Bettenmanagement in der Klinik digitalisieren, damit die Notaufnahme nicht mehr nach einem freien Bett telefoniert

Wer das Bettenmanagement in der Klinik digitalisieren will, braucht kein weiteres Dashboard, sondern einen Agenten, der die Belegung aus dem Krankenhausinformationssystem liest, geplante Entlassungen nachhält und der Notaufnahme sagt, wo in zwei Stunden ein Bett frei wird. Die Telefonrunde über die Stationen entfällt. Wer wohin verlegt wird, entscheidet weiterhin die Bettenkoordination.

Die verbreitete Meinung lautet: Das Problem der Notaufnahme ist der Bettenmangel. Ein Blick auf den Vormittag in vielen Häusern spricht dagegen. Um 10 Uhr stehen auf mehreren Stationen Patienten vor der Entlassung, also werden Betten frei. Nur weiß die Notaufnahme nicht, welche. Das Entlassdatum steht als Vermerk in der Kurve, die Entlassung im System wird gesetzt, wenn der Patient das Haus verlassen hat, und ob das Zimmer schon gereinigt ist, weiß nur die Station. Also telefoniert die Notaufnahme, und die Station telefoniert zurück. Der Patient liegt derweil auf dem Flur der Notaufnahme und belegt einen Platz, den der nächste Rettungswagen braucht. Das Bett gibt es meistens. Es ist nur noch belegt, und niemand außer der Station weiß, bis wann.

Warum telefoniert die Notaufnahme überhaupt nach Betten?

Weil die Information über freie Betten in mehreren Systemen und vielen Köpfen liegt und nirgends zusammenläuft. Bettenmanagement, also die Frage, welcher Patient wann in welches Bett kommt und wann es wieder frei wird, ist in den meisten Häusern eine Sammelaufgabe aus Telefon, Whiteboard und Tabelle.

Das Krankenhausinformationssystem, kurz KIS, zeigt die Belegung von jetzt, nicht die von 14 Uhr. Das voraussichtliche Entlassdatum ist ein Feld, das gepflegt werden kann, aber nicht muss, und das nach der Visite selten aktualisiert wird. Die Reinigung meldet ein freies Bett per Telefon oder gar nicht. Ein Isolationskennzeichen sperrt ein Bett, und im Zweibettzimmer sperrt das Geschlecht des verbleibenden Patienten faktisch das zweite. Die geplanten Aufnahmen für morgen stehen im OP-Plan, der mit der Belegung nichts zu tun hat. Wo es eine Bettenkoordination gibt, sammelt sie das alles morgens in einer Besprechung ein. Am Nachmittag ist der Stand veraltet, und die Notaufnahme greift wieder zum Hörer.

Was nimmt ein Agent im Bettenmanagement konkret ab?

Er liest die Systeme, in denen die Angaben ohnehin stehen, rechnet daraus die Belegung der nächsten Stunden und beantwortet die Frage der Notaufnahme, ohne dass jemand telefoniert. Belegungs- und Bettenmanagement gehört zu den Projekten, die wir für Klienten umsetzen. Das folgende Beispiel ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden.

Angenommen, ein Haus der Grund- und Regelversorgung hat zwölf Stationen, eine zentrale Notaufnahme und eine Bettenkoordinatorin im Frühdienst. Um 11:20 Uhr steht in der Notaufnahme fest, dass ein Patient mit einer Lungenentzündung aufgenommen werden muss. Männlich, internistisch, keine Isolation, kein Monitorbett nötig.

1. Der Agent liest, was im Haus schon steht

Aus dem KIS bekommt er je Fall die Fallnummer, die Fachabteilung, das Aufnahmedatum, das voraussichtliche Entlassdatum, das Isolationskennzeichen und das Geschlecht. Mehr braucht er für die Belegung nicht, und mehr fragt der Export auch nicht ab. Namen und Diagnosen bleiben im KIS. Wie das im Detail aussieht, steht in unserem Artikel über DSGVO-konforme Agenten in der Klinik. Dazu kommen der OP-Plan mit den geplanten Aufnahmen für heute und morgen sowie die Reinigungsmeldung. Wo die Reinigung Betten im System freimeldet, liest er das dort. Wo sie es nicht tut, bekommt sie eine Liste auf dem Tablet mit einem Haken je Bett, und das Telefonat an die Station entfällt auch dort.

2. Er baut die Belegung für 14 Uhr, nicht die für jetzt

Aus Entlassdaten, OP-Plan und angemeldeten Verlegungen entsteht eine Vorschau: welches Bett voraussichtlich wann frei wird und wie sicher das ist. Jede Zeile trägt ihren Grund. "Station 4, Zimmer 12, Bett 2: Entlassdatum heute, Arztbrief fertig, Transport für 13 Uhr bestellt" ist sicher. "Station 6, Zimmer 3, Bett 1: Entlassdatum heute, Arztbrief offen" ist es nicht. Der Agent unterscheidet beides, statt beide Betten als frei zu melden.

