Abliefernachweis digitalisieren, damit Standgeld und Zusatzstopps auf der Rechnung landen

"Der Fahrer hat die Unterschrift doch in der App. Warum geht die Rechnung trotzdem erst nächste Woche raus?" Wer diese Frage in seiner Spedition stellt, bekommt meist eine Antwort, die mit "weil" beginnt und mit einem Foto endet. Die App deckt die eigenen Fahrzeuge ab, aber nicht den Subunternehmer. Der Großkunde besteht auf seinem gestempelten Lieferschein. Das Standgeld steckt in einer Sprachnachricht an die Dispo. Wer den Abliefernachweis digitalisieren will, muss deshalb mehr tun, als Fotos in einen Ordner zu legen. Jeder Nachweis muss zum richtigen Auftrag, jemand muss lesen, was darauf steht, und die Positionen nachziehen, die unterwegs entstanden sind. Das ist Arbeit für einen Agenten.

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden, und beschreibt keinen Kundenfall.

Abliefernachweis digitalisieren bei einer Spedition mit drei Arten von Nachweis

Angenommen, eine Spedition im Rheinland fährt Stückgut und Teilladungen mit rund 40 eigenen Fahrzeugen und einem Dutzend Subunternehmern, zusammen etwa 120 Zustellungen am Tag. Die eigenen Fahrer quittieren in einer Fahrer-App, die Ankunft, Abfahrt und Unterschrift ans TMS meldet. Subunternehmer haben die App nicht und schicken ein Foto vom gestempelten Frachtbrief in den Fahrerchat. Einige Großkunden bestehen auf ihrem eigenen Lieferschein mit Wareneingangsstempel, den der Fahrer mitnimmt und im Depot in eine Ablage legt. Wartezeiten, Zusatzstopps und Palettentausch melden die Fahrer per Anruf oder Sprachnachricht an die Disposition, wenn sie daran denken.

Im Büro sitzt eine Sachbearbeiterin, die am Folgetag die Nachweise zusammensucht: App-Quittungen im TMS, Fotos im Chat, Papier aus der Ablage. Zu jedem sucht sie den Auftrag, prüft, ob alles quittiert ist, und schreibt die Rechnung. Was sie nicht findet, bleibt offen, und was ihr niemand gemeldet hat, steht nicht auf der Rechnung.

Unsere Beispielzustellung ist Stopp 9 auf einer Tour mit 14 Stopps: sechs Paletten Fliesen an einen Fliesenlegerbetrieb, gefahren vom Subunternehmer, Lieferschein des Verladers mit Stempel. Der Fahrer wartet an der Rampe von 10:05 bis 11:50 Uhr, weil der Stapler des Empfängers anderweitig im Einsatz ist. Eine Palette wird mit dem Vermerk "2 Kartons beschädigt" angenommen. Von vier Europaletten, die getauscht werden sollten, gibt der Empfänger zwei zurück. Um 12:10 Uhr schickt der Fahrer ein schiefes Foto vom Lieferschein in den Chat und eine Sprachnachricht: "Hab fast zwei Stunden gestanden, und die hatten nur zwei Paletten zum Tauschen."

Sechs Schritte vom Foto bis zum Rechnungsentwurf

1. Alle Nachweise auf einer Liste

Der Agent sammelt, was an einem Tag an Nachweisen entsteht, aus allen drei Quellen: die App-Quittungen über die Schnittstelle des TMS, die Fotos und Sprachnachrichten aus dem Fahrerchat über dessen Schnittstelle oder Export, die Papierscheine über den Scanner im Depot, mit dem die Dispo abends die Ablage leert. Sprachnachrichten schreibt er in Text um. Jeder Nachweis landet zunächst auf einer Liste "ohne Auftrag". Die App-Quittungen sind der einfache Fall, weil sie die Auftragsnummer mitbringen. Die Fotos sind der Grund, warum es den Agenten gibt.

