Zahlungseingänge automatisch zuordnen, wenn drei Rechnungen, Skonto und ein Abzug in einer Überweisung stecken

Im Großhandel gilt das Thema oft als erledigt, weil das ERP die Kontoauszüge längst selbst abgleicht. Für die einfachen Zahlungen stimmt das: ein Betrag, eine Rechnung, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Wer das Zuordnen der Zahlungseingänge automatisieren will, muss sich um diese Fälle nicht mehr kümmern. Die Arbeit machen die anderen Überweisungen. Ein Installateur bezahlt drei Rechnungen auf einmal, nennt nur zwei davon, zieht überall Skonto und behält für einen beschädigten Waschtisch gleich etwas ein. So eine Zahlung landet auf dem Klärungskonto und bleibt dort, bis in der Buchhaltung jemand Zeit hat, sie auseinanderzurechnen.

Solange sie dort liegt, gelten die Rechnungen als offen. Der Kunde bekommt eine Mahnung für Geld, das er längst überwiesen hat, und der Außendienst hört beim nächsten Besuch davon. Skonto, das nach Fristablauf gezogen wurde, fällt in der Masse niemandem auf, weil keiner jeden Cent nachrechnet.

Zahlungseingang automatisch zuordnen, durchgespielt an einer Überweisung

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden, und beschreibt keinen Kundenfall.

Angenommen, ein Sanitärgroßhändler beliefert einige hundert Handwerksbetriebe. Die Zahlungsbedingung lautet 2 Prozent Skonto innerhalb von zehn Tagen, sonst 30 Tage netto. Die Bank liefert den Kontoauszug jeden Morgen als Datei. Am Dienstag steht darin eine Gutschrift über 4.826,63 Euro von einem Installateurbetrieb, Verwendungszweck: "RE 10817 10833 ABZGL SKONTO U BRUCH WT".

Für diesen Kunden sind vier Rechnungen offen:

• RE 10817 über 2.140,00 Euro, Skontofrist läuft noch
• RE 10833 über 1.860,50 Euro, Skontofrist läuft noch
• RE 10851 über 1.012,80 Euro, Skontofrist seit neun Tagen abgelaufen
• RE 10862 über 615,00 Euro, gestern gestellt

Der Standardabgleich findet zwei Rechnungsnummern, aber keinen passenden Betrag, und gibt auf. Hier fängt der Agent an.

1. Wer hat gezahlt?

Name und IBAN des Auftraggebers führen zum Kundenstamm. Die IBAN ist hinterlegt, die Zuordnung ist sicher. Zahlt ein Kunde zum ersten Mal von einem neuen Konto, schlägt der Agent den Kunden anhand des Namens vor und markiert die Zuordnung als unsicher. Eine neue Bankverbindung trägt er nicht selbst in den Stamm ein.

2. Was steht im Verwendungszweck?

Der Agent liest zwei Rechnungsnummern und zwei Hinweise heraus: Skonto und "Bruch WT". Ein Sprachmodell kommt mit solchen Kürzeln besser zurecht als eine Suchregel, weil es "WT" bei einem Sanitärgroßhändler als Waschtisch deuten kann. Ob die Deutung stimmt, zeigt erst der nächste Schritt.

3. Den Betrag auseinanderrechnen

Die beiden genannten Rechnungen abzüglich 2 Prozent Skonto ergeben 2.097,20 und 1.823,29 Euro, zusammen 3.920,49 Euro. Übrig bleiben 906,14 Euro, für die es im Verwendungszweck keine Rechnung gibt. Der Agent probiert die übrigen offenen Posten durch. RE 10851 mit Skonto ergibt 992,54 Euro, davon 86,40 Euro abgezogen, und der Rest geht genau auf. Damit ist die Zahlung vollständig erklärt: drei Rechnungen, dreimal Skonto, ein Abzug von 86,40 Euro.

4. Jeden Abzug prüfen

Bei RE 10817 und RE 10833 ist das Skonto berechtigt, die Frist läuft noch. Bei RE 10851 nicht. Die Frist ist seit neun Tagen vorbei, der Kunde hat 20,26 Euro gezogen, die ihm nicht zustehen.

