Die Voraussetzungen für eine Prozessautomatisierung stellen Sie an einem Nachmittag zusammen

Viele Geschäftsführer schieben die Automatisierung vor sich her, weil sie glauben, vorher aufräumen zu müssen. Erst die Stammdaten bereinigen, dann die Abläufe dokumentieren, ein Lastenheft schreiben und am Ende ein IT-Projekt aufsetzen. Das ist ein Irrtum, und er hält Betriebe oft jahrelang von etwas ab, das in Tagen erledigt wäre.

Die Voraussetzungen für eine Prozessautomatisierung sind eine kurze Liste: Zugänge zu den beteiligten Systemen, eine Handvoll echter Vorgänge und eine Person, die fachliche Fragen entscheiden darf. Dazu kommt ein Vertrag, den wir mitbringen. In der Regel ist das an einem Nachmittag zusammengestellt. Liegt die Liste bereit, geht es schnell. Ein Agent ist bei uns in ein bis zwei Tagen aufgebaut, und der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche.

Welche Voraussetzungen eine Prozessautomatisierung nicht hat

Zuerst das, was Sie von Ihrer Liste streichen können.

Eine Prozessdokumentation brauchen Sie nicht. Kaum ein Mittelständler hat seine Auftragserfassung aufgeschrieben, und das ist kein Mangel. Der Ablauf steckt in den Köpfen der Leute, die ihn täglich erledigen, und dort holen wir ihn ab. Eine separate Prozessaufnahme als eigenes Projekt gibt es bei Sophera Consulting nicht. Sie steckt in der Auswahl, dem ersten unserer drei Schritte: Auswahl, Angebot, Pilot.

Ein Lastenheft brauchen Sie ebenso wenig. Was gebaut wird, steht im Angebot, und das schreiben wir, samt Kosten-Nutzen-Analyse.

Perfekte Stammdaten sind auch keine Bedingung. Ihre Sachbearbeiter kommen heute mit doppelten Kundennummern und drei Schreibweisen desselben Artikels zurecht. Ein Agent, der für Ihren Betrieb gebaut wird, entsteht an genau diesen Daten und wird an ihnen geprüft. Einen Idealzustand setzt er nicht voraus.

Bleibt das IT-Projekt mit Lenkungskreis und Projektplan. Auch das entfällt. Ihre IT wird für zwei Zugänge gebraucht, dazu gleich mehr.

Was übrig bleibt, lässt sich am besten an einem Fall durchspielen.

Ein durchgespieltes Beispiel aus dem Großhandel

Angenommen, ein Großhändler für Befestigungstechnik bekommt einen großen Teil seiner Bestellungen per E-Mail. Zwei Mitarbeiterinnen im Innendienst tippen sie in die Warenwirtschaft ab. Der Geschäftsführer will das ändern: Der Agent liest die Mail und legt den Auftrag als Entwurf an, der Innendienst gibt frei. Den Betrieb haben wir uns ausgedacht. Die Liste dahinter ist die, die wir tatsächlich brauchen.

Zwei Zugänge, zwei Tickets an die IT

Der Agent muss Bestellmails lesen und Aufträge anlegen können. Dafür braucht er zwei Konten. Im Beispiel richtet der IT-Verantwortliche, ob angestellt oder externer Dienstleister, einen Lesezugriff auf das Postfach ein, in dem die Bestellungen ankommen. Das zweite Konto ist ein eigener Benutzer in der Warenwirtschaft mit dem Recht, Aufträge als Entwurf anzulegen. Das erledigt, wer dort die Benutzer verwaltet, oft dieselbe Person.

Der Aufwand sind zwei Tickets. Achten Sie nur darauf, dass beide Konten dem Unternehmen gehören und nicht am persönlichen Login einer Mitarbeiterin hängen, sonst steht der Agent still, wenn sie die Abteilung wechselt. Welche Rechte im Einzelnen nötig sind, müssen Sie nicht selbst herausfinden. Das klären wir vorher gemeinsam im Automations-Check, und danach weiß Ihre IT, was sie einrichten soll.

Verlangt der Hersteller der Warenwirtschaft eine Freischaltung der Schnittstelle, gehört das in dasselbe Gespräch. Meist ist es ein Anruf beim Hersteller.

20 echte Mails, auch die unbequemen

Gebaut und geprüft wird an dem, was wirklich hereinkommt. Deshalb brauchen wir echte Bestellmails statt eines aufgeräumten Musters. Im Beispiel setzt sich die Innendienstleiterin eine halbe Stunde an das Postfach und leitet 20 Mails der letzten Tage weiter.

Brauchbar ist die Auswahl, wenn sie aussieht wie der Alltag. Gut die Hälfte sind normale Bestellungen mit Artikelnummer und Menge. Der Rest sind die Fälle, bei denen der Innendienst heute seufzt. Die Bestellung als eingescanntes PDF mit handschriftlicher Ergänzung am Rand. Der Stammkunde, der nur schreibt: "wie letztes Mal, aber 200 mehr". Die Mail, in der statt der Artikelnummer die Bezeichnung des Kunden steht, etwa "die langen Schwerlastanker". Eine Lieferung, die an die Baustelle gehen soll und nicht an die hinterlegte Adresse. Eine Mail, die als Bestellung anfängt und als Reklamation aufhört. Und eine, die gar keine Bestellung ist, sondern eine Preisanfrage.

