Rechnungsprüfung im Großhandel automatisieren fängt bei der Auftragsbestätigung an

Die meisten Projekte, mit denen Großhändler die Rechnungsprüfung automatisieren, fangen bei der Rechnung an. Ein Programm liest das PDF oder die E-Rechnung aus, hält die Positionen gegen die Bestellung und gibt frei, was übereinstimmt. Das wirkt wie der naheliegende Weg, und wir halten es für die falsche Reihenfolge. Wenn Sie die Rechnungsprüfung im Großhandel automatisieren, ist die Rechnung der letzte Beleg einer Kette. Ob sie stimmt, lässt sich nur sagen, wenn vorher festgehalten wurde, was der Lieferant zugesagt hat und welcher Preis tatsächlich gilt.

Dieser Artikel spielt eine solche Kette an einem ausgedachten Beispiel durch. Sie hat vier Glieder, und jedes gibt ein geprüftes Ergebnis an das nächste weiter. Bei jedem Glied steht dabei, ob es einen Agenten mit Sprachmodell braucht oder ob eine feste Regel genügt.

Warum die Rechnungsprüfung im Großhandel an der falschen Stelle automatisiert wird

Eine Bestellung hält fest, was Ihr Einkauf zu welchem Preis haben wollte. Zwischen diesem Stand und der Rechnung passiert im Großhandel einiges, und vieles davon ist in Ordnung. Der Lieferant hat vor drei Wochen eine Preiserhöhung angekündigt, die im Artikelstamm noch fehlt. Ein Artikel ist knapp und kommt in zwei Lieferungen. Die Bestellung lag unter der frachtfreien Grenze, also wird Fracht berechnet.

Eine Prüfung, die nur Rechnung und Bestellung vergleicht, meldet all das als Abweichung. Dann bleiben zwei schlechte Möglichkeiten. Entweder landet ein großer Teil der Rechnungen wieder in der Buchhaltung, wo jemand jede Differenz von Hand nachrecherchiert, oder Sie setzen die Toleranz so hoch, dass berechtigte und unberechtigte Abweichungen gemeinsam durchlaufen. Für beides haben Sie die Automatisierung nicht bezahlt.

Der Ausweg ist ein Vergleichswert, der unterwegs mitwächst. Jede zulässige Änderung zwischen Bestellung und Rechnung wird dort festgehalten, wo sie entsteht, mit Beleg und mit dem Namen der Person, die sie angenommen hat. Geprüft wird die Rechnung am Ende gegen diesen Stand und nicht mehr gegen die ursprüngliche Bestellung.

Das Beispiel

Angenommen, ein Großhändler für Sanitär- und Heizungsbedarf bestellt am Montag bei einem Armaturenhersteller drei Positionen: 200 Pressfittings, 40 Heizkörperventile und 10 Ausdehnungsgefäße. Die Einkaufspreise in der Bestellung kommen aus dem Artikelstamm. Mit dem Hersteller besteht eine Jahresvereinbarung, nach der die Preise für Heizkörperventile bis zum 31. Dezember fest sind. Vor drei Wochen hat der Hersteller per Rundschreiben vier Prozent Preiserhöhung ab dem Monatsersten angekündigt. Das Rundschreiben liegt im Postfach des Einkaufs, im Artikelstamm hat es noch niemand eingetragen.

Namen, Mengen und Konditionen sind erfunden. Sie sollen zeigen, an welcher Stelle welche Arbeit anfällt.

Erstes Glied: Die Auftragsbestätigung wird gelesen

Am Dienstag kommt die Auftragsbestätigung als PDF. Ein Agent ordnet sie über die Bestellnummer der Bestellung zu. Fehlt die Nummer, sucht er über Lieferant, Artikelnummern und Mengen und legt den wahrscheinlichen Treffer einem Menschen vor, statt ihn selbst anzunehmen. Dann vergleicht er jede Position in vier Punkten: Artikel, Menge, Preis und Liefertermin.

Im Beispiel kommen dabei drei Befunde heraus. Pressfittings und Heizkörperventile sind jeweils vier Prozent teurer als bestellt. Bei den Ausdehnungsgefäßen stimmt der Preis, bestätigt sind aber 6 Stück in dieser Woche und 4 in drei Wochen.

