Preislisten automatisch einlesen, bevor die Erhöhung des Lieferanten Ihre Marge frisst

Eine Preiserhöhung des Lieferanten kostet den Großhändler an jedem Tag Geld, an dem der Einkaufspreis schon neu ist und der Verkaufspreis noch alt. Diese Lücke entsteht, weil die neue Preisliste als Datei ankommt, die jemand lesen, den eigenen Artikeln zuordnen und ins ERP übertragen muss, und weil danach noch einmal jemand nachrechnen muss, was das für Kundenpreise und Rahmenverträge bedeutet. Wer Preislisten automatisch einlesen lässt, hat diese Rechnung vor dem Stichtag auf dem Tisch. Der Einkauf gibt frei, der Vertrieb entscheidet über die Weitergabe.

Das folgende Beispiel ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden.

Preislisten automatisch einlesen: drei Lieferanten, drei Formate

Angenommen, ein Großhändler für Verpackungen und Gastronomiebedarf beliefert Restaurants, Bäckereien und Kantinenbetreiber. Er führt rund 9.000 Artikel von gut 100 Lieferanten, mit einigen Kunden hat er Rahmenverträge mit festen Preisen und Laufzeit. Im Oktober treffen die Preise für das neue Jahr ein, in einer Woche diese drei:

Der Folienhersteller schickt eine Excel-Datei mit 1.400 Zeilen. Sie enthält seine eigenen Artikelnummern, den alten Preis und den Preis ab 1. Januar.

Der Hersteller von Reinigungsmitteln schickt ein PDF mit 18 Seiten. Er rechnet künftig je Karton mit zwölf Flaschen ab statt je Flasche. In einer Fußnote auf Seite 17 steht, dass ab Februar ein Energiezuschlag von 3 Prozent auf alle Positionen kommt.

Der Becherlieferant schreibt eine Mail ohne Anhang: Ab 1. Januar steigen alle Preise der Warengruppe Becher um 6,5 Prozent, ausgenommen Artikel aus Rahmenvereinbarungen.

Bisher tippt eine Person im Einkauf die neuen Preise ein, meist kurz vor dem Jahreswechsel und manchmal erst, wenn die erste Rechnung zum neuen Preis kommt. Den Vertrieb erreicht die Erhöhung über die Nachkalkulation.

Sieben Schritte von der Datei bis zur Freigabe

1. Preismitteilung erkennen und Stichtage festhalten

Ins Einkaufspostfach kommen auch Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen. Der Agent sortiert die Preismitteilungen heraus und hält je Lieferant fest, ab wann was gilt. Beim Reinigungsmittel sind das zwei Termine: der neue Kartonpreis ab 1. Januar und der Zuschlag ab 1. Februar. Wer die Fußnote überliest, hat ab Februar wieder einen falschen Einkaufspreis im System. Die Originaldatei hängt an jedem Vorgang.

2. Die Zeilen lesen, egal in welcher Form

Die Excel-Datei ist der einfache Fall. Der Agent lernt beim ersten Mal, welche Spalte was enthält, und legt diese Zuordnung für den Lieferanten ab. Ändert der Lieferant im nächsten Jahr die Spaltenreihenfolge, merkt er das an den Werten und fragt nach, statt falsch zu lesen.

Das PDF liest ein Sprachmodell, auch über Seitenumbrüche hinweg, an denen eine Tabelle mitten in einer Warengruppe abreißt. Die Becher-Mail enthält gar keine Liste. Der Agent baut sie selbst: Er sucht im Artikelstamm alle Artikel dieses Lieferanten in der Warengruppe Becher, im Beispiel 64 Stück, und rechnet 6,5 Prozent auf. Welche davon unter die Ausnahme fallen, steht nicht in der Mail. Das kommt in Schritt 7 als Rückfrage.

3. Zuordnen zum eigenen Artikelstamm

Der Lieferant nennt seine Artikelnummern, das ERP führt die eigenen. Die Brücke ist die Bezugsquelle im Stamm, also der Eintrag, welche Lieferantennummer zu welchem eigenen Artikel gehört. Von den 1.400 Folienzeilen passen im Beispiel 1.352 eindeutig. 31 Artikel führt der Großhändler gar nicht, sie landen auf einer Info-Liste und sonst nirgends. Bei 17 Zeilen hat der Lieferant die Nummer geändert, weil es Nachfolgeartikel sind. Der Agent schlägt die Zuordnung über Bezeichnung, Maße und EAN vor und markiert sie als unsicher. Bestätigen muss sie der Einkauf, denn eine falsch zugeordnete Folie bekommt sonst den Preis einer anderen.

4. Einheiten und Plausibilität prüfen

Beim Reinigungsmittel wird das Lesen allein gefährlich. Die Flasche Spülmittel kostete bisher 2,10 Euro, im neuen PDF steht 26,40 Euro je Karton. Ohne Umrechnung sähe das wie eine Erhöhung um mehr als das Zwölffache aus, oder, wenn jemand den Kartonpreis in ein Flaschenfeld schreibt, wie ein Verkaufspreis, der weit unter dem Einkauf liegt. Der Agent rechnet über die Packmenge aus dem Stamm auf 2,20 Euro je Flasche um, eine Erhöhung von knapp fünf Prozent. Weicht die Packmenge im PDF von der im Stamm ab, prüft er nicht weiter und legt die Zeile auf die Klärliste.

