Was kostet eine Prozessautomatisierung? Vier Dinge bestimmen den Preis, die Technik gehört nicht dazu

Die Standardantwort auf die Frage nach den Kosten einer Prozessautomatisierung lautet, das sei individuell. Sie stimmt, und sie ist trotzdem eine Ausrede. Ebenso verbreitet ist die Vorstellung, der Preis hänge daran, welches Modell und welche Plattform eingesetzt werden. Von allen Größen im Projekt ist das die harmloseste.

Der Aufwand entsteht an vier anderen Stellen. Alle vier lassen sich vor der Beauftragung prüfen, ohne eine Zeile Code lesen zu können.

Warum die Kosten einer Prozessautomatisierung erst nach dem zweiten Gespräch feststehen

Wer einen Preis nennt, sagt voraus, wie viel Arbeit ein Prozess macht, den er bis dahin nur aus einer Beschreibung kennt. Zwei Abläufe, die im Gespräch gleich klingen, unterscheiden sich in der Umsetzung um ein Vielfaches. Ein Anbieter, der auf die erste Frage sofort eine Zahl nennt, rät entweder, oder er hat den Puffer bereits eingepreist.

Wie gut sich die beteiligten Systeme öffnen lassen

Der Weg in die Systeme hinein und wieder heraus kostet mehr als die Logik dazwischen.

Ein System mit dokumentierter Schnittstelle, Testzugang und einer Ansprechperson beim Hersteller ist in wenigen Tagen angebunden. Gibt ein System seine Daten dagegen nur über einen nächtlichen Dateiexport ab, kostet derselbe fachliche Ablauf ein Vielfaches. Dann müssen Sie Dateien überwachen, unvollständige Exporte erkennen, doppelte Verarbeitung verhindern und den Fall abfangen, dass der Export einmal ausbleibt.

Klären Sie also vor jedem Angebot, ob jedes beteiligte System eine Schnittstelle hat, ob es einen Testzugang gibt und wer im Haus die Zugangsdaten verwaltet. Fehlt der Testzugang, verlängert sich jedes Projekt, weil auf einem Produktivsystem niemand etwas ausprobieren darf.

Wie viele Ausnahmen der Prozess hat

Der Normalfall ist in ein bis zwei Tagen gebaut. Das Projekt sind die Ausnahmen.

Angenommen, ein Großhändler möchte die Auftragsannahme aus E-Mails automatisieren. Der Normalfall ist eine Bestellung mit Artikelnummern und Mengen. Daneben liegen Bestellungen ohne Artikelnummer, Bestellungen mit einem Wunschliefertermin mitten im Fließtext, Nachbestellungen mit dem Hinweis "wie letztes Mal", Bestellungen an eine abweichende Lieferadresse und Bestellungen, die eigentlich eine Reklamation sind. Jeder dieser Fälle ist eine fachliche Entscheidung, die jemand treffen und aufschreiben muss.

Ein Angebot, das die Ausnahmen nicht benennt, kalkuliert den Normalfall. Das ist der häufigste Grund, warum ein günstiges Angebot am Ende teurer wird als ein teures.

Diese Liste können Sie selbst erstellen, bevor Sie mit irgendeinem Anbieter sprechen. Nehmen Sie hundert Vorgänge der letzten Wochen und sortieren Sie danach, wie viele ohne Rückfrage durchliefen und welche Sonderfälle auftraten. Kein anderes Dokument nützt Ihnen im Angebotsgespräch mehr.

Wer entscheidet, wenn eine Frage auftaucht

In jedem Projekt entstehen Fragen, die niemand außerhalb Ihres Hauses beantworten kann. Ob eine Bestellung ohne Kundennummer abgelehnt oder zur Klärung gelegt wird. Ob ein Auftrag über dem Kreditlimit stehenbleibt oder durchläuft.

Gibt es eine Person, die das innerhalb weniger Tage entscheiden darf, hält der Zeitplan. Muss jede Frage durch drei Abteilungen, verdoppelt sich die Laufzeit, und bei Abrechnung nach Aufwand verdoppeln sich die Kosten mit.

An dieser Stelle haben Sie den größten Einfluss auf den Preis. Es kostet Sie kein Geld, nur eine Festlegung vor Projektbeginn.

Was passieren darf, wenn etwas schiefgeht

Eine Automatisierung, die eine interne Notiz schreibt, darf gelegentlich danebenliegen. Eine, die Rechnungen stellt, Bestellungen auslöst oder Patientendaten verarbeitet, darf das nicht.

Der Unterschied liegt in dem, was um die Fachlogik herum gebaut wird. Wiederanlauf nach einem Abbruch, Schutz gegen doppelte Verarbeitung, nachvollziehbare Protokolle, eine Freigabe durch einen Menschen an den kritischen Stellen und eine Meldung an die zuständige Abteilung statt an ein Sammelpostfach. Dieser Teil kann den Aufwand verdoppeln, und er ist der letzte, an dem gespart werden sollte.

