Angebote automatisch erstellen im Großhandel, mit Freigabe durch den Vertrieb

Im Großhandel gibt es zwei Arten von Angeboten, und wer Angebote automatisch erstellen will, sollte sie getrennt behandeln. Das individuelle Angebot auf eine Kundenanfrage schreibt ein KI-Agent in unter einer Minute, der Vertrieb prüft Preise und Kalkulation und gibt frei. Wiederkehrende Angebote mit festen Preisen und Rabatten aus dem CRM laufen ohne Freigabe.

Ein KI-Agent ist hier ein Programm, das eine Anfrage liest, die nötigen Daten aus Warenwirtschaft und CRM holt und daraus einen Angebotsentwurf baut. Die Preise rechnet er nicht selbst aus, er übernimmt sie aus dem System, in dem sie heute schon stehen. Wie das an einer einzelnen Anfrage aussieht, zeigt das folgende Beispiel. Es ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall.

Angebote automatisch erstellen im Großhandel, am Beispiel einer Anfrage

Angenommen, ein Großhändler für Sanitär- und Heizungstechnik bekommt am Dienstagmorgen eine Mail von einem Installateurbetrieb. Im Anhang liegt eine Liste mit 14 Positionen für ein Mehrfamilienhaus. Neun Zeilen tragen eine Herstellernummer, drei nur eine Beschreibung wie "Heizkörperventil DN 15 Eckform". In einer Zeile steht "Thermostatköpfe wie beim letzten Mal, 24 Stück". Im Mailtext bittet der Kunde um Lieferung bis Freitag direkt auf die Baustelle.

Heute öffnet jemand im Innendienst die Mail, sucht jede Position in der Warenwirtschaft, schaut nach Bestand und Kundenpreis, ruft für die Thermostatköpfe den letzten Auftrag auf und tippt das Angebot zusammen. Für eine Anfrage ist das überschaubar. Kommen 30 davon am Tag, sitzt der Innendienst mehr an der Suche als am Kunden, und der Installateur wartet auf seine Preise.

Was macht der Agent mit der Anfrage?

Zuerst klärt er, ob die Mail eine Angebotsanfrage ist oder schon eine Bestellung. Im Postfach des Vertriebs landen beide, dazu Reklamationen und Lieferavise. Eine Anfrage, die er als Bestellung liest, wäre der teuerste Fehler, deshalb legt er unsichere Fälle auf eine eigene Liste.

Dann ordnet er den Absender dem Kundenkonto zu. Damit stehen die Konditionen fest, die für diesen Installateur gelten. Im Großhandel gelten dafür meist Kundenpreise und Rahmenverträge mit Staffeln und Sonderkonditionen. Der Agent liest sie aus der Warenwirtschaft und führt keine eigene Preisliste daneben.

Wie findet er die richtigen Artikel?

Die neun Zeilen mit Herstellernummer sind schnell erledigt, die Nummer führt zum Artikel. Bei den drei Beschreibungen sucht der Agent passende Artikel im Sortiment und schlägt den wahrscheinlichsten vor. Gibt es zwei gleich gute Treffer, etwa dasselbe Ventil von zwei Herstellern, übernimmt er den, den dieser Kunde zuletzt gekauft hat, und markiert die Zeile. Für "wie beim letzten Mal" sieht er in den letzten Aufträgen des Kunden nach und findet dort das Modell.

Woher kommen Preis und Liefertermin?

Den Preis je Position übernimmt der Agent aus der Warenwirtschaft, mit den Konditionen des Kunden. Danach prüft er den verfügbaren Bestand, also das, was nach Reservierungen für andere Aufträge wirklich frei ist. Zwei Positionen sind im Beispiel nicht in ausreichender Menge da. Der Agent trägt den Wiederbeschaffungstermin aus dem System ein und schreibt in den Begleittext, dass diese zwei Positionen nicht bis Freitag kommen.

Was sieht der Vertrieb?