Gerade diese Fälle sind wertvoll. An ihnen zeigt sich schon am ersten Tag, was der Agent selbst erledigt und was er dem Innendienst mit einer Rückfrage vorlegt. Wer nur die sauberen Mails heraussucht, bekommt einen Agenten, der im Test glänzt und am Montag darauf an der ersten Baustellenadresse hängen bleibt.

Sortieren oder beschriften müssen Sie nichts. Weiterleiten reicht. Die Liste der Sonderfälle entsteht beim Bau aus den Mails selbst.

Eine Person, die entscheidet

In jedem Ablauf gibt es Stellen, an denen heute ein Mensch aus Erfahrung entscheidet. Diese Entscheidungen muss einmal jemand aussprechen, damit der Agent ihnen folgen kann. Von außen kann das niemand, und einen Arbeitskreis braucht es dafür nicht. Es genügt eine Person, die den Prozess täglich macht und Festlegungen treffen darf. Im Beispiel ist das die Innendienstleiterin. Der Geschäftsführer wäre zu weit weg vom Tagesgeschäft, die IT ebenso.

Am Umsetzungstag hört sie Fragen dieser Art:

• Eine Bestellung kommt ohne Kundennummer, der Absender ist aber eindeutig ein bekannter Kunde. Anlegen oder nachfragen?
• Der Kunde bestellt 480 Stück, die Verpackungseinheit ist 500. Aufrunden, genau liefern oder Rückfrage?
• Der Artikel ist ausgelaufen, es gibt einen Nachfolger. Darf der Agent den Nachfolger in den Entwurf setzen?
• Der Wunschtermin liegt vor der üblichen Lieferzeit. Trotzdem anlegen und markieren?
• Wer bekommt die Rückfragen des Agenten, und wer vertritt diese Person im Urlaub?

Schwer ist keine davon. Die Innendienstleiterin beantwortet jede in Sekunden, weil sie das jeden Tag tut, nur bisher stillschweigend. Ihr Aufwand beschränkt sich darauf, am Tag des Baus erreichbar zu sein, am besten sitzt sie mit am Tisch. Eine Auftragserfassung aus Kundenmails bauen wir in wenigen Stunden, und mit einer Person aus der Fachabteilung ist sie an einem Tag umgesetzt.

Ihr eigener Anteil als Geschäftsführer ist an dieser Stelle klein, aber er liegt bei Ihnen. Benennen Sie die Person und sagen Sie ihr ausdrücklich, dass sie entscheiden darf. Mehr braucht es nicht.

Den Vertrag zum Datenschutz bringen wir mit

In Bestellmails stehen Namen und Adressen, also personenbezogene Daten. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit, er gehört bei uns zum Standard. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform über europäische Infrastruktur. Wer seine Daten gar nicht aus dem Haus geben will, bekommt die Modelle auf Wunsch lokal auf eigener Hardware. Für Sie bleibt eine Unterschrift.

Was Sie für die kurze Liste bekommen

Rechnen Sie den Nachmittag im Beispiel zusammen. Zwei Tickets an die IT. Eine halbe Stunde der Innendienstleiterin für 20 Mails. Ihre Festlegung, wer entscheidet. Eine Unterschrift unter den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Dafür läuft nach ein bis zwei Tagen ein Agent, und in derselben Woche testen Sie ihn mit echten Bestellungen. Sie bekommen ihn zum Festpreis und ohne Abo, das Ergebnis gehört Ihnen. Ein Wartungsagent, der den Betrieb überwacht, ist im Festpreis enthalten. Laufend zahlen Sie nur die Nutzungskosten der KI-Modelle, und die werden direkt bei Ihnen abgerechnet. Wie sich die Kosten zusammensetzen, haben wir an anderer Stelle aufgeschlüsselt.

Je nach Prozess sparen wir 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Im Beispiel hieße das vor allem: Die beiden Mitarbeiterinnen im Innendienst haben wieder Zeit für die Arbeit, für die sie eingestellt wurden. Kunden beraten, Angebote nachfassen, ans Telefon gehen.

Unsere Empfehlung

Warten Sie nicht, bis Ihr Betrieb "so weit ist". Er ist es längst. Wenn Sie einen Ablauf haben, der jeden Tag Stunden frisst, und zwei Systeme, in die man sich einloggen kann, sind die Voraussetzungen so gut wie erfüllt. Welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir dafür brauchen, klären wir mit Ihnen im kostenlosen Automations-Check. Danach steht fest, was auf Ihrer Liste steht, Sie stellen sie an einem Nachmittag zusammen, und Sophera Consulting baut.