Nachfolgeartikel: Ihre Automatisierung bestellt eine Nummer, die es nicht mehr gibt
Artikel werden im ERP nicht gelöscht, sondern auf Auslauf gesetzt. Der Workflow findet die Nummer trotzdem, legt die Position an und bestätigt einen Artikel, den kein Lager mehr führt.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Neun Tage bis zum Anruf
Ein Sanitätsfachhandel beliefert Pflegedienste, einen Logistikbetrieb und eine Klinik. Bestellungen kommen als PDF oder über ein Portal, ein Workflow liest die Positionen aus und legt den Auftrag im ERP an. Zugeordnet wird über die Artikelnummer.
Im Februar bestellt die Klinik 40 Packungen Verbandmaterial. Die Nummer stammt aus einer Excel-Liste auf einem Laufwerk der Materialwirtschaft, gepflegt wird sie einmal im Jahr. Der Hersteller hat den Artikel im Juni des Vorjahres umgestellt: neue Nummer, gleiche Anwendung, andere Packungsgröße.
Der Workflow findet die alte Nummer im Artikelstamm. Sie steht noch dort, weil Artikel im ERP nicht gelöscht werden. Sonst gäbe es keine Historie und keine auswertbaren Altbelege. Der Artikel ist auf Auslauf gesetzt, Bestand null. Die Position wird angelegt, die Auftragsbestätigung geht raus, geliefert wird nichts.
Gemerkt hat es neun Tage später jemand aus der Klinik. Per Telefon.
Der Statuscode steht im Datensatz, nur liest ihn keiner
Fast jeder Artikelstamm hat ein Feld für den Lebenszyklus. Es heißt Status, Kennzeichen, Sperrkennzeichen oder Verwendungssperre und unterscheidet mindestens zwischen aktiv, gesperrt und ausgelaufen. Manche ERP-Systeme führen getrennte Sperren für Einkauf, Verkauf und Disposition, weil ein Artikel nicht mehr nachbestellt, der Restbestand aber noch abverkauft werden darf.
Die Schnittstelle liefert dieses Feld in aller Regel mit. Der Workflow fragt nur nicht danach. Er prüft, ob die Suche einen Treffer hat, und ein gesperrter Artikel ist ein Treffer.
Das ist der ganze Fehler. Er sieht harmlos aus, weil der Workflow nichts falsch macht, sondern etwas nicht macht.
Kundenkataloge altern
Der zweite Teil des Problems sitzt außerhalb Ihres Systems.
Ihre Kunden bestellen aus Kopien. PDF-Preislisten von letztem Jahr, Favoritenlisten im Portal, abfotografierte Etiketten, Excel-Listen in der Materialwirtschaft, in Kliniken zusätzlich aus Standardsortimenten, die an den Stationen hängen. Jede dieser Kopien wird in einem eigenen Rhythmus aktualisiert, und keiner davon ist Ihrer.
Solange die Bestellung über einen Menschen lief, war das kein Problem. Wer die Nummer im ERP eingetippt hat, bekam die Warnmeldung angezeigt und hat den Nachfolger genommen. Diesen Schritt hätte niemand als Stammdatenprüfung bezeichnet. Die Automatisierung hat ihn nicht ersetzt, sie hat ihn übersprungen.
Nachfolge ist selten eins zu eins
Wenn der Workflow den Nachfolger nachschlagen soll, stößt er auf eine Verkettung, die die wenigsten Stammdaten sauber abbilden.
Ein Artikel wird durch genau einen anderen ersetzt. Das ist der einfache Fall, und selbst dort ändern sich häufig Packungsgröße oder Verpackungseinheit mit.
Ein Artikel wird aufgeteilt, weil der Hersteller aus einer Variante drei gemacht hat. Welche davon der Kunde meint, steht in der Bestellung nicht.
Mehrere Artikel werden zusammengefasst, zwei alte Nummern zeigen auf dieselbe neue.
