Das Mindesthaltbarkeitsdatum steht auf der Ware, nicht im Bestand
Verfügbarkeitsprüfungen rechnen mit Stückzahlen. Ob die Ware bei Anlieferung noch die vereinbarte Restlaufzeit hat, steht in keinem dieser Felder, und die Rückweisung kommt an der Rampe.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Eine Verfügbarkeitsprüfung liefert eine Zahl. 240 Stück, frei verfügbar, Lagerort 03. Wie lange diese 240 Stück noch verkäuflich sind, steht in dieser Zahl nicht. Bei Schrauben spielt das keine Rolle. Bei Reagenzien, Infusionslösungen, Sterilgut oder Lebensmitteln ist es die eigentliche Frage.
240 Stück, davon 90 zu alt
Ein Großhändler für Labor- und Praxisbedarf beliefert Kliniken und niedergelassene Ärzte. Die Verfügbarkeitsprüfung im Shop und in der Auftragserfassung greift auf den frei verfügbaren Bestand zu, so wie es fast überall gemacht wird.
Ein Kunde bestellt 200 Packungen eines Testkits. Das System meldet 240 verfügbar, der Auftrag wird bestätigt, Liefertermin in drei Tagen.
Im Lager stehen tatsächlich 240 Packungen. 90 davon gehören zu einer Charge, die in sieben Wochen abläuft. Der Kunde hat im Rahmenvertrag eine Restlaufzeit von mindestens sechs Monaten bei Anlieferung vereinbart. Diese Vereinbarung steht in einem Vertragsdokument auf einem Laufwerk, nicht im Kundenstamm.
Kommissioniert wird nach FEFO, also die ältesten zuerst. Die 90 kritischen Packungen gehen mit auf die Palette. Der Wareneingang der Klinik scannt, prüft das Datum und weist 90 Packungen zurück.
Ab hier kostet es. Rücktransport, Gutschrift, ein Nachlieferauftrag, eine Reklamation im System, und im Lager stehen 90 Packungen, die inzwischen sechs Wochen weniger Restlaufzeit haben und für keinen Kunden mit dieser Klausel mehr in Frage kommen.
Der Bestand war korrekt. Die Kommissionierung war korrekt. Falsch war die Zusage.
Restlaufzeit ist eine Zusage, kein Stammdatum
Das Mindesthaltbarkeitsdatum gehört zur Charge. Es steht im Chargenstamm oder auf dem Gebinde und ist eine Eigenschaft der Ware.
Die Restlaufzeit ist etwas anderes. Sie ist eine Bedingung zwischen Ihnen und einem bestimmten Kunden, gültig an einem bestimmten Tag. Übliche Formulierungen sind zwei Drittel der Gesamthaltbarkeit, mindestens sechs Monate oder mindestens zwölf Monate bei Anlieferung.
Solche Klauseln stehen in Rahmenverträgen und in Ausschreibungsunterlagen. Im Kundenstamm des ERP stehen sie selten, weil dort kein Feld dafür vorgesehen ist.
Solange der Versandleiter die drei kritischen Kunden im Kopf hat, geht das gut. Diese Person geht irgendwann in Rente. Oder die Zahl der Kunden mit solchen Klauseln wächst über das hinaus, was jemand nebenbei mitführt.
Selbst bei gepflegtem Feld kommt es auf den Prüfzeitpunkt an. Geprüft werden muss bei der Auftragsannahme. Wenn der Kommissionierer die Charge in der Hand hält, ist die Bestätigung längst beim Kunden.
FEFO scheitert an der Reservierung, nicht am Lager
Fast jedes Lagerverwaltungssystem kann FEFO. Älteste Charge zuerst, das ist Standard und wird in aller Regel auch so gemacht.
Das Problem liegt eine Ebene darüber. FEFO entscheidet, welche Charge auf die Palette geht. Es entscheidet nicht, welcher Auftrag welche Charge bekommt.
Liegen morgens zwölf Aufträge im Pool und betreffen drei davon Kunden mit Restlaufzeitklausel, verteilt FEFO die alten Chargen nach Kommissionierreihenfolge. Wer zuerst gepickt wird, bekommt die älteste Ware. Ob dieser Kunde die älteste Ware überhaupt annehmen darf, geht in die Entscheidung nicht ein.
Als Lösung wird uns dafür regelmäßig ein Workflow vorgeschlagen, der nach der Kommissionierung die Chargendaten prüft und bei Unterschreitung warnt. Das ist besser als nichts. Es ist aber eine Kontrolle am Ende einer Kette, in der die Fehlentscheidung vier Schritte vorher gefallen ist.
Der Sperrbestand kommt zu spät
Abgelaufene Ware wird gesperrt. Diesen Ablauf hat jedes Haus, das mit datierter Ware arbeitet, meistens als nächtlichen Lauf, der das Ablaufdatum gegen das Tagesdatum prüft.
Der Tag, an dem Ware wirtschaftlich uninteressant wird, liegt allerdings deutlich vor dem Ablaufdatum. Bei einem Kundenkreis, der überwiegend sechs Monate Restlaufzeit fordert, ist eine Charge mit fünf Monaten Restlaufzeit faktisch nicht mehr verkäuflich. Im System steht sie weiter als frei verfügbar und zählt in jeder Verfügbarkeitsauskunft mit.
