Woran Sie erkennen, ob eine Automatisierung zuverlässig gebaut ist

Eine Automatisierung, die ausfällt, ist das kleinere Problem. Ein Ausfall meldet sich, jemand schaut nach, der Fall ist am selben Tag erledigt. Teuer sind die Abläufe, die weiterlaufen und dabei falsche Ergebnisse produzieren, ohne dass eine einzige Fehlermeldung entsteht. Diese Fälle fallen erst auf, wenn ein Kunde reklamiert, eine Zahl im Bericht nicht zum Gefühl passt oder der Abschluss nicht aufgeht.

Der Unterschied zwischen beiden Bauweisen ist im Angebot nicht zu sehen, im Preis dagegen sehr wohl. Wer vor der Beauftragung die richtigen Fragen stellt, kann ihn sichtbar machen.

Zeitpläne sind keine Abhängigkeiten

Der häufigste Baufehler in Automatisierungen ist ein Zeitplan, der eine Reihenfolge nur behauptet.

Ein typisches Bild wäre folgendes: Ein Ablauf zieht nachts um zwei die Umsätze aus dem Warenwirtschaftssystem in eine Auswertungstabelle. Ein zweiter Ablauf verschickt um sechs Uhr den Tagesbericht. Der zweite hängt vom ersten ab, aber diese Abhängigkeit steht nirgends. Sie besteht nur darin, dass vier Stunden dazwischen liegen und das bisher gereicht hat.

Solange der erste Ablauf zwanzig Minuten braucht, funktioniert das. Am Monatsende, wenn deutlich mehr Datensätze anfallen, braucht er fünf Stunden. Dann verschickt der zweite Ablauf pünktlich einen Bericht mit dem Stand von gestern. Er meldet keinen Fehler, denn aus seiner Sicht ist nichts passiert. Er hat gelesen, was da war.

Genau dieses Muster wiederholt sich überall dort, wo mehrere Abläufe zusammenarbeiten. Der Puffer wird nach dem Normalfall bemessen und versagt im Ausnahmefall, also genau dann, wenn die Zahlen wichtig sind.

Die saubere Bauweise koppelt über Fertigstellung statt über die Uhr. Der zweite Ablauf startet, wenn der erste gemeldet hat, dass er fertig ist. Läuft der erste nicht, startet der zweite nicht, und jemand erfährt davon. Das ist kein Mehraufwand von Wochen, sondern von Stunden. Es setzt allerdings voraus, dass jemand die Abhängigkeit überhaupt erkannt hat.

Vier Fragen, die den Unterschied sichtbar machen

Sie müssen keine Zeile Code lesen können, um die Bauweise zu beurteilen. Vier Fragen genügen, und sie lassen sich in jedem Angebotsgespräch stellen.

Was passiert, wenn ein Lauf ausfällt? Die schlechte Antwort lautet, dass er beim nächsten planmäßigen Termin wieder startet. Dann fehlt der ausgefallene Zeitraum dauerhaft. Die gute Antwort beschreibt, wie der Ablauf nachholt, was er verpasst hat, und wie er merkt, dass er etwas verpasst hat.

Was passiert, wenn derselbe Vorgang zweimal ankommt? Doppelte Verarbeitung ist der Standardfehler bei Wiederholungen nach einem Abbruch. Ein Ablauf, der zweimal dieselbe Rechnung schreibt oder zweimal dieselbe Bestellung auslöst, richtet mehr Schaden an als einer, der gar nicht läuft. Die gute Antwort nennt ein Merkmal, an dem der Ablauf einen bereits verarbeiteten Vorgang wiedererkennt.

Woran erkennt der Ablauf, dass seine Eingangsdaten unvollständig sind? Ein Ablauf, der beim leeren Ergebnis fröhlich weitermacht, ist der teuerste Bautyp überhaupt. Die gute Antwort beschreibt eine Plausibilitätsprüfung: Ein Bericht ohne Umsätze wird nicht verschickt, sondern gemeldet.

Wer erfährt von einem Fehler, und in welchem Kanal? Eine Meldung an ein Sammelpostfach, in das nach zwei Wochen niemand mehr schaut, ist keine Benachrichtigung. Die gute Antwort nennt eine Rolle im Haus, nicht ein Postfach.

Warum das eine Preisfrage ist und keine technische

Diese vier Punkte sind der Grund, warum zwei Angebote für denselben Prozess weit auseinanderliegen können. Die Fachlogik ist in beiden Fällen dieselbe und in wenigen Tagen gebaut. Der Unterschied liegt in dem, was darum herum entsteht: Wiederanlauf, Schutz gegen doppelte Verarbeitung, Plausibilitätsprüfungen, verständliche Protokolle und eine Meldung an die richtige Person.

Dieser Teil kann den Aufwand verdoppeln. Ob er nötig ist, hängt allein davon ab, was schlimmstenfalls passiert. Ein Ablauf, der eine interne Notiz schreibt, darf gelegentlich danebenliegen. Ein Ablauf, der Rechnungen stellt, Bestellungen auslöst, Liefertermine zusagt oder Zahlen an die Geschäftsführung meldet, darf das nicht.

Sagen Sie deshalb im Angebotsgespräch, was der schlimmste denkbare Fehler wäre. Daran bemisst sich, wie viel Absicherung gebaut werden muss, und daran wird ein Preis erst vergleichbar.

Bestehende Abläufe lassen sich in einer Stunde prüfen

Wenn bei Ihnen bereits Automatisierungen laufen, brauchen Sie für eine erste Einschätzung keinen Anbieter.

Listen Sie auf, welche Abläufe zeitgesteuert starten und was jeder von ihnen als Eingangsdaten erwartet. Überall dort, wo ein Ablauf Daten liest, die ein anderer Ablauf vorher schreibt, haben Sie eine versteckte Abhängigkeit gefunden. Prüfen Sie dann, wie lange der schreibende Ablauf am stärksten belasteten Tag des Monats tatsächlich braucht. Ist der Abstand zum nächsten Ablauf kleiner als das Doppelte dieser Zeit, ist der Puffer zu knapp.

Das kostet eine Stunde und liefert Ihnen eine Liste, die im Gespräch mit jedem Anbieter wertvoller ist als jede Leistungsbeschreibung.

Sophera Consulting geht bei jedem Projekt genau diese Punkte durch, bevor ein Preis genannt wird: Abhängigkeiten, Wiederanlauf, doppelte Verarbeitung und Meldewege werden schriftlich festgehalten und dann zum Festpreis gebaut, ohne Abo und mit Dokumentation zur Übergabe. Den Einstieg gibt es kostenlos im Automations-Check.

Die Empfehlung

Bewerten Sie ein Angebot nicht danach, ob der beschriebene Ablauf funktioniert, wenn alles gut geht. Das tut er in jedem Angebot. Bewerten Sie es danach, ob es beschreibt, was bei Ausfall, Wiederholung und leeren Daten geschieht und wer davon erfährt.

Ein Anbieter, der diese Fragen von sich aus stellt, kalkuliert. Ein Anbieter, der sie überhört, hat den Normalfall kalkuliert, und den Rest bezahlen Sie später.