Über keinen dieser Befunde entscheidet der Agent. Er schickt dem zuständigen Einkäufer einen Vorschlag: Die Position Ausdehnungsgefäße wird in zwei Liefereinteilungen mit eigenem Termin geteilt, und der spätere Termin geht an die Disposition. Die beiden Preisabweichungen reicht er an das zweite Glied weiter. Was der Einkäufer bestätigt, wird zum neuen Sollwert für die Rechnung. Was er ablehnt, bleibt offen und geht als Rückmeldung an den Lieferanten. Welche Abweichungen in Auftragsbestätigungen üblich sind und warum diese Belege so oft ungelesen im Ordner landen, steht im Artikel Der Lieferant bestätigt etwas anderes, als Sie bestellt haben.

An dieser Stelle lohnt sich ein Sprachmodell. Auftragsbestätigungen sehen bei jedem Lieferanten anders aus. Teilmengen stehen mal in einer Zeile und mal in dreien, und ein Hinweis wie "Preis gemäß Rundschreiben" steht gern im Fußtext. Ist der Beleg einmal gelesen, erledigt eine feste Regel den Vergleich.

Zweites Glied: Welcher Einkaufspreis gilt

Dass die Bestätigung einen höheren Preis nennt, sagt noch nichts darüber, ob er berechtigt ist. Das klärt das zweite Glied. Es braucht dafür die Konditionen des Lieferanten in einer Form, die sich abfragen lässt: Preisliste mit Gültigkeitsdatum, Preisbindungen aus der Jahresvereinbarung, Mengenstaffeln, frachtfreie Grenze und Zuschläge.

Für die Pressfittings findet die Prüfung das Rundschreiben und keine Preisbindung, die Erhöhung ist also gedeckt. Der Einkäufer bestätigt sie, der neue Einkaufspreis geht in den Artikelstamm, und der Vertrieb bekommt einen Hinweis, dass die Marge auf diesem Artikel gesunken ist. Was ohne diesen Hinweis mit den Verkaufspreisen passiert, beschreibt der Artikel über fünf Stellen, an denen Großhändler Marge verlieren.

Bei den Heizkörperventilen findet die Prüfung dasselbe Rundschreiben, dazu aber die Preisbindung bis Jahresende. Hier ist die Erhöhung nicht gedeckt. Der Agent formuliert eine Rückfrage an den Lieferanten mit Verweis auf die Vereinbarung, und der Einkäufer gibt sie frei, bevor sie rausgeht. Als Sollwert für die Rechnung bleibt der alte Preis stehen.

Die meiste Arbeit steckt in diesem Glied vor dem Start. Bei vielen Großhändlern stehen die Konditionen als Fließtext in Jahresvereinbarungen, in Rundschreiben und in Mailverläufen. Ein Sprachmodell kann sie beim ersten Erfassen herausziehen. Gegenlesen sollte trotzdem jemand, der die Vereinbarung verhandelt hat, weil Ausnahmen gern in einem Nebensatz stehen. Für die zehn umsatzstärksten Lieferanten ist das nach grober Schätzung eine Sache von einigen Tagen.

Drittes Glied: Was angekommen ist

Am Donnerstag kommen die Pressfittings, die Ventile und 6 Ausdehnungsgefäße, und das Lager bucht den Wareneingang. Für jede Position zählt die Kette vier Mengen mit: bestellt, bestätigt, geliefert und berechnet. Dieses Glied kommt ohne KI aus, setzt aber voraus, dass das Lager am selben Tag bucht. Wird der Wareneingang erst freitags gesammelt für die ganze Woche nachgetragen, wartet jede Rechnung bis dahin. Warum der Wareneingang im Abgleich nicht fehlen darf, erklärt der Artikel zum Abgleich von Lieferschein und Rechnung.

Viertes Glied: Die Rechnung

Am Freitag kommt die Rechnung. Das Auslesen ist hier der kleinere Teil, bei einer strukturierten E-Rechnung fällt es fast weg. Abgeglichen wird jede Position gegen den Stand, den die ersten drei Glieder aufgebaut haben.

