Mindestbestellwert: die Regel, die in keinem System steht
Mindestbestellwerte und Mindestbestellmengen stehen im Rahmenvertrag und im Kopf des Innendienstes. Sobald Aufträge über Shop oder EDI hereinkommen, prüft sie niemand mehr, und die Korrektur landet auf der Rechnung.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Ein Mindestbestellwert steht selten in dem System, das den Auftrag anlegt. Er steht in einer Preisliste, in einem Rahmenvertrag oder in der Fußzeile eines Angebots. Solange jeder Auftrag durch den Innendienst geht, reicht das aus. Sobald Aufträge über den Shop oder eine EDI-Anbindung hereinkommen, prüft sie niemand mehr.
38 Euro und ein Klärfall über 15
Ein Großhändler für Praxis- und Klinikbedarf arbeitet mit einem Mindestbestellwert von 75 Euro netto und einem Mindermengenzuschlag von 15 Euro darunter. Diese Regel ist älter als die meisten Mitarbeiter und steht in jeder Preisliste.
Seit der Shop und zwei EDI-Anbindungen laufen, kommen etwa sechzig Prozent der Aufträge ins ERP, ohne dass jemand sie gelesen hat.
Eine Station bestellt zwei Artikel für 38 Euro netto. Der Auftrag wird angelegt, bestätigt, kommissioniert und geliefert. Erst im Fakturalauf greift eine Regel im ERP und setzt den Mindermengenzuschlag. Auf der Rechnung stehen 53 Euro.
Die Klinik prüft Rechnungen gegen die Auftragsbestätigung. In der Bestätigung stehen 38 Euro. Die Rechnung wird zurückgewiesen, der Vorgang geht in die Klärung, und die Klärung kostet auf beiden Seiten mehr Bearbeitungszeit, als der Zuschlag einbringt.
Die Regel war vorhanden und inhaltlich richtig. Sie hat zu spät gegriffen. Zwischen Auftragsannahme und Faktura hatte der Kunde bereits ein Dokument mit einer anderen Zahl in der Hand.
Drei Grenzen, die im selben Feld landen
In den Stammdaten stehen meistens mehrere Grenzen nebeneinander, und im Gespräch werden sie durcheinandergeworfen.
Der Mindestbestellwert ist ein Betrag je Auftrag. Bei der Mindestbestellmenge geht es um eine Stückzahl je Artikel, und die gibt meistens der Hersteller vor. Wer die Versandkosten trägt, regelt wiederum die frachtfreie Grenze.
Wir sehen häufig Automatisierungen, die gegen eine dieser Zahlen prüfen und die Reaktion einer anderen auslösen. Ein Auftrag über 180 Euro wird angehalten, obwohl es nur um die Fracht ging. Ein Auftrag über 40 Euro geht durch, weil im Prüffeld die Frachtgrenze hinterlegt ist.
Die Mindestbestellmenge ist außerdem etwas anderes als die Verpackungseinheit. Die Verpackungseinheit sagt, in welchen Schritten bestellt werden kann. Die Mindestbestellmenge sagt, wo diese Schritte anfangen.
Die Einkaufsseite hat dasselbe Problem in die andere Richtung
Ein Bestellvorschlag aus Meldebestand und Reichweite rechnet eine Menge aus und schickt sie an den Lieferanten. Ob der Lieferant diese Menge annimmt, kann der Vorschlag nicht wissen, weil dessen Mindestbestellmenge in dessen Preisliste steht.
Lieferanten gehen damit unterschiedlich um, und jede Variante erzeugt einen eigenen Folgefehler. Manche runden stillschweigend auf und liefern 12, wo Sie 3 bestellt haben. Dann passt die Wareneingangsmenge nicht zur Bestellung, und die Rechnungsprüfung bleibt hängen. Bei anderen wird die Position kommentarlos abgelehnt: Die Ware fehlt im Lager, im ERP steht sie weiter als offene Bestellung, und der Bestellvorschlag legt für diesen Artikel deshalb keinen zweiten nach. Ein dritter Weg ist die Lieferung der bestellten 3 mit einem Mindermengenzuschlag des Lieferanten, den in Ihrer Bestellung niemand vorgesehen hat.