Sagen Sie im Angebotsgespräch, was der schlimmste denkbare Fehler wäre. Daran bemisst sich, wie viel Absicherung nötig ist.

Welche Größenordnungen realistisch sind

Die folgenden Bänder sind grobe Schätzungen und gelten nur zusammen mit den vier Punkten oben.

Ein klar abgegrenzter Prozess mit ein oder zwei Systemen, die ordentliche Schnittstellen mitbringen, und mit wenigen Ausnahmen liegt in der Regel im unteren vierstelligen Bereich. Verbindet der Prozess mehrere Systeme, prüft Stammdaten und behandelt Sonderfälle sauber, wird der mittlere bis obere vierstellige Bereich realistisch. Sobald ein Agent selbst entscheidet, mehrere Abteilungen betroffen sind oder ein Altsystem ohne Schnittstelle im Spiel ist, beginnt der fünfstellige Bereich.

Wer Ihnen eine Zahl nennt, ohne Ihre Systeme und Ihre Ausnahmen zu kennen, gibt einen Erfahrungswert aus einem anderen Betrieb weiter.

Warum ein Festpreis einen klaren Scope braucht

Ein Festpreis bedeutet, dass der Anbieter das Risiko der Schätzung trägt. So gehört es sich, denn er kann den Aufwand besser einschätzen als Sie. Tragfähig ist das aber nur, wenn vorher schriftlich steht, was gebaut wird, bis hinunter zu den Ausnahmen.

Fehlt diese Grundlage, passiert eines von zwei Dingen. Entweder rechnet der Anbieter einen Puffer ein, den Sie mitbezahlen, auch wenn er nie gebraucht wird. Oder er kalkuliert knapp, und alles, was im Gespräch nicht ausdrücklich stand, wird später zur Nachforderung. Unredlich handelt dabei keine der beiden Seiten, es fehlt schlicht der Scope.

Deshalb steht vor einem Festpreis eine Analyse. Sie ist die Bedingung dafür, dass der Preis am Ende hält.

Was nach dem Projekt weiterläuft

Mit dem Projektpreis ist es nicht getan. Es bleiben laufende Kosten, und sie gehören in jedes Angebot: Lizenzen für die eingesetzte Plattform, Kosten pro Verarbeitung bei Sprachmodellen, Server beim Betrieb im eigenen Haus und Anpassungen, wenn ein beteiligtes System aktualisiert wird oder sich ein Formular ändert.

Der Unterschied zwischen Kauf und Abonnement liegt woanders. Beim Abo zahlen Sie dauerhaft für etwas, das sich nach der Einführung selten noch verändert, und der Zugang endet mit der Kündigung. Damit ist ein Abo nicht automatisch die schlechtere Wahl, es muss sich nur über die Laufzeit rechnen. Rechnen Sie beide Wege über drei Jahre durch, laufende Kosten eingeschlossen, und vergleichen Sie erst dann.

Woran Sie ein Angebot erkennen, das den Preis nur verschiebt

Skeptisch werden sollten Sie bei einer Abrechnung nach Aufwand ohne Obergrenze und ohne vereinbarte Zwischenstände. Ebenso bei einem niedrigen Einstiegspreis, der an eine monatliche Gebühr gekoppelt ist, die über die Laufzeit ein Vielfaches ausmacht. Und bei einer Leistungsbeschreibung, die den Prozess mit einer Überschrift abhandelt, statt aufzuzählen, welche Fälle abgedeckt sind und welche nicht.

Umgekehrt ist ein Anbieter, der vor dem Preis unangenehme Fragen zu Ihren Ausnahmen stellt, ein gutes Zeichen. Er kalkuliert, statt zu raten.

Was Sie vor dem ersten Angebot aufschreiben sollten

Fragen Sie nicht zuerst nach dem Preis. Halten Sie stattdessen vier Dinge schriftlich fest: welcher Prozess automatisiert werden soll, welche Systeme beteiligt sind und ob sie Schnittstellen haben, welche Ausnahmen in den letzten hundert Vorgängen tatsächlich vorkamen und wer im Haus fachliche Fragen entscheiden darf. Mit diesem Blatt Papier bekommen Sie vergleichbare Angebote statt Hausnummern, und ein Festpreis wird überhaupt erst möglich.

Sophera Consulting arbeitet in genau dieser Reihenfolge. Erst den Prozess ansehen, Ausnahmen und Schnittstellen schriftlich festhalten, danach einen Festpreis nennen, ohne Abo und mit Übergabe samt Dokumentation. Den Einstieg dafür gibt es kostenlos im Automations-Check.