Dazu kommen feste Prüfregeln, die der Großhändler vorher festlegt. Im Beispiel gehen Änderungen über 15 Prozent und alle Preissenkungen auf die Klärliste, weil hinter beidem meist ein Lesefehler oder eine geänderte Packung steckt.

5. Ausrechnen, was mit den Verkaufspreisen passiert

Für jeden geänderten Einkaufspreis rechnet der Agent drei Dinge durch: den Listenpreis nach der Kalkulationsregel des Hauses, die kundenindividuellen Preise und die Rahmenverträge.

Am Spülmittel sieht das so aus. Ein Kantinenbetreiber hat einen Rahmenvertrag über 2,65 Euro je Flasche, fest bis 30. Juni, und nimmt im Jahr 800 Kartons ab. Beim alten Einkaufspreis blieben 0,55 Euro je Flasche, 20,8 Prozent vom Verkaufspreis. Ab Januar sind es 0,45 Euro, ab Februar mit Zuschlag noch rund 0,38 Euro oder 14,5 Prozent. Hochgerechnet auf ein Jahr sinkt der Rohertrag auf diesen einen Vertrag von 5.280 auf rund 3.690 Euro. Liegt die Mindestmarge des Hauses bei 18 Prozent, steht der Vertrag auf der Liste für den Vertrieb, mit Laufzeitende, Jahresumsatz und zuständigem Außendienst. Vor dem 1. Juli lässt sich am Preis nichts ändern, aber der Vertrieb weiß es im Oktober und kann die Verlängerung vorbereiten, statt im Juli von der Nachkalkulation überrascht zu werden.

Wie die fünf Stellen aussehen, an denen Großhändler sonst Marge verlieren, steht im Artikel über Prozesse im Großhandel. Die Preiserhöhung des Lieferanten ist die erste davon.

6. Vorschläge anlegen, nichts überschreiben

Der Agent ändert keinen Preis direkt. Die neuen Einkaufspreise legt er als vorgemerkte Preise mit Gültigkeitsdatum im ERP an, die meisten Warenwirtschaftssysteme können das. Wo nicht, entsteht eine Importliste, die zum Stichtag eingespielt wird. Die Vorschläge für neue Listenpreise kommen in denselben Freigabeweg. Für Kundenpreise und Rahmenverträge liefert er nur die Rechnung aus Schritt 5. Einen neuen Preis schlägt er dort nicht vor, weil hinter jedem eine Absprache mit dem Kunden steht.

7. Freigabe im Einkauf, Liste für den Vertrieb

Die sauber zugeordneten Zeilen ohne Auffälligkeit gibt der Einkauf in einem Zug frei, im Beispiel den größten Teil der Folienliste. Länger schaut er auf die Klärfälle, also die 17 Nachfolgeartikel, abweichende Packmengen und Änderungen über der Schwelle. Daneben liegen vorformulierte Rückfragen an Lieferanten, im Beispiel an den Becherlieferanten mit der Frage, welche Artikelnummern unter die Ausnahme für Rahmenvereinbarungen fallen. Abgeschickt wird erst, wenn jemand im Einkauf die Mail gelesen hat.

Der Vertrieb bekommt seine Liste, sortiert nach Außendienst: Welche Kundenpreise und Verträge rutschen unter die Mindestmarge, ab wann, mit welchem Jahresumsatz. Über die Weitergabe an den Kunden entscheidet weiter der Vertrieb.

Was sich im Januar zeigt

Sind die neuen Einkaufspreise vorgemerkt, hat auch die Rechnungsprüfung ab dem Stichtag den richtigen Vergleichswert. Berechnet der Becherlieferant im Januar mehr als die angekündigten 6,5 Prozent, fällt das bei der ersten Rechnung auf. Wie eine solche Prüfung als Agent abläuft, zeigt der Artikel über Rechnungsprüfung im Großhandel.

Sophera Consulting baut diesen Agenten zum Festpreis und ohne Abo, die Freigabe bleibt im Einkauf. Der Aufbau braucht ein bis zwei Tage, getestet wird in derselben Woche mit den Preislisten, die bei Ihnen gerade im Postfach liegen. Welche Zugänge dafür nötig sind, etwa zum Einkaufspostfach und zur Schnittstelle des ERP, klären wir vorher gemeinsam im kostenlosen Automations-Check.

Unsere Empfehlung

Fangen Sie mit der Preisrunde an, die gerade läuft, und mit drei Lieferanten statt allen. Nehmen Sie die drei Lieferanten mit dem größten Einkaufsvolumen und, wenn möglich, einen, der im Format unbequem ist, ein PDF mit Einheitenwechsel oder eine Mail ohne Liste. Lassen Sie den Agenten für diese drei die Listen für Einkauf und Vertrieb erstellen und legen Sie die Vertriebsliste neben Ihre Nachkalkulation vom letzten Jahr. Jeder Kundenpreis, der dort erst im Sommer aufgefallen ist und jetzt schon im Oktober auf der Liste steht, zeigt Ihnen, was der Agent wert ist.