Gegen die ursprüngliche Bestellung wären die Pressfittings mit ihrem Aufschlag eine Abweichung. Gegen den bestätigten Preis stimmen sie, und die Position läuft durch. Auch die Heizkörperventile tragen den Aufschlag, obwohl die Rückfrage beim Lieferanten noch offen ist. Diese Position wird gesperrt, mit Verweis auf Rückfrage und Preisbindung. Für die Ausdehnungsgefäße berechnet der Hersteller 10 Stück, angekommen sind 6, also bleibt auch diese Position hängen. Zuletzt steht eine Frachtpauschale von 35 Euro auf der Rechnung, obwohl der Bestellwert über der frachtfreien Grenze aus den Konditionen lag. Auch sie wird gesperrt.

Bei der Buchhaltung kommen damit drei Fälle an, jeder mit Grund und den passenden Belegen. Niemand muss eine Rechnung mit vier Differenzen selbst auseinandernehmen. Was freigegeben ist, geht in den Zahlungsvorschlag, sortiert nach dem Ende der Skontofrist. Für die gesperrten Positionen bereitet der Agent eine Rückmeldung an den Lieferanten vor, die jemand prüft und abschickt.

Warum eine Kette und nicht ein großer Agent

Man könnte alle vier Schritte einem einzigen Agenten übertragen, der am Ende über die Rechnung urteilt. Wir bauen lieber eine Kette, vor allem weil jedes Glied einen eigenen Verantwortlichen hat. Über Bestätigungen und Konditionen entscheidet der Einkauf, den Wareneingang bucht das Lager, die Zahlung gibt die Buchhaltung frei. Macht ein Glied einen Fehler, zeigt sein Protokoll, wo er entstanden ist, und die zuständige Person behebt ihn dort. Erledigt ein Agent alles in einem Durchlauf, landet jede Rückfrage in der Buchhaltung, auch wenn die Ursache im Einkauf liegt.

Außerdem lässt sich eine Kette Glied für Glied einführen. Das erste Glied bringt schon allein etwas, weil verschobene Liefertermine Tage früher bei der Disposition ankommen. Die Rechnungsprüfung am Ende wird mit jedem weiteren Glied genauer.

Eine Grenze gilt für alle Glieder gleich. Das Sprachmodell liest Belege und formuliert Vorschläge. Ob ein Preis gilt und ob eine Position bezahlt oder gesperrt wird, entscheiden Regeln und Menschen.

Was die Kette nicht leisten kann

Konditionen, die nirgends stehen, kann keine Prüfung kennen. Hat der Außendienst des Herstellers am Telefon einen Sonderpreis zugesagt und gibt es dazu keine Mail, sperrt die Kette die Rechnung zu Recht, und jemand muss nachfassen. Das nervt am Anfang. Auf Dauer ist es ein guter Anlass, solche Zusagen schriftlich zu verlangen.

Rechnen Sie außerdem mit einer Anlaufzeit. In den ersten Wochen landen mehr Belege beim Menschen als später, weil Konditionen fehlen oder ein Lieferant seine Bestätigungen ungewöhnlich aufbaut. Wie viele es sind, hängt stark davon ab, wie vollständig Ihre Konditionsdaten sind. Eine ehrliche Zahl dazu kann Ihnen erst jemand nennen, der eine Stichprobe Ihrer eigenen Belege gesehen hat.

Womit Sie anfangen sollten

Nehmen Sie die letzten 50 Eingangsrechnungen, die in der Prüfung hängen geblieben sind, und notieren Sie zu jeder die Ursache. Stand die Abweichung in den meisten Fällen schon in der Auftragsbestätigung, beginnt die Kette dort. Hängen viele Fälle an Preisen, die niemand zuordnen konnte, sind zuerst die Konditionen Ihrer zehn größten Lieferanten dran. Und wenn vor allem die Mengen nicht stimmen, liegt das Problem meist bei der Wareneingangsbuchung. Mit dem automatischen Auslesen der Rechnung würden wir erst anfangen, wenn keine dieser Ursachen überwiegt.

Wenn Sie diese Auswertung nicht allein machen wollen, geht Sophera Consulting sie im kostenlosen Automations-Check mit Ihnen durch. Die Agenten-Kette bauen wir danach zum Festpreis und ohne Abo, beginnend mit dem Glied, das in Ihrem Haus den meisten Klärungsaufwand verursacht.