Wo in der Spedition jeden Tag Stunden verloren gehen und welche Prozesse sich automatisieren lassen

Die meisten Stunden, die eine Spedition in der Verwaltung verliert, stecken in Daten, die längst digital vorliegen und trotzdem ein zweites Mal abgetippt werden. Der Transportauftrag kommt als PDF im Mailanhang und wird von Hand ins TMS übertragen. Der quittierte Frachtbrief kommt als Handyfoto über den Fahrerchat, und im Büro sucht jemand den passenden Auftrag dazu. Die zwei Stunden Wartezeit an der Rampe stehen in einer Sprachnachricht und fehlen später auf der Rechnung. Wer in der Spedition Prozesse automatisieren will, fängt deshalb mit einer unspektakulären Frage an: Wie oft trägt ein Mensch dieselbe Information im Lauf eines Auftrags von einem System ins nächste?

Prozesse in der Spedition automatisieren: erst die Übertragungen zählen

Ein Auftrag läuft in den meisten Speditionen durch drei Stationen, die Annahme, die Disposition und die Abrechnung. An jeder sitzt ein Mensch, der Informationen aus einem Kanal liest und in ein anderes System schreibt. Für sich genommen ist das keine schlechte Organisation. Teuer wird sie durch die Menge und dadurch, dass ein Tippfehler bei der Annahme meist erst zwei Stationen später auffällt, wenn der Fahrer an der falschen Niederlassung steht oder der Kunde die Rechnung zurückschickt.

Was das kostet, lässt sich ohne Beraterfolie abschätzen. Nehmen Sie die Zahl der Aufträge pro Tag, multiplizieren Sie sie mit den Minuten, die Übertragen und Prüfen je Auftrag dauern, und rechnen Sie das auf die Arbeitstage im Jahr hoch. Angenommen, eine Spedition nimmt täglich 60 Aufträge per Mail an und braucht je Auftrag fünf Minuten: Das sind fünf Stunden am Tag, grob gerechnet mehr als eine halbe Vollzeitstelle, die nur mit Abtippen beschäftigt ist. Die Zahlen sind ein Beispiel. Ihre eigenen stehen im Postfach und im TMS, und eine Woche Strichliste genügt, um sie zu kennen.

Auftragsannahme: jeder Kunde schickt ein anderes Format

Große Verlader übergeben Aufträge häufig per EDI oder über ein Portal, und diese Aufträge laufen in vielen Häusern längst sauber ins System. Den Aufwand machen die übrigen Kunden. Der Stammkunde schickt seine Excel-Liste, der Industriebetrieb ein PDF aus dem eigenen ERP, der Kleinkunde beschreibt in drei Sätzen, was wo abgeholt werden soll. In allen Formaten stehen dieselben Angaben, nur an anderer Stelle und unter anderem Namen: Lade- und Entladestelle, Zeitfenster, Gewicht, Lademeter oder Palettenzahl, die Referenznummer des Kunden, Hinweise auf Gefahrgut oder Palettentausch.

Das Tippen selbst ist dabei der kleinere Posten. Mehr Zeit kosten die Lücken. Fehlt das Zeitfenster, wird telefoniert. Steht die Entladestelle nur als Firmenname im Text, sucht die Disposition die richtige Niederlassung heraus. Und wenn eine Mengenänderung als Antwort auf die ursprüngliche Mail kommt, muss jemand bemerken, dass der Auftrag schon im System steht und nicht ein zweites Mal angelegt werden darf. Diese Rückfragen und Abgleiche stehen in keiner Stellenbeschreibung und füllen trotzdem jeden Vormittag.

An dieser Stelle lohnt sich ein KI-Agent am meisten. Er liest Mail und Anhang, findet die Angaben unabhängig vom Format, gleicht Kunde und Adressen mit den Stammdaten ab und legt den Auftrag als Entwurf im TMS an. Fehlende oder widersprüchliche Angaben markiert er, die Rückfrage an den Kunden liegt vorformuliert bereit. Die Disposition prüft und gibt frei. Aus dem Abtippen wird eine Kontrolle, die in der Regel deutlich kürzer ist. Bei unklaren Aufträgen bleibt Arbeit übrig, und das ist in Ordnung, denn genau dort braucht es jemanden, der den Kunden kennt.

Tourenplanung ist der schlechteste erste Kandidat

Fragt man, was eine Spedition automatisieren sollte, fällt meist zuerst das Wort Tourenplanung. Aus unserer Sicht ist sie der ungünstigste Einstieg. Software zur Routenoptimierung gibt es seit Jahren, und Strecken rechnet sie gut. Ihr fehlt das Wissen, das der Disponent im Kopf hat: dass ein Kunde nur bis 14 Uhr annimmt, obwohl im Stammsatz 16 Uhr steht, dass an einer bestimmten Rampe freitags eine Stunde Wartezeit einzuplanen ist, welcher Fahrer einen ADR-Schein hat und welcher Lkw eine Hebebühne.