Und es gibt den Fall ohne Nachfolger. Der Hersteller hat das Produkt eingestellt, ein Ersatz existiert nur bei einem anderen Lieferanten, mit anderem Preis und ohne die Konditionen aus dem Rahmenvertrag.
Ein Workflow, der zwei Antworten kennt, gefunden und nicht gefunden, kommt hier nicht weiter. Er braucht drei: aktiv, ersetzt durch, kein Ersatz.
Bei Medizinprodukten ist der Nachfolger ein anderes Produkt
Für Kliniken kommt eine Schicht dazu, die im Großhandel fehlt.
An einem Medizinprodukt hängt eine Freigabe. Die Hygiene hat es bewertet, die Anwender sind geschult, es steht in einem Standard. Ein Nachfolger mit anderer Materialzusammensetzung oder anderer Handhabung ist nicht dasselbe Produkt, auch wenn er in dieselbe Lücke im Regal passt.
Eine Automatisierung, die still auf die neue Nummer umschreibt, greift damit in einen Prozess ein, für den sie nicht zuständig ist. Das ist der eine Fall, in dem wir automatischen Austausch grundsätzlich nicht bauen, sondern einen Freigabeschritt setzen.
Was wir stattdessen bauen
Zuerst den Status lesen. Der Schritt, der die Nummer nachschlägt, darf nicht bei "Treffer vorhanden" aufhören, sondern muss das Statusfeld auswerten und drei Wege kennen. Das ist eine Bedingung im Workflow und in einer halben Stunde erledigt.
Der Nachfolgeverweis gehört in den Artikelstamm, nicht in eine Mapping-Tabelle im Workflow. Solche Tabellen werden einmal befüllt und danach nie wieder angefasst, und in zwei Jahren weiß niemand mehr, warum eine bestimmte Zeile drinsteht. Das ERP hat für diesen Verweis ein Feld.
Ersetzungen nie stillschweigend durchführen. Wenn der Workflow eine Nummer austauscht, gehört das in den Positionstext und in die Auftragsbestätigung: bestellt wurde X, geliefert wird Y. Der Kunde korrigiert dann irgendwann seine eigene Liste, und Sie haben das Problem an der Wurzel statt in jeder einzelnen Bestellung.
Den Fehlerfall an eine Person hängen. Bestellungen mit ausgelaufenen Nummern landen sonst in einem Ordner oder einem Kanal, den nach drei Wochen niemand mehr öffnet. Eine Liste mit einem Namen daneben funktioniert besser als eine Benachrichtigung an alle.
Und einmal rückwärts schauen: Welche Kunden haben in den letzten zwölf Monaten Artikel bestellt, die inzwischen auf Auslauf stehen? Diese Auswertung dauert eine Stunde und ist die einzige Maßnahme in dieser Liste, die falsche Bestellungen verhindert, statt sie zu reparieren.
Woran Sie es in Ihrem Setup erkennen
Öffnen Sie den Schritt, der die Artikelnummer nachschlägt.
Steht im Filter eine Bedingung auf den Status, oder wird nur nach der Nummer gesucht? Wenn nur nach der Nummer gesucht wird, haben Sie das Problem.
Was passiert, wenn nichts gefunden wird? Bricht der Workflow ab, setzt er die Menge auf null, oder legt er den Auftrag ohne diese Zeile an? Die dritte Variante ist die unangenehmste, weil sie keine Spur hinterlässt.
Und suchen Sie im Ausführungslog nach einer Ersetzung. Wenn Ihr Workflow Nummern austauscht und das Log davon nichts weiß, können Sie später nicht rekonstruieren, was der Kunde eigentlich bestellt hat.
Bei den meisten Anbindungen, die wir uns ansehen, fehlt an genau einer Stelle eine Bedingung. Der Aufwand dafür ist klein. Die neun Tage bis zum Anruf sind es nicht.