Was ein Agent bei Personalmangel in der Klinikverwaltung und Pflege abnimmt

97 Prozent der Allgemeinkrankenhäuser hatten 2023 Probleme, offene Pflegestellen auf den Allgemeinstationen zu besetzen. Das hat das Deutsche Krankenhausinstitut in seinem Krankenhaus Barometer erhoben. Eine offene Pflegestelle bleibt dort im Mittel rund ein halbes Jahr frei, bundesweit fehlen hochgerechnet etwa 20.600 Vollkräfte allein auf den Allgemeinstationen. Auf der Liste der Gegenmaßnahmen, die das Institut selbst aufstellt, steht neben Ausbildung und Anwerbung auch der Abbau von Dokumentation und Administration.

Zusammen mit der Digitalisierung, die auf derselben Liste steht, ist das der Hebel, den eine Klinik ohne einen einzigen neuen Bewerber ansetzen kann. Ein Agent übernimmt dabei die Schreibarbeit, die heute zwischen zwei Patienten erledigt wird oder bis zum Schichtende liegen bleibt. Die Menschen im Team bleiben dieselben, sie tippen nur weniger.

Bei Personalmangel in Klinikverwaltung und Pflege bleibt zuerst das Schreiben liegen

Fehlt auf einer Station eine Kraft, verteilt das Team ihre Arbeit auf die übrigen. Was am Patienten passieren muss, passiert. Liegen bleibt, was sich auf später schieben lässt: der Pflegebericht, die Bilanz, die Übergabenotiz, die Bestellung beim Lieferanten, der Bericht für die Pflegedirektion. Das landet am Schichtende oder auf dem Schreibtisch der Stationsleitung, die selbst mit im Dienstplan steht.

Genau diese Arbeit kann ein Agent vorbereiten, und zwar so, dass am Ende ein Mensch mit einem Blick bestätigt statt zu tippen. Am deutlichsten wird das am Pflegebericht.

Der Pflegebericht per Diktat, durchgespielt

Das folgende Beispiel ist konstruiert, freigegebene Kundenreferenzen haben wir bisher keine. Das Diktat von Pflegeberichten mit Maßnahmendokumentation gehört aber zu den Projekten, die wir für Klienten umsetzen. Das Beispiel zeigt, wie ein solcher Ablauf aufgebaut ist.

Angenommen, ein Träger betreibt sechs Krankenhäuser mit zusammen rund 3.000 Beschäftigten. In einem der Häuser hat die internistische Station 28 Betten, im Spätdienst arbeiten dort drei Pflegekräfte. Eine davon kommt um 17 Uhr aus einem Zimmer, in dem sie eine Patientin mobilisiert und einen Verband gewechselt hat.

1. Patient wählen, sprechen

Auf dem Diensthandy wählt sie die Patientin aus der Belegungsliste der Station und spricht: "An die Bettkante mobilisiert, zweimal, gut toleriert. Verbandwechsel linker Unterschenkel, Wundrand gerötet, Stationsarzt informiert. Hat 800 Milliliter getrunken, isst wenig." Das dauert so lange wie der Satz. Die Zuordnung zur Patientin geschieht durch die Auswahl, nicht durch das, was im Diktat gesagt wird. Damit kann ein verwechselter Name keinen falschen Eintrag erzeugen.

2. Abschrift im eigenen Haus

Die Aufnahme geht an einen Server im Rechenzentrum der Klinik. Dort läuft das Sprachmodell, das die Abschrift erstellt. Die Aufnahme verlässt das Haus nicht, und für Sprache vom Krankenbett ist das die Bauweise, die wir empfehlen.

3. Sortieren in die Felder der Dokumentation

Der Agent zerlegt die Abschrift in das, was die Pflegedokumentation getrennt führt. Mobilisation und Verbandwechsel sind Maßnahmen aus dem Maßnahmenplan, er setzt sie mit Uhrzeit als durchgeführt. Die 800 Milliliter gehen in die Ein- und Ausfuhrbilanz. Der gerötete Wundrand, die Information an den Arzt und das schlechte Essen werden zum Berichtstext, in der Sprache, die die Station für Berichte verwendet.

4. Lücken markieren statt ergänzen

Der Maßnahmenplan der Patientin sieht eine Lagerung alle zwei Stunden vor. Im Diktat kommt sie nicht vor. Der Agent hakt sie nicht ab, auch wenn sie vermutlich stattgefunden hat. Er markiert: "Lagerung 16 Uhr nicht erwähnt." Dokumentiert wird nur, was gesagt wurde. Das gilt genauso für Medikamentennamen und Dosierungen. Ist ein Wort in der Aufnahme nicht eindeutig zu verstehen, etwa weil im Hintergrund ein Monitor piept, rät der Agent nicht. Er markiert die Stelle und legt den Ausschnitt der Aufnahme daneben.

5. Freigabe durch die Pflegekraft

Bevor sie ins nächste Zimmer geht oder spätestens vor Dienstende sieht die Pflegekraft den Entwurf: Maßnahmen, Bilanzwert, Berichtstext, die markierte Lagerung. Sie ergänzt "Lagerung 16 Uhr rechts" mit einem zweiten kurzen Diktat und bestätigt. Erst dann steht der Eintrag in der Akte. Die Dokumentation bleibt ihre, der Agent hat ihr das Tippen und das Suchen nach dem richtigen Feld abgenommen.

