Was vor der Automatisierung von Auslandsaufträgen festgelegt sein muss

Wenn ein Prozess mit Fremdwährung automatisiert werden soll, richtet sich die erste Frage fast immer an die Technik. Welches System, welche Kursquelle, welche Schnittstelle. Das ist die Frage mit dem geringsten Einfluss auf Preis und Ergebnis. Den Aufwand bestimmen fachliche Festlegungen, die in vielen Betrieben nirgends aufgeschrieben stehen, weil sie bisher im Kopf einer einzelnen Person lagen.

Solange eine Sachbearbeiterin die Rechnungen für das Auslandsgeschäft selbst schreibt, trifft sie diese Entscheidungen jeden Tag, ohne darüber zu sprechen. Eine Automatisierung kann das nicht. Sie braucht eine Regel, und wenn ihr niemand eine gibt, nimmt sie die Voreinstellung des Systems.

Vier Festlegungen, die vor dem Bau stehen müssen

Die erste betrifft den Kurs. Es gibt nicht den einen richtigen Wechselkurs. Es gibt den Referenzkurs der Europäischen Zentralbank, den Kurs der Hausbank, den Kurs aus dem Warenwirtschaftssystem und den Kurs, den die Buchhaltung für die Umsatzsteuer verwenden muss. Diese Zahlen unterscheiden sich, und jede ist für ihren Zweck richtig. Festzulegen ist, welche Quelle für welchen Zweck gilt.

Die zweite betrifft den Zeitpunkt. Ein Kurs vom Tag der Auftragsbestätigung, vom Tag des Versands, vom Rechnungsdatum und vom Zahlungseingang liefert vier verschiedene Beträge für denselben Vorgang. Wichtiger als die Quelle ist die Frage, wann der Kurs eingefroren wird und wo dieser eingefrorene Wert gespeichert bleibt. Wird er nicht gespeichert, sondern bei jeder Ansicht neu berechnet, ändert sich der Betrag einer bereits verschickten Rechnung im Nachhinein.

Die dritte betrifft die Rundung. Wird auf Positionsebene gerundet und dann summiert, oder wird summiert und dann gerundet? Beide Wege sind vertretbar, sie führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Bei einer Rechnung mit vielen Positionen entsteht daraus eine Differenz von wenigen Cent. Genau diese wenigen Cent sorgen dafür, dass ein Zahlungseingang nicht automatisch zugeordnet wird und ein Mahnlauf Kunden anschreibt, die längst bezahlt haben.

Die vierte betrifft die Verantwortung. Wer trägt das Kursrisiko zwischen Auftrag und Zahlung, Ihr Haus oder der Kunde? Das ist keine technische, sondern eine kaufmännische Entscheidung. Sie gehört in die Preisgestaltung und muss vor dem Bau feststehen, weil sie bestimmt, welcher Betrag überhaupt fortgeschrieben wird.

Warum diese Punkte den Preis bestimmen

Ein Anbieter, der ein Angebot für einen Prozess mit Fremdwährung schreibt, ohne diese vier Punkte zu kennen, kalkuliert den Normalfall. Der Normalfall ist eine Rechnung in einer Währung, mit zwei Nachkommastellen, ohne Teilzahlung, ohne Gutschrift und ohne Kursänderung dazwischen.

Der Aufwand steckt in den Fällen daneben. Eine Teilzahlung, die zu einem anderen Kurs eingeht als die Rechnung. Eine Gutschrift zu einer Rechnung aus dem Vorquartal, die den damaligen Kurs verwenden muss. Eine Währung, die keine zwei Nachkommastellen kennt. Ein Betrag, der ohne Währungskennzeichen durch eine Schnittstelle geht und im Zielsystem stillschweigend als Euro verstanden wird.

Jeder dieser Fälle ist eine fachliche Entscheidung, die jemand in Ihrem Haus treffen muss. Kein Anbieter kann sie für Sie treffen, und ein Festpreis wird erst tragfähig, wenn sie schriftlich vorliegen. Fehlt diese Grundlage, passiert eines von zwei Dingen: Der Anbieter rechnet einen Puffer ein, den Sie mitbezahlen, oder er kalkuliert knapp und stellt später nach.

Was die Automatisierung dann tatsächlich abnimmt

Sind die vier Festlegungen getroffen, ist der Nutzen erheblich, und er liegt nicht im Rechnen.

Ein Ablauf kann jeden Betrag zusammen mit seinem Währungskennzeichen und dem verwendeten Kurs speichern, statt eine nackte Zahl weiterzureichen. Er kann den Kurs zum festgelegten Zeitpunkt einfrieren und diesen Wert dauerhaft am Vorgang festhalten, sodass eine verschickte Rechnung ihren Betrag behält. Er kann Zahlungseingänge auch dann zuordnen, wenn sie um Rundungsdifferenzen oder Bankgebühren vom Rechnungsbetrag abweichen, und er kann eine Toleranzgrenze einhalten, oberhalb derer ein Mensch entscheidet.

Vor allem aber kann er anhalten, statt zu raten. Fehlt ein Währungskennzeichen oder liegt kein Kurs für den benötigten Tag vor, ist das Aufhören der richtige Umgang damit. Ein Vorgang, der zur Klärung liegen bleibt, kostet zehn Minuten. Ein Vorgang, der mit einem stillschweigend angenommenen Kurs durchläuft, kostet die Suche im Quartalsabschluss.

Wie Sie die Grundlage selbst erstellen

Nehmen Sie die Auslandsaufträge der letzten drei Monate und sortieren Sie sie danach, welche ohne Rückfrage durchliefen und wo jemand eingreifen musste. Halten Sie zu jedem Eingriff fest, welche Entscheidung getroffen wurde und nach welcher Regel. Notieren Sie zusätzlich, welche Währungen tatsächlich vorkommen und welche Systeme dieselbe Rechnung sehen.

Dieses Blatt Papier ist die Grundlage für vergleichbare Angebote. Es kostet Sie einen halben Tag und es ersetzt drei Gesprächsrunden.

Sophera Consulting beginnt genau hier: erst die Auswertung der tatsächlichen Vorgänge, dann die schriftliche Festlegung von Kursquelle, Stichtag, Rundung und Eingriffsgrenzen, danach der Bau zum Festpreis, ohne Abo und mit Dokumentation zur Übergabe. Der Einstieg dafür ist der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Fragen Sie bei einem Prozess mit Fremdwährung nicht zuerst nach dem Preis, sondern legen Sie die vier Punkte fest: Kursquelle je Zweck, Zeitpunkt des Einfrierens, Rundungsregel und Träger des Kursrisikos.

Diese vier Zeilen entscheiden über den Aufwand stärker als jede Systemauswahl. Sie machen Angebote vergleichbar, sie ermöglichen einen Festpreis, der hält, und sie sind der Unterschied zwischen einem Ablauf, der Arbeit abnimmt, und einem, der jedes Quartal eine Suche auslöst.