2. Welcher Auftrag gehört dazu?

Auf dem Foto von Stopp 9 liest der Agent den Namen des Verladers, die Lieferscheinnummer, das Datum, den Stempel des Fliesenlegers und eine handschriftliche Notiz. Eine Auftragsnummer der Spedition steht nicht darauf, der Verlader druckt sie nicht mit. Deshalb geht der Agent andersherum vor. Der Fahrer, der das Foto geschickt hat, fuhr heute eine bestimmte Tour, und auf dieser Tour gibt es genau einen Stopp mit diesem Empfänger. Lieferscheinnummer und Datum passen zum Auftrag. Die Zuordnung ist eindeutig, der Nachweis hängt am Auftrag.

Dass das Foto schief ist und die untere Ecke fehlt, stört beim Lesen nicht. Fehlt dagegen der Stempel oder ist die Lieferscheinnummer nicht zu erkennen, schreibt der Agent dem Fahrer in den Chat eine vorformulierte Nachricht: "Stopp 9, Fliesenleger, bitte den Lieferschein noch einmal fotografieren, der Stempel ist nicht zu lesen." Die Dispo sieht die Nachricht und schickt sie ab, oder sie hat vorher festgelegt, dass solche Nachrichten direkt rausgehen dürfen. Nachweise, die zu zwei Aufträgen passen, etwa weil derselbe Empfänger an einem Tag zweimal beliefert wurde, bleiben auf der Liste und bekommen einen Vorschlag, aber keine Zuordnung.

3. Was steht auf dem Nachweis?

Ein Nachweis am Auftrag heißt noch nicht, dass abgerechnet werden kann. Der Agent prüft, ob die Menge laut Lieferschein zur Auftragsmenge passt, ob Stempel oder Unterschrift vorhanden sind und ob ein Vorbehalt notiert ist. Im Beispiel steht "2 Kartons beschädigt" neben der dritten Palette. Der Agent setzt den Auftrag auf "quittiert mit Vorbehalt" und legt den Vermerk der Schadensbearbeitung vor. Die Rechnung blockiert das nicht, eine Zustellung mit zwei beschädigten Kartons ist trotzdem eine Zustellung. Aber der Vorbehalt steht sichtbar am Vorgang, damit die Reklamation des Kunden in drei Tagen niemanden überrascht.

4. Standgeld, Zusatzstopp, Paletten

Hier entsteht der Teil der Rechnung, der heute am häufigsten fehlt. Der Agent hat drei Quellen für Zusatzleistungen: die Zeitstempel aus der App bei eigenen Fahrzeugen, die Fahrermeldungen aus dem Chat und die Notizen auf dem Nachweis selbst.

Für Stopp 9 gibt es keine App-Zeiten, weil der Subunternehmer fuhr. Die Sprachnachricht nennt "fast zwei Stunden", die Uhrzeit des Fotos um 12:10 Uhr und die geplante Ankunft um 10:00 Uhr passen dazu. Der Agent schaut in die Konditionen des Kunden. Im Rahmenvertrag mit dem Verlader sind 30 Minuten Wartezeit frei, danach gilt ein Satz je angefangene halbe Stunde. Er schlägt Standgeld für 1 Stunde 15 Minuten vor und hängt die Sprachnachricht als Beleg an. Hätte der Kunde keinen Standgeldsatz im System, würde der Agent die Position trotzdem anlegen, mit dem Vermerk "Satz fehlt", statt einen Betrag zu schätzen.

Die Palettendifferenz von zwei Stück liest er aus der Notiz auf dem Lieferschein und bucht sie auf das Palettenkonto des Kunden oder als Rechnungsposition, je nachdem, was mit diesem Kunden vereinbart ist. Ein Zusatzstopp, den die Dispo dem Fahrer am Vormittag telefonisch gegeben hat, taucht in keiner dieser Quellen auf. Deshalb vergleicht der Agent am Tagesende die gefahrene Tour aus der Telematik mit den geplanten Stopps. Ein Stopp, der gefahren wurde und zu keinem Auftrag gehört, kommt mit auf die Liste für die Dispo. Ohne eine Meldung des Menschen geht es an dieser Stelle nicht, aber der Agent fragt wenigstens nach.

