Ihre Automatisierung schreibt eine Zolltarifnummer ab, die niemand geprüft hat
Warennummer und Ursprungsland stehen als optionale Felder im Artikelstamm. Sobald ein Workflow daraus Handelsrechnung, Ausfuhranmeldung und Intrastat-Meldung baut, wird daraus eine Angabe gegenüber einer Behörde.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Ein Warenwirtschaftssystem hat für die Zolltarifnummer ein Feld. Meistens ein Freitextfeld, meistens optional, gefüllt von der Person, die den Artikel vor sechs Jahren angelegt hat. Danach hat es niemand mehr angesehen.
Für eine Automatisierung ist das ein Feld wie jedes andere. Sie liest es aus und schreibt es in die Handelsrechnung, in die Ausfuhranmeldung, in die Intrastat-Meldung. Damit wird aus einem ungepflegten Stammdatum eine Angabe gegenüber einer Behörde.
Der Fehler fällt zwei Jahre später auf
Ein Großhändler für technischen Bedarf liefert nach Österreich, in die Niederlande und in die Schweiz. Handelsrechnung und Versanddaten für den Spediteur entstehen automatisch aus dem Auftrag. Das läuft seit drei Jahren.
Bei etwa 600 von 4.000 Artikeln ist das Feld für die Warennummer leer. Diese Fälle fallen auf, weil der Spediteur anruft. Jemand aus dem Vertrieb sucht dann eine Nummer, die plausibel aussieht, und trägt sie in den Beleg ein. Nicht in den Artikelstamm. Beim nächsten Auftrag ruft der Spediteur wieder an.
Der teurere Fall ist der andere. Die Nummer steht drin, sie hat die richtige Länge, sie ist falsch. Niemand ruft an. Die Sendung geht durch, die Anmeldung ist abgegeben, der Zollsatz stimmt nicht. Bei einer Prüfung wird das für die zurückliegenden Jahre aufgerollt, und bei Lieferungen verzollt frei Haus zahlen Sie die Nacherhebung selbst.
Sechs Monate später kam die Betriebsprüfung des Zolls. Nachgefordert wurde für den offenen Zeitraum, dazu kamen die Kosten dafür, die betroffenen Sendungen überhaupt erst zu identifizieren. Dieser zweite Posten war der größere, weil die falsche Nummer in jedem Beleg steht, aber in keiner Auswertung als Fehler markiert ist.
Ein leeres Feld bremst den Prozess. Ein falsch gefülltes Feld läuft mit.
Eine Warennummer bleibt nicht stehen
Die Kombinierte Nomenklatur wird jedes Jahr zum 1. Januar geändert. Positionen werden geteilt, zusammengelegt oder gestrichen. Die Änderungen stehen im Herbst fest.
Ein Artikel behält seine Artikelnummer. Seine Warennummer behält er nicht. Wer dieses Feld wie ein Gewicht oder eine Abmessung behandelt, also als etwas, das man einmal pflegt, hat einen Fehler eingebaut, der mit jedem Jahreswechsel größer wird.
Die Einreihung selbst gehört nicht in einen Workflow. Sie ist eine fachliche Entscheidung, und für Zweifelsfälle gibt es die verbindliche Zolltarifauskunft. Ein Workflow, der aus der Artikelbezeichnung eine Nummer ableitet, verschiebt die Entscheidung an eine Stelle, die dafür nicht haftet. Haften tun Sie.
Ursprungsland ist nicht das Land des Lieferanten
Die häufigste Zuordnung, die wir in solchen Prozessen finden: Der Lieferant sitzt in Italien, also steht IT als Ursprungsland im Artikel. Das ist eine Adresse aus dem Kreditorenstamm und kein Ursprung.
Der Ursprung richtet sich danach, wo die Ware hergestellt oder wesentlich verarbeitet wurde, nicht danach, wer sie in Rechnung stellt. Der Nachweis dafür ist die Lieferantenerklärung, und die gilt für ein bestimmtes Jahr. Langzeit-Lieferantenerklärungen laufen aus, meistens ohne dass jemand nachfasst.
Der Aufdruck auf dem Karton hilft dabei nicht weiter. Eine Herkunftsangabe des Herstellers ist kein Nachweis für den präferenziellen Ursprung.
