Medikamentenbestellung in der Klinik automatisieren, von der Station bis zur Apotheke

Ein Mindestbestand im Warenwirtschaftssystem, und die Bestellung der Station läuft von allein. So wird das Thema in vielen Häusern abgehakt. Wer die Medikamentenbestellung in der Klinik automatisieren will, kommt mit dieser Idee nicht weit. Was eine Station braucht, hängt an der Belegung, an den Verordnungen der nächsten Tage und am Liefertag der Apotheke. Eine feste Zahl im Schrank kennt nichts davon. Also zählt die Pflege weiter, schätzt weiter und telefoniert hinterher, wenn am Samstag das Heparin knapp wird.

Ein Agent rechnet mit genau diesen Angaben. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt das folgende Beispiel. Es ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Die automatisierte Bestellung von Medikamenten und die Früherkennung ungewöhnlicher Apothekenbewegungen gehören aber zu den Projekten, die wir für Klienten umsetzen.

Medikamentenbestellung in der Klinik automatisieren, an einem Beispiel

Angenommen, ein Krankenhaus mit rund 400 Betten versorgt seine Stationen aus der eigenen Klinikapotheke. Jede Station hat einen Stationsvorrat mit einem festgelegten Sollbestand je Präparat. Zweimal pro Woche zählt eine Pflegekraft den Schrank durch, trägt die Fehlmengen in die Anforderung ein und schickt sie an die Apotheke. Auf einer internistischen Station mit 32 Betten kostet das gut eine Dreiviertelstunde. Und die Zahl im Formular bleibt eine Schätzung, denn was bis zur nächsten Lieferung verbraucht wird, weiß niemand genau.

Im Beispiel ist die Station seit Montag voll belegt. Drei Patienten sind mit einer neu angesetzten Heparin-Prophylaxe dazugekommen, die Apotheke liefert am Wochenende nicht, und die Anforderung für Donnerstag steht an.

Sechs Schritte von der Station bis zur Lieferung

1. Den Bestand kennen

Wo die Station Entnahmen scannt oder ein Schranksystem mit Buchung hat, liest der Agent den Bestand dort ab. Wo nicht, bleibt die Zählung, aber sie wird kürzer: Die Pflegekraft tippt die Mengen in eine Liste auf dem Tablet, und der Agent ordnet sie den Artikeln zu. Das Formular mit Artikelnummern abschreiben muss niemand mehr.

2. Den Bedarf aus den Verordnungen rechnen

Diesen Schritt kann ein Mindestbestand nicht leisten. Der Agent liest im Klinikinformationssystem die aktuellen Verordnungen der Station und rechnet hoch, was bis zur übernächsten Lieferung gebraucht wird. Der Sollbestand für das Heparin stammt aus einer Zeit mit halber Belegung. Der Agent erhöht die Menge für diese Lieferung und schreibt den Grund dazu: "3 neue Verordnungen seit Montag, keine Lieferung Samstag und Sonntag."

Dafür sieht der Agent Patientendaten. Deshalb läuft das Modell in diesem Fall auf der Hardware der Klinik, und die Verordnungen verlassen das Haus nicht. In der Bestellung selbst stehen am Ende nur Artikel und Mengen. Wie wir in der Klinik die Daten nach Bauweise trennen, steht im Beitrag zu KI-Agenten, die DSGVO-konform laufen.

3. Mit der Hausliste abgleichen

Jede Klinik führt eine Arzneimittelliste, auf die sich Ärzte und Apotheke geeinigt haben. Steht in einer Verordnung ein Präparat, das dort fehlt, etwa weil ein Patient seine Hausmedikation mitgebracht hat, bestellt der Agent es nicht einfach mit. Er setzt das gelistete Präparat mit demselben Wirkstoff als Vorschlag in die Anforderung und markiert die Position. Ob ausgetauscht wird, entscheiden Apotheke und Stationsarzt.