5. Der Rechnungsentwurf

Im Fakturamodul des TMS legt der Agent die Rechnung als Entwurf an: Fracht laut Auftrag, Standgeld 1 Stunde 15 Minuten, Palettendifferenz. Jede Position trägt einen Vermerk, woher sie stammt, und der Nachweis hängt als Bild an. Nichts davon geht an den Kunden. Kennt das Fakturamodul keinen Entwurfsstatus, hilft eine eigene Prüfliste außerhalb des TMS. Das gehört zu den Fragen, die wir vorher klären.

6. Freigabe

Die Sachbearbeiterin sieht morgens zwei Listen. Auf der ersten stehen Rechnungen, bei denen Nachweis, Menge und Konditionen zusammenpassen, am Beispieltag etwa 110 der 120 Zustellungen. Die geht sie durch und gibt sie frei. Auf der zweiten stehen die Fälle mit Markierung: der Vorbehalt bei Stopp 9, zwei Nachweise, die noch fehlen, drei Zusatzleistungen ohne Satz, ein nicht erklärter Stopp auf einer Tour. Mit diesen Fällen verbringt sie ihren Vormittag, und das ist der Teil der Arbeit, für den sie eingestellt wurde. Freigegebene Rechnungen gehen am selben Tag raus. Die Buchungsdaten übergibt der Agent an die Finanzbuchhaltung. Was damit am Monatsende an Nacharbeit wegfällt, steht in einem eigenen Artikel.

Subunternehmer in Gegenrichtung

Derselbe Ablauf läuft für die Abrechnung mit Subunternehmern spiegelverkehrt. Deren Nachweise hängen ohnehin schon am Auftrag, und der Agent legt die Gutschrift als Entwurf an, mit denselben Positionen: Fracht laut Vereinbarung, Standgeld, das dem Subunternehmer zusteht, Palettendifferenz. Ob die zwei Stunden an der Rampe wirklich zwei Stunden waren, klärt weiter ein Mensch. Er klärt es nur mit einem Zeitstempel in der Hand.

Was vorher da sein muss

Drei Dinge klären wir gemeinsam, bevor der Agent gebaut wird. Die Konditionen, also Standgeldsatz, Freizeit und Palettenregel je Kunde, müssen im TMS stehen und nicht im Kopf des Disponenten. Die Fahrermeldungen brauchen einen Kanal, der sich auslesen lässt, ein Chat mit Schnittstelle oder Export reicht. Und die Fahrer selbst gehören dazu, denn die Zeitstempel aus App und Telematik sind ihre Daten. Das kommt vorher auf den Tisch, mit der Mitarbeitervertretung, wenn es eine gibt, und mit einer klaren Regel, wofür der Agent die Daten verwendet und wofür nicht. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit.

Sophera Consulting baut diesen Agenten zum Festpreis und ohne Abo. Der Aufbau dauert ein bis zwei Tage, der Test mit Ihren echten Nachweisen läuft in derselben Woche. Welcher Ihrer Nachweiswege die meisten Rechnungen aufhält, klären wir vorher im kostenlosen Automations-Check.

Die Empfehlung

Fangen Sie bei der Zuordnung an und nicht bei der App. Die Versuchung ist groß, zuerst alle Fahrer und Subunternehmer auf eine App zu zwingen und das Papier abzuschaffen. Das zieht sich, scheitert an dem einen Großkunden mit seinem Stempel, und die Rechnungen warten solange weiter. Ein Agent, der Fotos, App-Quittungen und Papier nimmt, wie sie kommen, und sie dem Auftrag zuordnet, bringt den Rechnungslauf sofort nach vorn. Lassen Sie ihn in den ersten Tagen nur Entwürfe anlegen und zählen Sie mit, wie viele Rechnungen unverändert freigegeben werden und wie oft Standgeld auf einer Rechnung steht, das vorher nie dort stand. Die zweite Zahl ist Umsatz, den Sie bisher verschenkt haben.