Stammdaten entscheiden, ob sich eine Auftragsautomatisierung rechnet

Der Satz, die Stammdaten seien bei uns sauber, fällt in fast jedem Vorgespräch. Er ist selten unehrlich gemeint und fast nie in dem Sinn richtig, den eine Automatisierung braucht. Gemeint ist meistens Vollständigkeit: Jeder Artikel hat eine Nummer, eine Bezeichnung, einen Preis. Gebraucht wird aber etwas anderes, nämlich Übereinstimmung zwischen zwei Systemen, die denselben Artikel führen und dabei nicht dasselbe meinen.

Diese Unterscheidung entscheidet im Großhandel häufiger über den Erfolg eines Automatisierungsprojekts als jede technische Frage. Sie lässt sich vor der Beauftragung prüfen, und sie ist der Punkt, an dem Sie den Preis am stärksten beeinflussen können.

Wo zwei Systeme dieselbe Zahl anders lesen

Angenommen, ein Großhändler führt einen Artikel im Bestellportal in Gebinden, weil Kunden Kartons bestellen und keine einzelnen Stücke. Im Warenwirtschaftssystem steht derselbe Artikel in Stück, weil der Bestand in Stück gezählt wird und die Kommissionierung auch einzelne Packungen aus dem Karton nimmt.

Beim Bau der Verbindung denkt jemand an diesen Unterschied. Die Menge wird umgerechnet, aus fünf Kartons werden fünfhundert Stück. Der Preis geht unverändert durch, weil er in beiden Systemen in einem Feld steht, das im Abgleich gleich aussieht. Das Ergebnis ist eine Rechnung über fünfhundert Stück zum Kartonpreis.

Das Entscheidende daran: Beide Zahlen sind für sich betrachtet korrekt. Fünfhundert ist eine gültige Menge, der Kartonpreis ist ein gültiger Preis. Falsch ist nur die Kombination, und Kombinationen prüft kein Pflichtfeld. Der Durchlauf ist grün, das Zielsystem meldet Erfolg, und die Automatisierung hat exakt getan, was in ihr steht.

Warum das jede Testphase überlebt

Solche Fehler treffen nicht alle Artikel, sondern nur die, bei denen die Einheiten auseinandergehen. In einem Sortiment mit einigen tausend Positionen ist das oft ein überschaubarer Teil.

Getestet wird dagegen mit den Artikeln, die gerade zur Hand sind, und das sind meist die häufig bestellten Stückartikel, bei denen Bestell- und Lagereinheit übereinstimmen. Für die stimmt das Ergebnis. Der Fehler wartet in einer Warengruppe, die im Test nicht vorkam, und wird erst durch eine Reklamation sichtbar. Bis dahin können Monate vergehen, und jede Rechnung aus diesem Zeitraum ist nachzuarbeiten.

Dieselbe Mechanik gilt für andere Angaben, die unterwegs verloren gehen. Ein Feld heißt Menge und enthält eine Zahl. Was gezählt wird, steht in den Stammdaten des Quellsystems, in einer Spalte, die beim Abgleich nicht gebraucht wurde. Genauso verhält es sich mit Preisbezug, Währung, Rabattbasis und Gewichtseinheit.

Was das für die Kalkulation eines Angebots heißt

Der Abgleich der Stammdaten ist ein eigener Arbeitsschritt. Er ist keine Vorbereitung, die nebenbei passiert, sondern die Arbeit, in der festgelegt wird, welches System welche Größe führt und wo umgerechnet wird.

Fehlt dieser Schritt im Angebot, ist er nicht verschwunden. Er liegt dann bei Ihnen, meist unausgesprochen, und er taucht mitten in der Umsetzung wieder auf, wenn niemand mehr Zeit dafür hat. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum ein günstiges Angebot am Ende teurer wird als ein teures.

Erkennbar ist ein Angebot, das diesen Schritt enthält, an einer einfachen Sache. Es benennt, für welche Felder eine Umrechnung vereinbart wird und was passiert, wenn ein Artikel diese Angabe nicht hat.

Was Sie vor dem ersten Angebot selbst prüfen können

Diese Arbeit können Sie ohne Dienstleister erledigen, und sie ist im Angebotsgespräch mehr wert als jede Anforderungsliste.

Nehmen Sie aus jeder Warengruppe zwanzig Artikel, bevorzugt solche, die in Gebinden verkauft werden. Legen Sie für jeden nebeneinander, wie ihn das Bestellsystem führt und wie ihn die Warenwirtschaft führt: in welcher Einheit die Menge steht, worauf sich der Preis bezieht, ob es einen Umrechnungsfaktor gibt und wo er gepflegt wird.

Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit drei Gruppen finden. Artikel, bei denen alles übereinstimmt. Artikel, bei denen ein Faktor existiert und gepflegt ist. Und Artikel, bei denen der Faktor irgendwo im Kopf des Vertriebs liegt. Die dritte Gruppe ist die, um die es geht, und ihre Größe ist der beste Anhaltspunkt für den Aufwand des gesamten Projekts.

Die Entscheidung, die nur Sie treffen können

Welche Einheit führt, ist keine technische Frage. Es ist eine Festlegung Ihres Hauses, und sie hat Folgen für Vertrieb, Lager und Rechnungswesen.

Zwei Wege sind gangbar. Entweder führt ein System die Wahrheit und alle anderen rechnen darauf um, oder jede Menge wird gemeinsam mit ihrer Einheit übertragen, sodass sie unterwegs nicht ihre Bedeutung verlieren kann. Der zweite Weg ist sauberer und aufwendiger, der erste ist schneller und verlangt Disziplin bei der Pflege.

Wichtig ist nicht, welchen Weg Sie wählen, sondern dass die Entscheidung vor dem Bau fällt und schriftlich festgehalten ist. Fällt sie während der Umsetzung, fällt sie von jemandem, der Ihr Sortiment nicht kennt.

Sophera Consulting setzt genau hier an: Vor dem Bau wird für die betroffenen Felder festgehalten, welches System führt, wo umgerechnet wird und was mit Artikeln ohne Faktor geschieht. Erst danach steht der Festpreis, ohne Abo, mit Übergabe und Dokumentation. Der Einstieg ist der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Investieren Sie den halben Tag für die Stichprobe, bevor Sie Angebote einholen. Sie bekommen damit zwei Dinge: eine belastbare Vorstellung davon, wie groß Ihr Projekt wirklich ist, und einen Prüfstein für jeden Anbieter.

Und achten Sie auf die Reaktion. Ein Anbieter, der nach Einheiten, Umrechnungsfaktoren und Preisbezug fragt, bevor er über Technik spricht, kalkuliert Ihr Projekt. Wer zusagt, dass sich das im Abgleich der Felder schon ergibt, kalkuliert den Normalfall und wird den Rest später berechnen.