Nennt Ihr Beleg ein Ursprungsland, das Sie nicht belegen können, verliert Ihr Kunde im Zweifel die Zollpräferenz. Mit der Nachforderung wendet er sich an Sie.
Intrastat rechnet anders als Ihre Rechnung
Die Intrastat-Meldung wird gern aus den Rechnungspositionen eines Monats zusammengesetzt, weil diese Daten sauber vorliegen. Gemeldet werden allerdings Warenbewegungen, keine Umsätze.
Damit fehlen genau die Fälle, für die es keine Rechnung gibt. Die Ersatzlieferung nach einer Reklamation, das Muster ohne Berechnung, die Ware, die zur Reparatur ins Ausland geht und zurückkommt. Alle drei bewegen Ware über eine Grenze, und keiner erzeugt eine Position, die Ihr Workflow findet.
Umgekehrt kennt die Meldung Werte, die auf keiner Rechnung stehen. Der statistische Wert schließt Fracht- und Versicherungskosten bis zur Grenze ein. Wer den Rechnungsbetrag meldet, meldet in einem Teil der Fälle etwas anderes als verlangt.
Von allein fällt das selten auf. Es fällt auf, wenn das Statistische Bundesamt nach einem Monat fragt, der zu niedrig aussieht.
Die Einkaufsseite füllt dasselbe Feld
Bei der Einfuhr aus einem Drittland macht die Anmeldung in aller Regel Ihr Zolldienstleister. Er meldet in Ihrem Namen an, und er meldet das an, was er von Ihnen bekommt.
Die Nummer, die auf dem Dokument Ihres Lieferanten steht, ist dessen Einreihung nach dessen Recht. Sie kann stimmen. Verantwortlich für die Anmeldung sind trotzdem Sie. Ein Workflow, der die Nummer aus der Lieferantenrechnung in Ihre Übergabedatei kopiert, weil sie dort so schön maschinenlesbar steht, übernimmt eine fremde Entscheidung ohne Prüfung.
Der Fall ist häufiger geworden, seit Bestellabwicklung und Zollabwicklung über Schnittstellen zusammenhängen. Früher hat jemand das Formular ausgefüllt und dabei zwangsläufig hingesehen.
Was der Workflow leisten soll
Ein Workflow soll nicht einreihen und er soll auch nicht raten. Seine Aufgabe ist zu verhindern, dass ein leeres oder unplausibles Feld unbemerkt auf einem Dokument landet.
Der Prüfzeitpunkt ist die Artikelanlage, nicht die Belegerstellung. Ein Artikel ohne Warennummer bekommt ein Kennzeichen und ist damit nicht auslandsfähig, bis jemand die Nummer nachträgt. Das ist unbequem, und genau deshalb wirkt es. Wer die Prüfung erst in die Belegerstellung legt, stoppt einen Auftrag, den der Kunde schon bestätigt bekommen hat.
Drei Prüfungen reichen für den Anfang: Ist das Feld gefüllt? Hat der Inhalt die vorgesehene Stellenzahl, für Intrastat und die Ausfuhranmeldung also acht Stellen? Existiert dieser Code in der aktuellen Jahresliste, nicht in der von 2019?
Der dritte Punkt ist der, den fast alle auslassen. Eine Nummer, die es einmal gab, sieht genauso plausibel aus wie eine gültige.
Drei Auswertungen für diese Woche
Ziehen Sie die Artikel mit Auslandsumsatz der letzten zwölf Monate und filtern Sie auf leere Warennummer. Zählen Sie nicht die Artikel, sondern den Umsatz. Vierzig Artikel mit 900.000 Euro sind ein anderes Bild als vierzig Artikel mit 9.000 Euro.
Sehen Sie sich danach die Stellenzahl im Feld an. Wenn dort sechsstellige, achtstellige und zehnstellige Einträge nebeneinander stehen, teilweise mit Punkten und Leerzeichen, ist das kein Formatproblem. Es bedeutet, dass mehrere Personen unterschiedliche Dinge in dasselbe Feld geschrieben haben.
Sehen Sie zuletzt nach, wann das Feld zuletzt geändert wurde. Liegt dieses Datum bei den meisten Artikeln auf dem Tag der Artikelanlage, hat Ihr Artikelstamm keinen einzigen Jahreswechsel der Nomenklatur mitgemacht.