Für die 86,40 Euro sucht der Agent im ERP und im Mailverlauf des Kunden und findet eine Reklamation vom vergangenen Donnerstag: Ein Waschtisch aus RE 10833 kam mit Riss an, Preis 86,40 Euro brutto. Eine Gutschrift gibt es noch nicht. Der Abzug gehört also zu einem echten Vorgang, ist in der Buchhaltung aber noch nicht gedeckt.

5. Was die Buchhaltung sieht

In der Buchhaltung kommt ein Buchungsvorschlag an:

• RE 10817 und RE 10833 ausgeglichen, Skonto berechtigt
• RE 10851 ausgeglichen bis auf 20,26 Euro, Skonto nach Fristablauf gezogen
• 86,40 Euro mit der offenen Reklamation verknüpft, Gutschrift steht aus

Neben jeder Zeile steht, woher die Angabe stammt: aus dem Verwendungszweck, aus der Rechnung oder aus der Reklamation. Die Mitarbeiterin rechnet nichts mehr nach. Sie prüft die Herleitung und gibt frei.

6. Der Rest braucht eine Entscheidung

Bleiben die 20,26 Euro. Ob ein Großhändler einem Stammkunden ein verspätetes Skonto durchgehen lässt, ist eine kaufmännische Frage. Diese Hausregel legen wir vor dem Bau schriftlich fest, etwa so: Abweichungen unter 25 Euro bei Kunden ohne offene Mahnung ausbuchen, alles darüber nachfordern. Je nach Regel bucht der Agent die Differenz als Skontoaufwand aus oder legt im Mailverlauf des Kunden eine freundliche Nachforderung als Entwurf an. Außerdem setzt er bei RE 10833 eine Mahnsperre, bis die Gutschrift gebucht ist. Sonst mahnt das System den Kunden ausgerechnet wegen des kaputten Waschtischs.

Sammelzahlungen von Einkaufsverbänden

Im Großhandel gibt es einen zweiten schwierigen Fall. Wer über Einkaufsverbände oder Zentralregulierer abrechnet, bekommt einen einzigen hohen Betrag für viele Kunden und dazu ein Zahlungsavis als PDF, Excel-Datei oder Mail. Der Agent liest das Avis, teilt den Betrag auf Kunden und Rechnungen auf und prüft jede Zeile wie oben. Fehlt das Avis, stellt er die Zahlung zurück und fordert es an, statt zu raten.

Auch Überweisungen ohne brauchbaren Verwendungszweck lassen sich oft auflösen, weil der Betrag zu genau einer Kombination offener Posten passt. Passen mehrere, entscheidet ein Mensch.

Wie viel der Agent selbst bucht

Das legen Sie fest. Am Anfang bereitet er jede schwierige Zahlung nur vor, und die Buchhaltung gibt frei. Zahlungen, die er vollständig und ohne Abweichung erklärt, darf er später selbst buchen, wenn Sie das wollen. Abzüge, Nachforderungen und neue Bankverbindungen bleiben bei einem Menschen.

Sophera Consulting baut solche Agenten für die Zuordnung von Zahlungseingängen zum Festpreis und ohne Abo. Aufgebaut ist der Agent in ein bis zwei Tagen, getestet wird mit Ihren echten Kontoauszügen noch in derselben Woche. Ein Wartungsagent ist im Festpreis enthalten und meldet sich, wenn sich das Format der Bankdatei oder eine Schnittstelle ändert. Die Bankdaten verarbeiten wir über europäische Infrastruktur oder auf Ihrer eigenen Hardware, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit. Welche Zahlungen bei Ihnen auf dem Klärungskonto hängen bleiben, gehen wir im kostenlosen Automations-Check durch.

Unsere Empfehlung

Fangen Sie nicht mit den einfachen Zahlungen an, die erledigt Ihr ERP schon. Nehmen Sie alles, was in den letzten drei Monaten auf dem Klärungskonto gelandet ist, und notieren Sie zu jedem Posten, wie er am Ende gebucht wurde. Diese Liste zeigt, welche Fälle bei Ihnen häufig sind, ob Sammelzahlungen, verspätetes Skonto oder Abzüge für Reklamationen. Daran messen Sie den Agenten. Erklärt er diese Zahlungen richtig und markiert ehrlich, was er nicht erklären kann, lohnt sich der Schritt. Als Erstes verschwindet dann die Mahnung an den Kunden, der längst bezahlt hat.