Warum Datenqualität den Preis einer Automatisierung stärker bestimmt als die Software

Zwei Betriebe lassen denselben Ablauf automatisieren, die Auftragsannahme aus eingehenden Bestellungen. Der eine bekommt ein Angebot im unteren vierstelligen Bereich, der andere im oberen. Die eingesetzte Plattform ist in beiden Fällen dieselbe. Der Unterschied liegt fast immer im Zustand der Daten, mit denen die Automatisierung arbeiten soll.

Das ist die unbequeme Nachricht an dieser Stelle. Der größte Kostentreiber eines Automatisierungsprojekts liegt nicht beim Anbieter, sondern in Ihrem Haus, und er lässt sich vor jedem Angebot prüfen.

Der Abstand zwischen technisch korrekt und praktisch brauchbar

Adressen sind das deutlichste Beispiel. Angenommen, ein Sanitätshaus beliefert Kliniken und Pflegeeinrichtungen. In der Bestellung steht der Empfänger als ein Textblock, in dem Klinikname, Station, ansprechbare Person, Haus und Anlieferstelle untereinander stehen. Im Auftragssystem landen davon Firmenname, Straße und Ort. Alles dazwischen fällt weg, weil das Zielfeld vierzig Zeichen fasst und weil die Quelle keine getrennten Felder liefert.

Die Sendung wird zugestellt. Die Sendungsverfolgung meldet Erfolg, mit Uhrzeit und Empfängername. Das Paket liegt im zentralen Wareneingang, und niemand weiß, wohin damit. Formal war die Adresse korrekt und zustellbar, sie war nur nicht vollständig genug, um im Haus anzukommen.

Bei Beträgen fällt ein Fehler beim Abschluss auf, bei Terminen spätestens beim Kunden. Bei Adressen fällt er auf, wenn in der Logistik jemand anfängt, Fälle von Hand zu klären. Diese Handarbeit taucht in keiner Statistik auf. Sie wächst einfach mit.

Fließtext ist die teuerste Datenform

Der Ursprung fast aller dieser Probleme ist eine Entscheidung, die niemand bewusst getroffen hat. Eine Angabe wandert als Fließtext durch die Kette.

Das passiert schneller, als man denkt. Ein Kontaktformular hat ein dreizeiliges Feld für die Anschrift. Ein Portal liefert die Lieferadresse als einen einzigen Text mit Zeilenumbrüchen. Aus einer Bestellung im PDF-Format wird ein Block Text ausgelesen. In allen drei Fällen muss die Automatisierung raten, welche Zeile was bedeutet, und jedes Raten ist eine Regel, die jemand schreiben, testen und später pflegen muss.

Dasselbe gilt für andere Felder. Eine Menge ohne Einheit. Ein Liefertermin, der als Satz im Fließtext steht. Eine Artikelbezeichnung, in der die Verpackungsgröße steckt. Jedes dieser Felder ist einzeln günstig und in Summe der Grund, warum ein Projekt aus dem Rahmen läuft.

Was Sie an Ihren eigenen Daten ablesen können

Nehmen Sie hundert Vorgänge der letzten Wochen und zählen Sie drei Dinge.

Erstens, wie viele davon vollständig strukturiert ankamen, also mit getrennten Feldern für Kundennummer, Artikelnummer, Menge, Einheit und Lieferadresse. Zweitens, bei wie vielen jemand im Innendienst etwas ergänzt, korrigiert oder telefonisch nachgefragt hat. Drittens, welche Angaben regelmäßig nur im Fließtext stehen.

Kein anderes Dokument nützt Ihnen im Angebotsgespräch mehr. Es verwandelt die Frage, was das kostet, aus einer Schätzung in eine Rechnung, und es macht Angebote vergleichbar, weil alle Anbieter denselben Stand kennen.

Datenqualität ist keine Aufgabe der Automatisierung

Eine verbreitete Hoffnung lautet, die Automatisierung werde die Daten schon geradeziehen. Das ist möglich und in Grenzen sinnvoll, aber es ist die teurere Reihenfolge und in manchen Fällen die gefährlichere.

Eine Automatisierung, die Adressen still korrigiert, Mengen interpretiert oder Kundennummern rät, erzeugt genau die Fehlerklasse, die niemand bemerkt. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge. Zuerst festlegen, welche Felder ein Vorgang mindestens braucht, um automatisch bearbeitet zu werden. Dann alles, was diese Bedingung nicht erfüllt, in eine Klärliste legen statt in eine Vermutung.

Damit sinkt die Automatisierungsquote am Anfang, und genau das ist richtig. Eine Automatisierung, die achtzig Prozent der Vorgänge sicher erledigt und zwanzig Prozent sauber übergibt, ist mehr wert als eine, die hundert Prozent bearbeitet und bei fünf Prozent falsch liegt.

Das Zielsystem setzt die härteste Grenze

Datenqualität wird meist an der Quelle diskutiert. Die engere Stelle sitzt oft am anderen Ende. Ein Auftragssystem hat ein Feld für den Adresszusatz mit vierzig Zeichen und ein Feld für die Bestellreferenz des Kunden mit zwanzig. Was länger ist, wird abgeschnitten oder abgewiesen, je nach System, und beides ist ein Problem. Abgewiesen erzeugt einen Klärfall, abgeschnitten erzeugt einen stillen Fehler.

Klären Sie deshalb vor dem Bau, welche Feldlängen und Pflichtfelder das Zielsystem vorgibt und ob sich das erweitern lässt. Diese Auskunft bekommen Sie beim Hersteller in einem Telefonat. Sie entscheidet darüber, ob eine Information den Weg durch die Kette überhaupt überleben kann, und sie nachträglich zu berücksichtigen ist deutlich teurer, als sie vorher zu kennen.

Wo sich die Investition in Stammdaten wirklich lohnt

Nicht jedes Feld verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Lohnend ist die Arbeit dort, wo ein Fehler nach außen wirkt oder Geld bewegt. Lieferadressen samt Zusatz und Anlieferstelle, Mengeneinheiten und Umrechnungsfaktoren, Kundennummern und Zahlungskonditionen.

Weniger lohnend ist die Vollständigkeit von Feldern, die ohnehin nur intern gelesen werden. Wer den Unterschied vorab macht, spart mehr als jede Verhandlung über den Tagessatz.

Die Empfehlung

Klären Sie vor dem ersten Angebot zwei Dinge schriftlich. Welche Felder ein Vorgang mindestens enthalten muss, damit er automatisch laufen darf. Und wer im Haus entscheidet, was mit Vorgängen passiert, die diese Bedingung nicht erfüllen.

Mit diesen beiden Festlegungen bekommen Sie vergleichbare Angebote statt Hausnummern. Ohne sie bezahlen Sie einen Puffer, den der Anbieter einrechnen muss, weil er den Zustand Ihrer Daten nicht kennt.

Sophera Consulting sieht sich vor dem Angebot echte Vorgänge an, hält Pflichtfelder, Klärwege und Ausnahmen schriftlich fest und nennt erst danach einen Festpreis, ohne Abo. Den Einstieg dafür gibt es kostenlos im Automations-Check.