Nach weniger als einer Minute liegt der Entwurf beim zuständigen Verkäufer: 14 Positionen mit Preisen, Lieferterminen und einem kurzen Anschreiben. Drei Zeilen sind markiert, die zwei mit knappem Bestand und die eine mit dem zweiten möglichen Hersteller. Bleibt die Marge einer Position unter der Schwelle, die der Großhändler festgelegt hat, ist auch sie markiert.

Der Verkäufer prüft Preise und Kalkulation, tauscht vielleicht ein Ventil gegen das lieferbare Modell eines anderen Herstellers und gibt frei. Erst mit dieser Freigabe geht das Angebot über den hinterlegten Kanal an den Kunden, als Mail mit PDF oder in das Kundenportal. Diesen Freigabeschritt setzen wir bei individuellen Angeboten immer, denn für Preise und Zusagen an Kunden steht dort ein Mensch gerade.

Welche Angebote laufen ohne Freigabe?

Wiederkehrende Angebote mit festen Preisen und Rabatten, die im CRM hinterlegt sind, laufen ohne Freigabe. Ein typisches Bild wäre das Quartalsangebot für Verbrauchsmaterial an einen Stammkunden, der jedes Mal dieselben Artikel zu vereinbarten Preisen bekommt. Weil die Preise feststehen, bleibt für den Vertrieb an diesem Angebot nichts zu prüfen.

Dahinter stehen Autonomie-Level. Bis Level 3 entscheidet bei wichtigen Schritten ein Mensch, das System bereitet vor. Das individuelle Angebot aus dem Beispiel liegt dort. Ab Level 4 entscheidet das System selbst, und auf Level 5 läuft das wiederkehrende Angebot vollautomatisch. Welcher Prozess auf welchem Level läuft, legen wir vor dem Bau gemeinsam fest. Ein Angebotsweg kann später eine Stufe höher rücken, wenn sich zeigt, dass der Vertrieb an den Entwürfen kaum noch etwas ändert.

Was muss der Großhändler dafür liefern?

Gebraucht werden ein Zugang zur Warenwirtschaft für Artikel, Preise und Bestand, ein Zugang zum Postfach, in dem die Anfragen ankommen, und die Regeln, die heute im Kopf des Vertriebs stehen: ab welcher Marge jemand draufschaut, welcher Hersteller bei gleichwertigen Artikeln Vorrang hat. Dazu kommen 20 bis 30 alte Anfragen mit dem Angebot, das daraus geworden ist. An ihnen testen wir den Agenten, bevor er eine echte Anfrage sieht. Welche Zugänge es konkret braucht, klären wir vorher gemeinsam im Automations-Check.

Wie lange dauert der Aufbau, und was kostet er?

Ein solcher Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Anfragen läuft in derselben Woche. Mehr zur Dauer der Umsetzung und warum größere Vorhaben in Abschnitte von Tagen geteilt werden, steht in einem eigenen Beitrag.

Sophera Consulting baut den Angebotsagenten zum Festpreis und ohne Abo: Wir nehmen den Angebotsprozess in der Auswahl auf, bauen den Agenten auf Ihre Warenwirtschaft und Ihr CRM und legen mit Ihnen fest, welche Angebote eine Freigabe brauchen. Danach fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Ein Wartungsagent, der im Festpreis enthalten ist, überwacht die Schnittstellen und meldet Änderungen. Welcher Ihrer Angebotswege sich für den Anfang eignet, klären wir im kostenlosen Automations-Check.

Womit sollte ein Großhändler anfangen?

Unsere Empfehlung: Fangen Sie mit den individuellen Angeboten an. Ein wiederkehrendes Angebot ist schnell aus dem letzten kopiert. Beim individuellen sitzt der Innendienst für jede Anfrage an Artikelsuche, Bestand und Preis, und genau dort wartet der Kunde. Sobald die Freigabe im Vertrieb zur Routine geworden ist, folgen die festen Angebote auf Level 5.