Make, Zapier oder eigene Lösung, und wer den Ablauf danach pflegt

Wer ein paar Abende in Make oder Zapier verbracht hat, kommt schnell zu dem Schluss, dass man für so etwas niemanden beauftragen muss. Ein Auslöser, drei Schritte, fertig. Für einen Teil der Abläufe stimmt das, und die ehrliche Antwort auf viele Anfragen lautet: Das klicken Sie besser selbst. Unpassend wird die Einschätzung meist erst Monate später, wenn der Ablauf im Alltag steht und niemand mehr weiß, warum er an einer bestimmten Stelle abbricht.

Make, Zapier oder eigene Lösung: der Bau ist die kleinere Hälfte

Verglichen wird fast immer der Aufbau, also die Zeit bis zum ersten vollständigen Durchlauf. Darin ist ein No-Code-Tool schwer zu schlagen. Ein Formular nimmt eine Anfrage entgegen, ein Modul legt einen Datensatz an, eine Mail geht raus. Das steht an einem Nachmittag, und es funktioniert.

Der Aufwand danach entsteht durch alles, was nicht dem Muster entspricht, mit dem gebaut wurde: eine Bestellung mit zwei Lieferadressen, ein Anhang, der als PDF angekündigt war und als Foto ankommt, ein Kunde, der im System unter zwei Nummern liegt. Als grobe Schätzung ist der erste funktionierende Durchlauf der kleinere Teil der Arbeit. Der Rest fällt über Wochen in kleinen Portionen an, was ihn schwer sichtbar macht und in keinem Angebotsvergleich auftaucht.

Die Entscheidung zwischen Selbstbauen und Bauenlassen hängt deshalb weniger am Werkzeug als an der Frage, wie viel Ausnahme der Prozess enthält und wer sich in zwei Jahren darum kümmert.

Wann Selbstbauen der richtige Weg ist

Es gibt Prozesse, bei denen ein Dienstleister nur Geld kostet. Woran Sie die erkennen:

Auf jeder Seite steht genau ein System, und beide haben eine dokumentierte Schnittstelle oder einen fertigen Konnektor. Die Daten kommen in einer festen Struktur, also ein Formular statt Freitext in einer Mail. Der Ablauf hat wenige Verzweigungen, die Sie an einer Hand abzählen können. Ein Fehler darf einen Tag liegenbleiben, ohne dass jemand eine Lieferung verpasst oder eine Frist reißt. Und im Haus gibt es eine Person mit Zeit, Interesse und einer Vertretung, die im Urlaubsfall einspringt.

Trifft das alles zu, ist ein No-Code-Tool die richtige Wahl und ein externer Auftrag Geldverschwendung. So gebaute Abläufe sind häufiger, als die Diskussion um KI-Agenten vermuten lässt: Terminbestätigungen, interne Benachrichtigungen, das Übertragen von Formulareinträgen in eine Tabelle, kleine Erinnerungsketten.

Woran selbstgebaute Abläufe im Betrieb scheitern

Zu klären sind die Fälle, in denen einer dieser Punkte fehlt. Angenommen, ein Großhändler nimmt Bestellungen per Mail an und lässt sie von einem Szenario ins ERP schreiben. Solange die Stammkunden ihre gewohnte Vorlage verwenden, läuft das. Dann schickt jemand die Bestellung als Foto aus dem Lager, ein anderer ändert die Menge in einer Antwortmail, ein dritter bestellt für zwei Filialen in einer Nachricht.

Bricht der Ablauf dabei sichtbar ab, ist das der günstige Fall. Teurer wird es, wenn er durchläuft und etwas Falsches ins System schreibt, weil das erst in der Buchhaltung auffällt, oft Wochen später. Am teuersten ist der Neustart nach einem Fehler, der die Bestellung ein zweites Mal anlegt.

Dazu kommen Punkte, die mit dem Fachprozess nichts zu tun haben und trotzdem regelmäßig auftreten. Zugänge liegen auf dem persönlichen Konto der Person, die gebaut hat. Ein angebundenes System ändert seine Schnittstelle und kündigt das in einem Entwickler-Newsletter an, den niemand im Haus liest. Ein Tarif läuft in ein Limit, weil die Zahl der Vorgänge gestiegen ist, was ja der Zweck der Übung war.