3. Aus der Telefonrunde wird eine Suche

Die Notaufnahme trägt die Anfrage ein: Innere, männlich, keine Isolation, Normalbett. Der Agent antwortet mit zwei oder drei Vorschlägen. Erstens das Bett auf Station 4, frei ab voraussichtlich 13 Uhr, passende Fachabteilung. Zweitens ein sofort freies Bett auf einer chirurgischen Station, also fachfremd, mit dem Hinweis, dass dort morgen zwei Operationen geplant sind, die Betten brauchen. Die Bettenkoordinatorin wählt aus. Der Agent reserviert das Bett im KIS, informiert die Station mit Uhrzeit und Fachabteilung und trägt in der Notaufnahme ein, dass der Patient einen Platz hat. Niemand hat telefoniert, und die Station weiß zwei Stunden vorher, wer kommt.

4. Entlassungen werden nachgehalten, bevor das Bett fehlt

Jeden Morgen bekommt jede Station eine Liste: Patienten mit Entlassdatum heute, bei denen der Arztbrief fehlt, der Transport nicht bestellt ist oder Rezept, Hilfsmittel und Pflegeüberleitung aus dem Entlassmanagement offen sind. Dazu Patienten, die seit mehreren Tagen ohne voraussichtliches Entlassdatum liegen, mit der Frage an die Visite, ob sich eins eintragen lässt. Ob entlassen wird, entscheidet der Arzt. Der Agent macht sichtbar, was einer Entlassung um 11 Uhr im Weg steht, damit das Bett nicht erst um 16 Uhr frei wird, weil der Brief fehlte. Dieselbe Liste ist ein Teil des Reportings, das wir im Artikel über Entlastung bei Personalmangel beschreiben.

5. Wo die Zahlen nicht zusammenpassen, sagt er es

Ein Zimmer ist im KIS frei, aber die Reinigung hat es nicht gemeldet. Ein Patient ist laut Kurve seit 9 Uhr entlassen, im KIS aber noch belegt, das Bett ist blockiert. Eine Isolation wurde aufgehoben, das Kennzeichen steht noch. Der Agent legt solche Widersprüche auf eine Liste für die Bettenkoordination, statt eine der beiden Angaben zu raten. Nach ein paar Tagen zeigt diese Liste, an welchen Stellen die Meldewege im Haus hängen.

Wer entscheidet über die Verlegung?

Die Bettenkoordination, und zwar an jeder Stelle, an der ein Patient bewegt wird. Der Agent bereitet vor, schlägt vor und reserviert nach Auswahl. Das entspricht dem Autonomiegrad, mit dem wir in Kliniken anfangen: Bei wichtigen Schritten entscheidet ein Mensch, das System liefert ihm die Vorlage. Ob der Agent später Routinefälle selbst zuweist, etwa das passende Bett auf der eigenen Fachabteilung ohne Isolation, legt das Haus fest, wenn es sieht, wie oft die Vorschläge unverändert übernommen werden.

Wie lange dauert es, bis so ein Agent in der Klinik läuft?

Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Belegungsdaten läuft in derselben Woche. Die Modelle laufen auf Wunsch lokal auf der Hardware der Klinik, dann verlassen die Fallnummern das Haus nicht. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit. Was vorher da sein muss, sind der Lesezugriff auf das KIS, ein Weg für die Reinigungsmeldung und eine Person aus der Bettenkoordination, die den Ablauf abnimmt. Das klären wir vorher gemeinsam im Automations-Check.

Sophera Consulting baut solche Agenten für das Belegungs- und Bettenmanagement zum Festpreis und ohne Abo. Der Wartungsagent, der die KIS-Schnittstelle auf Änderungen prüft und den Betrieb überwacht, ist im Festpreis enthalten. Im Betrieb fallen nur die Nutzungskosten der Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Welche Station sich für den Anfang eignet, gehen wir im kostenlosen Automations-Check durch. Weitere Abläufe, die wir für Krankenhäuser umsetzen, stehen auf der Seite für Kliniken.

Unsere Empfehlung

Zählen Sie eine Woche lang zwei Dinge mit: wie oft die Notaufnahme wegen eines Bettes anruft und wie lange Patienten nach der Aufnahmeentscheidung noch in der Notaufnahme liegen. Beide Zahlen hat heute niemand, und beide ändern sich als Erstes. Fangen Sie dann mit der Fachabteilung an, in die bei Ihnen die meisten Aufnahmen aus der Notaufnahme gehen. Dort entsteht der größte Teil der Telefonate, und dort merkt die Station zuerst, dass sie zwei Stunden vorher erfährt, wer kommt. Nach der ersten Woche mit dem Agenten zählen Sie dieselben zwei Dinge noch einmal.