Am teuersten ist die stille Aufrundung, weil sie nirgends als Fehler erscheint. Der Bestand steigt, die Reichweite wird länger, und der nächste Bestellvorschlag für diesen Artikel kommt Monate später als geplant.
Netto, brutto, vor oder nach Rabatt
Die Zahl im Rahmenvertrag ist eindeutig. Der Wert, gegen den geprüft wird, ist es selten.
Gemeint sein kann die Positionssumme vor Kundenrabatt oder nach Kundenrabatt, mit oder ohne Fracht und Zuschläge, mit oder ohne Umsatzsteuer. Ein Kunde mit 22 Prozent Rahmenvertragsrabatt liegt auf Listenpreisbasis über 75 Euro und auf Nettobasis darunter. Beide Auslegungen sind vertretbar. Es muss nur dieselbe im Vertrag, im Shop und im Workflow gelten, und in den Häusern, die wir uns ansehen, gilt sie das häufig nicht.
Der Auftrag erreicht die Grenze, die Lieferung nicht
Der Mindestbestellwert bezieht sich auf einen Auftrag. Lieferungen teilen sich auf.
Aus einem Auftrag über 120 Euro werden eine Teillieferung über 80 Euro und eine Nachlieferung über 40 Euro. Greift der Zuschlag beim Fakturieren je Lieferung, zahlt der Kunde einen Aufschlag für einen Auftrag, der die Grenze erreicht hat. Denselben Effekt erzeugt ein Auftrag mit drei Lieferadressen, etwa drei Stationen desselben Hauses.
Auf welche Einheit sich die Grenze bezieht, ist eine kaufmännische Entscheidung. Sie sollte getroffen und aufgeschrieben sein, bevor jemand die Bedingung in einen Workflow schreibt. Sonst beantwortet der Workflow die Frage nebenbei.
Der Prüfzeitpunkt entscheidet
Geprüft werden muss bei der Auftragsannahme, vor der Bestätigung. Alles danach heißt, ein Dokument zu korrigieren, das der Kunde bereits hat.
Was nach der Prüfung passiert, hängt vom Kanal ab. Im Shop lässt sich die Grenze vor dem Bestellknopf anzeigen, zusammen mit dem fehlenden Betrag. Ein Teil der Kunden legt dann nach, und das ist der einzige Fall, in dem diese Regel Umsatz bringt statt Reibung.
Bei EDI- und Mailaufträgen können Sie den Auftrag annehmen und den Zuschlag als eigene Position in die Bestätigung schreiben. Der Kunde sieht die Zahl, solange die Ware noch im Lager steht.
Kunden mit vereinbarter Ausnahme brauchen ein Kennzeichen im Stammsatz mit Gültigkeitsdatum. Eine Ausnahme, die nur in einer Mail des Außendienstes existiert, ist für jede Automatisierung nicht vorhanden.
Aufträge automatisch abzulehnen halten wir für den schlechtesten Weg. Ein Kunde, dessen Bestellung unbeantwortet bleibt, ruft an, und dieser Anruf kostet mehr als der Zuschlag.
Was in Ihren Daten steht
Ziehen Sie die Aufträge der letzten drei Monate und zählen Sie die unter Ihrer Grenze. Bei einer Regel, die greift, sind das einzelne Fälle. Bei zehn Prozent existiert die Regel auf dem Papier, aber nicht im Ablauf.
Vergleichen Sie bei diesen Aufträgen den Wert der Auftragsbestätigung mit dem Rechnungsbetrag. Jede Abweichung ist ein möglicher Klärfall in der Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden.
Sehen Sie zuletzt in den Artikelstamm auf der Einkaufsseite. Bei wie vielen Artikeln ist die Mindestbestellmenge des Lieferanten tatsächlich gepflegt? Wenn dort überwiegend Nullen stehen, verschickt Ihr Bestellvorschlag Mengen, die der Lieferant so nicht annimmt, und die Korrektur macht wieder jemand von Hand.