Gegen No-Code spricht das alles nicht. Es spricht dafür, den Betriebsaufwand vor dem Bau zu benennen, statt ihn im Betrieb zu entdecken.

Der teuerste Posten ist die Person, die gebaut hat

Selbstgebaute Abläufe entstehen fast immer nebenbei. Jemand aus dem Innendienst oder der IT baut sie zwischen zwei Aufgaben, weil die Sache dringend war. Deshalb gibt es keine Dokumentation, keine Testumgebung und keinen Zweiten, der die Logik kennt.

Solange diese Person im Haus ist, funktioniert das gut. Sie kennt jede Ausnahme, weil sie jede Ausnahme selbst eingebaut hat. Beim Wechsel der Stelle, im längeren Urlaub oder nach einer Kündigung steht ein Prozess im Raum, den niemand ändern will, weil niemand weiß, was daran hängt. Das ist der Punkt, an dem ein gebauter Ablauf mit Übergabe und Dokumentation günstiger ist, obwohl er in der Anschaffung mehr gekostet hat.

Ein einfacher Test dafür: Bitten Sie einen Kollegen, der den Ablauf nicht gebaut hat, eine kleine Änderung vorzunehmen, etwa eine zusätzliche Empfängeradresse. Braucht er dafür die Person, die gebaut hat, ist der Prozess nicht übergabefähig.

Wann eine gebaute Lösung günstiger ist

In die andere Richtung zeigen fünf Signale.

Es sind mehr als zwei Systeme beteiligt, und mindestens eines davon hat keine fertige Verbindung im Baukasten. Der Prozess enthält eine Entscheidung, die sich nicht als Regel schreiben lässt, etwa das Lesen einer Bestellung in Freitext oder das Zuordnen einer Rechnung zu einem Auftrag mit abweichenden Positionen. Das Volumen ist hoch genug, dass eine Fehlerquote von wenigen Prozent Arbeit erzeugt statt Ausnahmen. Der Prozess muss prüfbar sein, weil Personendaten oder Beträge im Spiel sind, und eine Klickstrecke ohne Protokoll reicht dafür nicht. Oder der Ablauf ist geschäftskritisch, in dem Sinne, dass ein Ausfall am Freitagnachmittag jemanden am Wochenende beschäftigt.

Zwei dieser Signale zusammen genügen in der Regel. Bei drei oder mehr wird das Selbstbauen zur teureren Variante, auch wenn die Lizenzrechnung das Gegenteil sagt.

Der Weg dazwischen

Die Entscheidung ist selten alles oder nichts. In den meisten Betrieben gibt es einen Kernprozess mit Ausnahmen und Geld dahinter, und daneben ein Dutzend kleiner Abläufe, die niemandem wehtun.

Das Rückgrat bauen zu lassen und die Ränder selbst zu klicken, ist deshalb ein sinnvoller Zuschnitt. Der gebaute Teil bekommt Dokumentation, Fehlerbehandlung und eine klare Verantwortung. Die kleinen Abläufe bleiben im No-Code-Tool, wo die Fachabteilung sie ohne Ticket ändern kann. Wer beides umgekehrt zuschneidet, zahlt zweimal: für den externen Bau einer Terminerinnerung und für die internen Nachtschichten am Bestellprozess.

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Die Empfehlung

Beantworten Sie vor der Entscheidung drei Fragen schriftlich. Wie viele Ausnahmen hat der Prozess wirklich, gezählt an den letzten fünfzig Vorgängen und nicht aus dem Kopf? Was passiert konkret, wenn der Ablauf drei Tage falsch läuft, ohne dass es jemand merkt? Und wer ändert ihn, wenn die Person, die ihn gebaut hat, nicht mehr da ist?

Fallen die Antworten unauffällig aus, klicken Sie den Ablauf selbst zusammen und sparen sich das Angebot. Fällt bei einer der drei Fragen die Antwort schwer, ist der Prozess größer als das Werkzeug, mit dem er gebaut werden soll.