 400 Diktate am Tag, im Schnitt 300 gesprochene Wörter, daraus wird jeweils ein strukturierter Eintrag.

Über die API zahlen Sie je Diktat. Rechnen wir mit zwei Cent für Transkription und Bericht zusammen: 400 Diktate ergeben acht Euro am Tag und rund 2.900 Euro im Jahr. Verdoppelt sich die Menge, verdoppelt sich der Betrag.

Der gemietete Server kostet unabhängig von der Menge. Nehmen wir 900 Euro Monatsmiete für eine Maschine, die dieses Modell schnell genug bedient, sind das 10.800 Euro im Jahr. Bei 400 Diktaten am Tag zahlen Sie damit etwa das Dreieinhalbfache der API. Bei 4.000 zahlen Sie immer noch dasselbe.

Eigene Hardware kostet zuerst einmal viel. Nehmen wir 25.000 Euro für Server und Grafikkarte, abgeschrieben über drei Jahre, dazu Strom, Platz und Betreuung. In Summe ungefähr 12.000 Euro im Jahr, solange die Maschine läuft.

Der Punkt, an dem sich die Rechnung dreht, liegt in diesem Beispiel bei rund 1.500 Vorgängen am Tag für den gemieteten Server und bei rund 1.650 für die eigene Maschine. Darunter ist die API günstiger, darüber die feste Maschine.

Ein einzelner Ablauf erreicht diese Zahl selten. Mehrere Abläufe auf derselben Maschine erreichen sie schnell, weil Diktate, Reporting, Bestellwesen und Apothekenüberwachung zusammen ein anderes Volumen ergeben als ein Prozess allein. Deshalb rechnen wir diese Frage für das ganze Haus durch, statt für einen einzelnen Prozess.

Dann bleibt der Fall, in dem die Rechnung gar nicht entscheidet. Wenn im Haus feststeht, dass Sprachaufnahmen vom Krankenbett das Netz nicht verlassen, steht die Maschine im eigenen Rechenzentrum, auch wenn die API günstiger wäre. Das ist eine legitime Entscheidung, sie sollte nur mit der Zahl daneben fallen, damit im Haus alle wissen, was die Ruhe kostet.

Wie schnell so ein Agent steht

Ein Agent für einen solchen Ablauf ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Größere Vorhaben zerlegen wir in Abschnitte, von denen jeder nach Tagen läuft. Am Rechenort ändert das wenig: Gegen eine API ist der Agent sofort einsatzbereit, bei gemieteter oder eigener Hardware kommt das Aufsetzen des Modells dazu.

Vorlauf braucht, was auf Ihrer Seite geklärt sein muss: der Zugang zu den Systemen, die Freigabe einer Schnittstelle, die Datenschutz-Folgenabschätzung, die Einbindung der Mitarbeitervertretung. Das ist keine Bauzeit, das ist Vorarbeit, und wir gehen sie gemeinsam durch, bevor jemand etwas baut.

Sophera Consulting baut diese Agenten für jedes Haus einzeln, zum Festpreis und ohne Abo, und rechnet vorher aus, welcher der drei Wege bei Ihren Mengen der günstigste ist. Zu jeder Automatisierung gehört ein Wartungsagent, der den Betrieb überwacht und Ein- und Ausgang der Schnittstellen auf Änderungen prüft; er ist im Festpreis enthalten. Laufend zahlen Sie die Nutzung der Modelle, sonst nichts. Welcher Ablauf in Ihrem Haus zuerst infrage kommt und wo sein Modell rechnen sollte, klären wir im kostenlosen Automations-Check.

Womit Sie anfangen sollten

Nehmen Sie den Ablauf mit dem klarsten Auslöser und den harmlosesten Daten. Die Implantatbestellung erfüllt beides, die Belegungsplanung keins von beidem. Lassen Sie diesen ersten Agenten gegen eine API laufen, dann fangen Sie ohne Anschaffung an und sehen nach kurzer Zeit echte Zahlen. Zählen Sie zwei Dinge mit: wie viele Entwürfe unverändert freigegeben werden und wie viele Vorgänge am Tag zusammenkommen. Die erste Zahl sagt Ihnen, ob der Agent taugt. Die zweite sagt Ihnen, ob sich eine eigene Maschine trägt, und zwar bevor Sie eine kaufen.