Inkompatible Systeme verbinden, damit der Monatsabschluss keine Nacharbeit mehr ist

"Warum stimmen unsere Zahlen immer erst, wenn der Monat schon eine Weile vorbei ist?" Wer als Geschäftsführer diese Frage stellt, bekommt selten die Antwort, dass jemand schlampig arbeitet. Die Antwort liegt fast immer zwischen den Systemen. Warenwirtschaft, Buchhaltung, Bank, CRM und Zeiterfassung laufen jeweils für sich sauber, nur passen sie nicht zueinander. Den ganzen Monat über fällt das niemandem auf. Am Monatsabschluss muss dann jemand alles abstimmen, was sich angesammelt hat. Wer inkompatible Systeme verbinden will, sollte genau dort ansetzen: an der Abstimmung, die heute einmal im Monat von Hand passiert und ebenso gut jeden Tag nebenbei laufen könnte.

Inkompatible Systeme verbinden: woran die Abstimmung am Monatsende hängt

"Inkompatibel" klingt nach Technik, nach fehlender Schnittstelle oder falschem Dateiformat. Das ist lösbar und meist der kleinere Teil. Am Monatsende kosten vier andere Unverträglichkeiten die Zeit.

Jedes System hat seine eigene Nummer

Im CRM hat der Kunde eine Kundennummer, in der Buchhaltung eine Debitorennummer, im Onlineshop eine Mailadresse als Schlüssel. Der Lieferant führt Ihren Artikel unter seiner Nummer, Ihre Warenwirtschaft unter einer anderen. Solange ein Mensch weiß, dass "Müller GmbH, Werk 2" und "Müller Gruppe" dasselbe Unternehmen sind, geht das gut. Einem Programm muss es jemand sagen.

Jedes System hat seinen eigenen Stichtag

Die Ware geht am 30. raus, die Rechnung entsteht am 1. Die Zeiterfassung schließt am 25., die Lohnabrechnung rechnet bis zum 30. Die Bank bucht eine Zahlung vom Freitag erst am Montag. Keines dieser Systeme macht etwas falsch. Nebeneinandergelegt zeigen sie am Stichtag trotzdem verschiedene Stände, und jemand muss erklären, woher die Differenz kommt.

Jedes System zählt anders

Ein Kunde überweist einen Betrag für sieben Rechnungen und zieht bei einer davon etwas ab. Der Lieferant schickt eine Sammelrechnung für drei Lieferungen, die in der Warenwirtschaft als drei Wareneingänge stehen. Das eine System denkt in Summen, das andere in Einzelposten, und die Zuordnung dazwischen macht ein Mensch.

Manches steht in gar keinem System

Die mündlich vereinbarte Gutschrift, die Preisänderung aus einer Mail, die Rücksendung, von der das Lager weiß, die Buchhaltung aber nicht. Diese Informationen tauchen erst auf, wenn eine Zahl nicht aufgeht, und dann beginnt die Suche.

Warum das alles am Monatsende landet

Während des Monats prüft niemand, ob die Systeme zusammenpassen, weil jedes für sich funktioniert. Die Differenzen sammeln sich an, und beim Abschluss arbeitet jemand sie auf einmal ab, unter Termindruck und oft in derselben Woche wie Mahnlauf, Lohn und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Das kostet zweimal: die Stunden in der ohnehin vollsten Zeit des Monats und die Verzögerung, mit der die Geschäftsführung belastbare Zahlen sieht. Wer im Oktober über Preise entscheidet, tut das mit September-Zahlen, die noch nicht fertig abgestimmt sind.

Drei Wege, die Systeme zusammenzubringen

Der erste Weg ist, alles in ein System zu holen. Ein neues ERP, das Warenwirtschaft, Buchhaltung und CRM vereint, beseitigt einen Teil der Brüche. Es ist aber ein Großprojekt mit Datenmigration und Schulung, und Bank, Lieferanten und Kunden bleiben trotzdem draußen.

Der zweite Weg ist die klassische Schnittstelle: Feld A aus System 1 wandert in Feld B von System 2. Das funktioniert für die sauberen Fälle. An den vier Stellen oben scheitert sie, weil dort kein Feld zum anderen passt. Die Sammelzahlung hat kein Gegenstück, das man eins zu eins übertragen könnte.