4. Die Anforderung als Entwurf

Im Apotheken- oder Warenwirtschaftssystem legt der Agent die Anforderung im Status "zu prüfen" an. An jeder Position steht, woher die Menge kommt: aus dem Sollbestand, aus den Verordnungen, aus dem Lieferkalender oder aus der Zählung. Betäubungsmittel bleiben in ihrem eigenen Anforderungsverfahren, dort erinnert der Agent nur daran, dass der Bestand zur Neige geht.

5. Freigabe auf der Station

Die Stationsleitung sieht die Anforderung mit den markierten Positionen oben. Die unauffälligen gibt sie mit einem Klick frei, bei den markierten steht der Grund daneben. Aus der Dreiviertelstunde mit Zählliste werden ein paar Minuten Durchsehen. Entschieden wird weiter auf der Station.

6. Die Apotheke sieht alle Stationen auf einmal

In der Apotheke laufen die freigegebenen Anforderungen aller Stationen zusammen. Der Agent macht daraus die Kommissionierliste und gleicht sie mit dem eigenen Lager und den offenen Bestellungen beim Großhandel ab. Meldet ein Lieferant einen Engpass, stehen die betroffenen Stationen und die gelisteten Alternativen schon auf der Liste, bevor das erste Telefon klingelt. Die Bestellung beim Großhandel bereitet der Agent nach derselben Logik vor, freigegeben wird sie in der Apotheke.

Was die Apotheke nebenbei sieht

Wer jede Anforderung mit Belegung und Verordnungen abgleicht, merkt auch, wo die Zahlen nicht zusammenpassen. Das ist der zweite Teil des Projekts, die Früherkennung ungewöhnlicher Apothekenbewegungen. Im Beispiel fallen drei Dinge auf:

• Eine Station fordert seit drei Lieferungen deutlich mehr von einem Schmerzmittel an, als ihre Verordnungen erklären.
• Ein teures Präparat geht weiter an eine Station, auf der seit Tagen niemand mehr eine Verordnung dafür hat. Die Packungen liegen dort, bis sie verfallen.
• Ein Patient mit einer Spezialmedikation ist entlassen, die Restmenge kommt aber nicht an die Apotheke zurück.

Hinter solchen Abweichungen steckt meist etwas Harmloses: ein Zählfehler, eine neue Patientengruppe, ein Sollbestand, den niemand angepasst hat. Der Agent beschuldigt niemanden. Er schreibt die Auffälligkeit mit Zahlen auf eine Liste für die Apotheke, und die klärt sie mit der Station. Ohne diesen Abgleich fällt so etwas oft erst bei der Inventur auf.

Was vorher geklärt wird

Der Agent braucht einen Lesezugang zu den Verordnungen im KIS, einen Zugang zum Apotheken- oder Warenwirtschaftssystem, die Hausliste und den Lieferkalender. Dazu kommt je eine Person aus Pflege und Apotheke, die die Hausregeln kennt: wie viel Reserve über das Wochenende, welche Positionen der Agent nie von sich aus erhöht. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder die Mitarbeitervertretung dazugehört, klären wir vorher gemeinsam. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit.

Der Aufbau selbst ist kurz. Ein solcher Agent steht in ein bis zwei Tagen, der Test mit echten Anforderungen einer Station läuft in derselben Woche.

Unsere Empfehlung: mit einer Station anfangen

Fangen Sie nicht mit dem ganzen Haus an, sondern mit einer Station, auf der viel Bewegung ist und deren Leitung den Zählaufwand aus eigener Hand kennt. Nach den ersten Lieferungen sehen Sie dort, ob die gerechneten Mengen näher am Verbrauch liegen als die geschätzten. Dann kommen weitere Stationen dazu. Die Apotheke hat ab der zweiten Station mehr davon, weil sich die Anforderungen dann vergleichen lassen.

Sophera Consulting baut solche Bestellagenten für Kliniken zum Festpreis und ohne Abo, auf Wunsch mit dem Modell auf der Hardware der Klinik. Der Wartungsagent, der den Betrieb überwacht, ist im Festpreis enthalten. Welche Station sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen, klären wir im kostenlosen Automations-Check.