Diese Ware schadet in zwei Richtungen. Sie ist als Bestand vorhanden und verhindert damit Nachbestellungen, und sie ist gleichzeitig nicht lieferbar. Der Bestellvorschlag rechnet mit ihr, der Vertrieb kann sie nicht verkaufen.
Wer hier automatisieren will, braucht zwei Schwellen statt einer: das Ablaufdatum für die Sperre und eine frühere Schwelle für einen Hinweis an Vertrieb und Einkauf. Was ab dieser Schwelle passiert, ist eine kaufmännische Entscheidung. Abverkauf an Kunden ohne Klausel, Preisnachlass oder Rückgabe an den Hersteller, falls der Vertrag das hergibt.
Was eine Automatisierung hier leisten kann
Der Punkt, an dem eine Automatisierung Geld spart, ist die Auftragsannahme. Dafür braucht sie drei Dinge, die in vielen Häusern nicht als Datenfeld existieren.
Erstens die Restlaufzeitanforderung je Kunde, als Zahl in Tagen oder Monaten, im Kundenstamm oder in einer eigenen Tabelle. Ein Vertragsdokument im Dateisystem ist für jede Prüfung nicht vorhanden.
Zweitens den Chargenbestand mit Datum in der Verfügbarkeitsauskunft. Nicht 240 Stück, sondern 150 Stück mit Ablauf im März und 90 Stück mit Ablauf im Oktober.
Drittens eine Rechnung, die den geplanten Liefertermin einbezieht. Eine Charge, die heute die Anforderung erfüllt, kann sie bei einem Liefertermin in vier Wochen verfehlen. Die Prüfung gegen das Tagesdatum statt gegen den Liefertermin ist einer der häufigsten Fehler, die wir in solchen Workflows finden.
Liegen diese drei Dinge vor, ist die Logik selbst unspektakulär. Der Auftrag wird gegen den Bestand geprüft, der die Anforderung erfüllt, nicht gegen den Gesamtbestand. Reicht dieser Bestand nicht, geht der Auftrag in die Klärung, bevor eine Bestätigung das Haus verlässt.
Bei einem Kunden mit Rahmenvertrag ist eine Rückfrage am selben Tag billiger als eine Auftragsbestätigung, die Sie nicht halten können.
Reservierung ist der zweite Hebel
Kunden mit strenger Klausel sollten die jüngste Ware bekommen, Kunden ohne Klausel die älteste. Das ist die Umkehrung dessen, was FEFO ohne zusätzliche Information tut.
In der Praxis heißt das, die Chargenzuordnung bei der Auftragsanlage zu treffen statt bei der Kommissionierung. Viele ERP-Systeme können das, oft unter dem Begriff Chargenreservierung. In vielen Häusern ist die Funktion nicht aktiviert, weil sie im Tagesgeschäft als umständlich gilt.
Umständlich ist sie tatsächlich, solange sie von Hand gemacht wird. Genau dort ist eine Automatisierung am Platz, denn die Zuordnung folgt einer Regel, die sich aufschreiben lässt.
Die Einkaufsseite hat dieselbe Lücke
Was Sie Ihren Kunden zusagen, muss Ihr Lieferant Ihnen zusagen. Wenn Sie sechs Monate Restlaufzeit garantieren und Ware mit vier Monaten annehmen, haben Sie den Fehler eingekauft.
Im Wareneingang wird das Ablaufdatum meistens erfasst, weil die Chargenverwaltung es braucht. Geprüft wird es selten, jedenfalls nicht gegen eine hinterlegte Mindestanforderung. Die Ware ist gebucht, bevor jemand rechnet.
Technisch ist diese Prüfung der einfachere Teil: Ablaufdatum minus Buchungsdatum gegen die im Artikel- oder Lieferantenstamm hinterlegte Mindestrestlaufzeit. Was fehlt, ist meistens wieder das Feld, gegen das geprüft wird.
Ob eine solche Lieferung angenommen oder zurückgewiesen wird, gehört nicht in den Workflow. Diese Entscheidung gehört zum Einkauf, weil sie von der Lieferbeziehung abhängt und davon, ob es eine Alternative gibt. Der Workflow soll die Frage stellen, solange der Fahrer noch an der Rampe steht.
Was in Ihren Daten steht
Drei Auswertungen, für die Sie kein Projekt brauchen.
Ziehen Sie die Reklamationen der letzten zwölf Monate und filtern Sie auf Rückweisungen wegen Haltbarkeit. Zählen Sie nicht die Fälle, sondern den Warenwert und die Zahl der betroffenen Kunden. Fünf Fälle bei fünf verschiedenen Kunden sind ein anderes Bild als fünf Fälle bei einem Kunden.
Sehen Sie danach in den Kundenstamm. Bei wie vielen Kunden mit Rahmenvertrag ist eine Restlaufzeitanforderung als Feld hinterlegt? Lautet die Antwort null, existiert die Anforderung im Betrieb nur in Köpfen.
Ziehen Sie zuletzt den Chargenbestand mit Ablaufdatum. Wie viel Warenwert liegt in Chargen, die unter der strengsten Anforderung Ihres Kundenkreises liegen? Diese Zahl steht in keiner Bestandsauswertung, denn Bestandsauswertungen zeigen Stückzahlen und Werte, aber keine Verkäuflichkeit.