Der dritte Weg ist ein Agent, der zwischen den Systemen steht und das tut, was heute die Buchhalterin am Monatsende tut, nur jeden Tag. Er liest aus jedem System, übersetzt Nummern und Stände, ordnet zu und meldet, was er nicht sicher zuordnen kann. Die Systeme bleiben, wie sie sind. Wie sich auf diesem Weg auch Systeme ganz ohne Schnittstelle anbinden lassen, beschreibt unser Artikel über Systeme ohne Schnittstelle.

Durchgespielt: die tägliche Abstimmung

Das folgende Beispiel ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Angenommen, ein mittelständischer Betrieb arbeitet mit einer Warenwirtschaft, einer Finanzbuchhaltung in DATEV, einem Onlineshop und einem Geschäftskonto. Die Buchhaltung besteht aus zwei Personen. Bisher dauern die Abstimmungen am Monatsende mehrere Tage.

Der Agent führt eine Zuordnungstabelle: welche Kundennummer im Shop zu welchem Debitor gehört, welche Lieferantenartikelnummer zu welchem eigenen Artikel. Die Tabelle wächst mit jedem Fall, den ein Mensch einmal entschieden hat. Jeden Morgen arbeitet der Agent dann vier Prüfungen ab.

Zuerst Lieferungen gegen Rechnungen. Jede Lieferung aus der Warenwirtschaft muss eine Rechnung haben. Fehlt sie, meldet er den Vorgang am nächsten Tag, und nicht erst dann, wenn der Umsatz im Monat fehlt.

Dann die Zahlungseingänge. Die Überweisung über sieben Rechnungen zerlegt er anhand des Verwendungszwecks und der offenen Posten. Geht der Betrag nicht auf, sucht er die Rechnung, bei der der Kunde gekürzt hat, und nennt die Differenz. Ob die Kürzung akzeptiert oder nachgefordert wird, entscheidet ein Mensch.

Danach Eingangsrechnungen gegen Bestellung und Wareneingang. Die Sammelrechnung des Lieferanten ordnet er den drei Wareneingängen zu und vergleicht Mengen und Preise. Passt alles, liegt die Buchung mit Belegbild zur Freigabe bereit.

Zuletzt die Stammdaten. Ändert jemand im CRM die Anschrift eines Kunden und in der Buchhaltung steht noch die alte, fällt das jetzt auf und nicht erst, wenn eine Mahnung zurückkommt.

Am Ende jedes Tages steht eine kurze Differenzliste, jede Zeile mit Grund und Vorschlag. Die Buchhaltung arbeitet sie in einer Viertelstunde ab, solange die Vorgänge noch frisch sind. Am Monatsende bleiben die wenigen Fälle übrig, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

Was wir vorher klären

Der Agent braucht Lesezugänge zu den beteiligten Systemen und die Regeln, nach denen Ihre Leute heute abstimmen, auch die ungeschriebenen: ab welcher Differenz jemand nachfragt, welche Kunden grundsätzlich Sammelzahlungen schicken, welche Konten für welche Fälle gelten. Diese Regeln schreiben wir mit Ihrer Buchhaltung einmal auf. Das klären wir vorher gemeinsam, bevor ein Preis genannt wird.

Sophera Consulting baut diesen Agenten für Ihre Systemlandschaft, zum Festpreis und ohne Abo. Aufgebaut ist er in ein bis zwei Tagen, getestet wird mit den echten Vorgängen Ihres letzten Abschlusses in derselben Woche. Ein Wartungsagent ist im Festpreis enthalten und merkt, wenn eines der Systeme sein Format ändert. Welche Abstimmung bei Ihnen am meisten Zeit kostet, finden wir im kostenlosen Automations-Check heraus.

Die Empfehlung

Schreiben Sie beim nächsten Monatsabschluss mit, wofür die Zeit draufgeht, und zwar nach Systempaar: Bank gegen Buchhaltung, Warenwirtschaft gegen Rechnungen, Lieferant gegen Wareneingang. Das Paar mit den meisten Stunden ist der erste Kandidat für die tägliche Abstimmung. Die anderen kommen einzeln dazu, jedes als eigener Abschnitt mit eigenem Festpreis. Ein neues ERP brauchen Sie dafür nicht. Sie brauchen jemanden, der die Übersetzung zwischen Ihren Systemen jeden Tag erledigt, statt sie für den Monatsletzten aufzuheben.