Teilgeliefert ist ein Zustand, den Ihre Automatisierung nicht kennt
Im Großhandel ist die Teillieferung der Regelfall, in den meisten Workflows kommt sie nicht vor. Der Auftrag springt beim ersten Lieferschein auf erledigt, und die Restmenge läuft ab da ohne Aufsicht.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Der Auftrag stand auf erledigt, die halbe Ware lag noch beim Hersteller
Ein Großhändler für Laborbedarf hat im Februar eine Bestellung über 40 Kartons Pipettenspitzen bekommen, von einer Klinik, mit der er seit Jahren arbeitet. Zwölf Kartons lagen am Lager, 28 waren beim Hersteller im Rückstand. Das Lager hat die zwölf am selben Tag rausgeschickt, richtig kommissioniert, richtiger Lieferschein.
Danach hat die Automatisierung übernommen. Sie hat den Warenausgang gesehen, den Auftrag auf abgeschlossen gesetzt, die Rechnung über 40 Kartons erzeugt und der Klinik eine Mail geschickt: Ihre Bestellung ist unterwegs.
Die Klinik hat die Rechnung zurückgeschickt, das war der harmlose Teil. Die 28 Kartons sind vier Wochen später eingetroffen und im Wareneingang auf freien Bestand gebucht worden, weil kein offener Auftrag mehr existierte, an dem sie gehangen hätten. Die Klinik hat sich nach sechs Wochen gemeldet.
Der Auftrag hat drei Zustände, der Workflow kennt zwei
In fast jedem Szenario, das wir uns anschauen, gibt es offen und erledigt. Dazwischen fehlt der Zustand, der im Großhandel und in der Belieferung von Kliniken am häufigsten vorkommt: teilweise geliefert, Rest offen, Termin unbekannt.
Bei diesem Händler waren im Vorjahr 19 Prozent aller Auftragspositionen nicht in einem Zug lieferbar. Jede fünfte Position. Wer das als Sonderfall behandelt, hat den Regelbetrieb nicht abgebildet.
Der Zustand fehlt aus einem banalen Grund: Beim Bau waren die Beispielaufträge vollständig lieferbar. Wer ein Szenario mit drei Testbestellungen abnimmt, trifft mit hoher Wahrscheinlichkeit dreimal eine Komplettlieferung.
Das Ereignis heißt Lieferung, nicht Auftrag
Der Webhook, der den Workflow startet, kommt aus dem Versand. Er meldet, dass eine Sendung das Haus verlassen hat. Er meldet nicht, dass ein Auftrag fertig ist.
Im Payload steht eine Auftragsnummer, und daran hängt der Fehler. Der Workflow liest die Nummer, greift auf den Auftrag zu und behandelt das Ereignis als Abschluss. Ob der Auftrag damit erledigt ist, steht in den Positionen: bestellte Menge gegen gelieferte Menge, Zeile für Zeile.
Auf den Kopfstatus im ERP kann man sich an dieser Stelle nicht verlassen. Viele Systeme setzen ihn erst im nächtlichen Lauf, manche erst mit der Fakturierung. Wer ihn eine Sekunde nach dem Warenausgang abfragt, liest den Stand von vorher.
Was an diesem einen Statuswechsel hängt
Am schnellsten fällt die Fakturierung auf. Eine Rechnung über die bestellte Menge kommt zurück, und eine Rechnung über die erste Teilmenge ohne Folgeprozess führt dazu, dass die Restmenge nie berechnet wird.
Teurer ist der Bestand. Wird der Auftrag geschlossen, fällt die Reservierung für die Restmenge weg. Die Ware trifft vier Wochen später ein, geht in den freien Bestand und wird an den nächsten Kunden verkauft, der danach fragt.
Dazwischen liegt die Kundenkommunikation. Eine Sendungsverfolgung für zwölf Kartons, verpackt in eine Mail, die von der ganzen Bestellung spricht, produziert einen Anruf pro Fall.
Am längsten überlebt der Fehler in der Auswertung. Die Durchlaufzeit misst die erste Lieferung, die Liefertreue zeigt 98 Prozent, und im Quartalsgespräch sitzt ein Einkäufer mit drei Rückständen auf dem Tisch. Beide Zahlen stimmen, sie messen nur Verschiedenes.
Derselbe Bruch an drei anderen Stellen
Auf der Einkaufsseite läuft es spiegelverkehrt. Die Bestellung beim Lieferanten wird beim ersten Wareneingang als erledigt gebucht, die Nachlieferung kommt ohne Bezug an, und in der Rechnungsprüfung fehlt der Beleg, gegen den geprüft werden müsste.
Bei den Zahlungen trifft es Teilbeträge. Eine Zahlung über 3.000 Euro auf eine Rechnung über 4.800 Euro setzt die Rechnung in vielen Automatisierungen auf bezahlt, weil der Workflow prüft, ob eine Zahlung eingegangen ist, statt die Summe zu vergleichen. Die 1.800 Euro tauchen in keiner Mahnstufe mehr auf.
Bei Retouren ist es dieselbe Logik in klein. Der Kunde schickt vier von zwölf Kartons zurück, der Rücksendeschein wird gescannt, und die Gutschrift läuft über die volle Position, weil die Rücksendung als abgeschlossen gilt, sobald sie eingetroffen ist.
Was wir in Auftragsprozessen festlegen
Der Status entsteht auf Positionsebene. Ein Auftrag ist erledigt, wenn keine Position mehr eine offene Restmenge hat, und diese Prüfung rechnet der Workflow selbst, statt einem Feld im Kopf zu glauben.
Ein Versandereignis schließt nichts. Es schreibt die gelieferte Menge fort und startet die Prüfung.
Die Rechnung folgt der gelieferten Menge. Ob daraus eine Teilrechnung wird oder eine Sammelrechnung nach der letzten Lieferung, ist eine kaufmännische Entscheidung. Sie muss getroffen sein, bevor jemand das Szenario aufmacht.
In der Mail an den Kunden stehen Zahlen. 12 von 40 versandt, 28 folgen, voraussichtlich in Kalenderwoche 9. Das ersetzt den Anruf, der sonst kommt.
Jede Restmenge bekommt ein Datum und eine Überwachung. Eine offene Position ohne Termin taucht in keiner Liste auf, bis der Kunde sich meldet. Bei diesem Händler läuft dafür jetzt ein Bericht, der jeden Montag alle Restmengen über 14 Tage an den Einkauf schickt. In der ersten Woche standen elf Positionen darauf, die seit der Bestellung niemand angesehen hatte.
Die Prüfung dauert zehn Minuten
Suchen Sie in Ihrem ERP die letzten 20 Aufträge, an denen mehr als ein Lieferschein hängt. Dann sehen Sie sich drei Dinge an: Wann ist der Auftragsstatus auf erledigt gesprungen, welche Menge stand auf der ersten Rechnung, und was hat der Kunde nach der ersten Lieferung geschrieben bekommen.
Ist der Status beim ersten Lieferschein gesprungen, laufen Ihre Restmengen seit der Inbetriebnahme ohne Aufsicht. Wie viele es sind, sagt Ihnen niemand, weil geschlossene Aufträge in der Auswertung fehlen, die es zeigen würde.