6. Die Übergabe schreibt sich mit

Um 21 Uhr stellt der Agent aus allen freigegebenen Einträgen der Schicht eine Übergabeliste für den Nachtdienst zusammen. Bei der Patientin steht dort: Wundrand gerötet, Arzt informiert, Rückmeldung offen; Trinkmenge 800 Milliliter, isst wenig. Die Übergabe selbst bleibt das Gespräch zwischen zwei Pflegekräften. Es fängt nur nicht mehr damit an, dass jemand die Akte durchblättert.

Vom ersten Haus auf alle sechs

Bei sechs Häusern läuft der Agent nicht sechsmal. Er läuft einmal auf einem Server im zentralen Rechenzentrum, und jedes Haus bekommt seinen Zugang zur eigenen Belegungsliste und Pflegedokumentation. Von Haus zu Haus unterscheiden sich vor allem die Maßnahmenpläne und die Art, wie Stationen ihre Berichte formulieren. Das legen wir je Station fest, bevor sie dazukommt. Jede weitere Station verwendet denselben Server und dieselben Zugänge, neu ist nur ihre eigene Festlegung.

Eine Schwerpunktklinik setzt andere Prioritäten. Angenommen, eine berufsgenossenschaftliche Unfallklinik hat rund 600 Betten in gut 20 Kliniken und Fachabteilungen. Auf ihren unfallchirurgischen Stationen gehören Wundverläufe, Verbandwechsel und Mobilisation nach Operationen zum Alltag, also genau die Einträge aus dem Beispiel oben. Dort beginnen wir auf der Station, die je Schicht die meisten Verbandwechsel dokumentiert. Bei gut 20 Fachabteilungen wird zudem das Reporting für Stationsleitungen und Pflegedirektion schnell zur eigenen Aufgabe, weil jede Abteilung ihre Zahlen ein wenig anders braucht.

Was die Stationsleitung zurückbekommt

Die Stationsleitung trägt bei Personalmangel doppelt: Sie springt im Dienst ein, und die Leitungsaufgaben warten trotzdem. Zwei davon gehören ebenfalls zu den Projekten, die wir für Klienten umsetzen.

Das Reporting für Stationsleitungen stellt der Agent jeden Morgen zusammen: aktuelle Belegung, geplante Entlassungen und Aufnahmen, Einträge aus der Nacht, die noch auf Freigabe warten, offene Bestellungen. Die Zahlen kommen aus den Systemen, in denen sie ohnehin stehen. Bisher sammelt sie jemand von Hand aus mehreren Masken zusammen.

Bei der Terminierung von Mitarbeitergesprächen liest der Agent den Dienstplan, sucht Zeitfenster, in denen Leitung und Mitarbeiterin beide im Dienst sind und die Station trotzdem besetzt bleibt, und legt der Stationsleitung drei Vorschläge mit fertigem Einladungstext vor. Sie wählt einen aus, die Einladung geht raus. Wird der Dienstplan geändert, meldet der Agent, welcher Termin dadurch kollidiert.

In der Verwaltung sieht das Muster genauso aus. Wie ein Agent Anfragen an die Patientenverwaltung vorbereitet, haben wir hier durchgespielt, die Bestellung von Implantaten und Endoprothesen hier.

Entlastung statt Ersatz

Je nach Prozess sparen wir 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Bei Personalmangel ist die Zahl aber nicht der eigentliche Punkt. Wer die Stelle seit einem halben Jahr nicht besetzen kann, spart kein Gehalt ein. Er gibt den Menschen, die da sind, Zeit für die Arbeit zurück, für die sie eingestellt wurden. In der Pflege ist das die Zeit am Patienten.

Sophera Consulting baut solche Agenten für Kliniken zum Festpreis und ohne Abo. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Die Modelle laufen auf Wunsch auf Ihrer eigenen Hardware, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit, und jeder Agent bekommt einen Wartungsagenten, der den Betrieb überwacht. Welche Station und welcher Ablauf zuerst dran sind und was Datenschutzbeauftragte und Mitarbeitervertretung vorher sehen möchten, klären wir gemeinsam im kostenlosen Automations-Check.

Unsere Empfehlung

Beginnen Sie mit dem Pflegebericht auf einer einzigen Station, und zwar auf der, die am stärksten unterbesetzt ist. Bei mehreren Häusern heißt das: ein Haus, eine Station. Dort kommt jede gesparte Minute bei denselben Menschen an, die Ihnen gerade fehlen. Halten Sie vorher eine Woche lang fest, wie lange die Dokumentation nach Schichtende dauert, und danach noch einmal. Dazu kommt die Zahl der Entwürfe, die die Pflegekräfte unverändert bestätigen. Mit diesen beiden Zahlen entscheiden Sie, welche Station als nächste dazukommt. Das Reporting der Stationsleitung läuft danach auf demselben Server und denselben Zugängen.