Solange diese Regeln nirgends aufgeschrieben sind, plant auch ein Agent mit falschen Annahmen, nur schneller. Dazu kommt, dass jede Tourenplanung von der Qualität der Aufträge lebt. Ein Auftrag ohne Zeitfenster oder mit falschem Gewicht verdirbt die Planung, egal wer oder was sie macht.

In der Disposition kann ein Agent Vorarbeit leisten. Er sortiert Aufträge nach Region und Zeitfenster vor, prüft Einschränkungen aus dem Auftrag gegen Fahrzeug und Fahrer und meldet Konflikte, bevor die Tour steht. Welche Tour gefahren wird, entscheidet weiter der Disponent, und bei den meisten Speditionen ist das richtig so.

Abrechnung: die Rechnung wartet auf ein Foto

Abgerechnet wird in der Regel erst, wenn der Abliefernachweis vorliegt, also der quittierte Frachtbrief oder die Unterschrift in der Fahrer-App. Kommt der Nachweis als Foto, muss ihn jemand dem Auftrag zuordnen. Bleibt er aus, weil das Papier im Führerhaus liegt, bleibt der Auftrag offen und mit ihm die Rechnung. Solange das dauert, wartet die Spedition auf ihr Geld.

Hinzu kommen Positionen, die im ursprünglichen Auftrag nicht standen: Standgeld für Wartezeit an der Rampe, ein zusätzlicher Stopp, Paletten, die getauscht wurden oder eben nicht. Diese Informationen entstehen unterwegs beim Fahrer und erreichen die Buchhaltung per Anruf, per Chatnachricht oder überhaupt nicht. Was nicht ankommt, wird nicht berechnet. Dieser Umsatz geht verloren, ohne dass es irgendwo als Fehler auftaucht.

Mit Subunternehmern läuft derselbe Weg in Gegenrichtung. Deren Leistungen müssen geprüft und per Gutschrift abgerechnet werden, und am Monatsende geht alles an die Finanzbuchhaltung, bei vielen Speditionen der Moment, an dem nachgebucht wird. Ein Agent kann Nachweise dem richtigen Auftrag zuordnen, oft auch dann, wenn das Foto schief ist, Zusatzleistungen aus den Fahrermeldungen als Rechnungsposition vorschlagen und die fertigen Buchungsdaten an DATEV oder das ERP übergeben. Ob das Standgeld beim Kunden durchgesetzt wird, entscheidet weiter ein Mensch.

Warum die Annahme der richtige Anfang ist

Alle drei Stationen hängen an denselben Daten. Was bei der Annahme falsch oder lückenhaft erfasst wird, kostet in der Disposition Zeit und fehlt später in der Abrechnung. Steht der Auftrag dagegen vollständig und einheitlich im System, profitiert jede spätere Station: Die Tourenplanung bekommt Zeitfenster und Gewichte, die stimmen, und die Rechnung trägt eine Referenznummer, die der Kunde wiedererkennt.

Die Annahme hat einen zweiten Vorteil, das überschaubare Risiko. Ein Agent, der Entwürfe anlegt und die Freigabe dem Menschen überlässt, erzeugt im schlechtesten Fall einen falschen Entwurf, den jemand korrigiert. Ein Agent, der eigenständig Touren plant, kann dagegen einen Lkw zur falschen Zeit an die falsche Rampe schicken.

Sophera Consulting baut für genau diesen Teil einen Agenten, der Transportaufträge aus Mail und Kundenportal annimmt, im TMS anlegt und nach der Ablieferung die Abrechnungsdaten an die Buchhaltung übergibt, zum Festpreis und ohne Abo. Welche der drei Stationen bei Ihnen am meisten Zeit kostet, klären wir vorher im kostenlosen Automations-Check.

Die Empfehlung

Führen Sie eine Woche lang eine Strichliste, bevor Sie über Software sprechen. Drei Spalten reichen: über welchen Kanal wie viele Aufträge kommen, wie oft wegen fehlender Angaben nachgefragt wird und wie viele Tage zwischen Ablieferung und Rechnung vergehen. Überwiegen Mails und Rückfragen, fangen Sie mit der Auftragsannahme an. Vergehen zwischen Ablieferung und Rechnung regelmäßig mehr als ein paar Tage, ist die Abrechnung der teurere Posten, weil dort Geld zu spät oder gar nicht hereinkommt. Die Tourenplanung kommt danach, sobald die Daten stimmen, auf denen sie aufbaut.