Frachtrechnung prüfen automatisieren, bevor Geld an den Subunternehmer fließt

Frachtrechnung prüfen automatisieren heißt: Ein Agent legt jede Rechnung eines Subunternehmers neben Auftrag, Tour und vereinbarten Frachtsatz, bevor sie bezahlt wird. Passt alles, geht sie zur Sammelfreigabe. Weicht etwas ab, steht sie mit Begründung auf einer Klärliste, und über den strittigen Betrag entscheidet Ihre Buchhaltung.

Frachtrechnung prüfen automatisieren oder weiter per Stichprobe?

Von Hand bleiben zwei Wege. Bei der Stichprobe schaut die Buchhaltung genau auf hohe Beträge und neue Subunternehmer, der Rest läuft durch, wenn die Summe ungefähr stimmt. Bei der Vollprüfung öffnet jemand für jede Position die Tour im TMS, dem Transportmanagementsystem, sucht den Frachtsatz in der Vereinbarung und hält jeden Zuschlag gegen den Abliefernachweis. Angenommen, das kostet sechs Minuten je Rechnung: Bei 500 Frachtrechnungen im Monat sind das 50 Stunden, mehr als eine Arbeitswoche. Von Hand ist die Stichprobe deshalb die vernünftige Wahl.

Sie hat allerdings ihren Preis. 30 Euro zu viel auf einer Tour fallen darin nie auf, eine Tour in zwei Sammelrechnungen ebenso wenig. Ein KI-Agent verschiebt diese Abwägung. Das ist ein Programm, das Dokumente liest, in Ihren Systemen nachschlägt und nach festgelegten Regeln einen Vorschlag macht. Er prüft jede Rechnung, und Ihre Leute sehen nur noch das, was nicht passt.

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Es zeigt, wie wir einen solchen Agenten aufbauen würden, und beschreibt keinen Kundenfall.

Das Beispiel: eine Sammelrechnung über vier Touren

Angenommen, eine Spedition im Ruhrgebiet arbeitet mit rund 30 Subunternehmern und bekommt etwa 500 Frachtrechnungen im Monat, meist als PDF per Mail. Das TMS kennt jede Tour. Die Frachtsätze stehen teils dort, teils in einzelnen Vereinbarungen. Die Buchhaltung läuft über DATEV.

Am Montag kommt die Sammelrechnung eines Dortmunder Subunternehmers über vier Touren, 1.905 Euro netto: Dortmund nach Hannover für 480 Euro, Dortmund nach Kassel für 410 Euro plus 45 Euro Standgeld, Essen nach Bielefeld für 520 Euro, Duisburg nach Münster für 450 Euro.

Was prüft ein Agent bei einer Frachtrechnung?

Er prüft, ob die Rechnung formal stimmt, ob die Tour gefahren wurde, ob sie schon bezahlt ist, ob der Frachtsatz passt und ob jeder Zuschlag belegt ist.

1. Rechnung lesen und Touren finden

Der Agent zerlegt das PDF in vier Positionen und sucht jede Tour im TMS, über die Tournummer oder, wenn die fehlt, über Datum, Strecke und Kennzeichen. Eine Position ohne eindeutigen Treffer markiert er, statt zu raten. Nebenbei prüft er die Pflichtangaben der Rechnung und vergleicht die Bankverbindung mit dem Stamm. Hat sich die IBAN geändert, stoppt er die Rechnung, bis jemand beim Subunternehmer unter der bekannten Nummer angerufen hat.

2. Wurde die Tour gefahren?

Im TMS müssen Tour und Abliefernachweis vorliegen. Hier stimmt das für alle vier. Fehlt der Nachweis, bleibt die Position offen und die Disposition bekommt einen Hinweis.

3. Ist die Tour schon bezahlt?

Duisburg nach Münster steht bereits in einer Rechnung vom 12. Neue Rechnungsnummer, dieselbe Tour. Eine Dublettenprüfung auf Rechnungsnummern, wie sie viele Buchhaltungsprogramme haben, sieht das nicht. Der Agent vergleicht Tournummern und nimmt die 450 Euro aus der Freigabe.

4. Stimmt der Frachtsatz?

Für Hannover passen die 480 Euro zur Vereinbarung. Für Bielefeld steht im TMS ein Satz von 490 Euro, berechnet sind 520. Der Agent kürzt nicht selbst, denn ob jemand am Telefon 520 Euro zugesagt hat, weiß nur die Disposition. Sie bekommt eine Rückfrage mit Tour und beiden Beträgen. Bestätigt sie den neuen Satz, wandert er ins TMS, und die nächste Rechnung läuft durch.

5. Ist der Zuschlag belegt?

Vereinbart sind 60 freie Minuten an der Entladestelle, danach 45 Euro je angefangene Stunde. Der Abliefernachweis für Kassel zeigt 90 Minuten, das Standgeld stimmt also. Dieselzuschlag und Maut prüft der Agent genauso gegen die vereinbarte Formel.

Dann folgt der Schritt, der Geld bringt: Der Rahmenvertrag mit dem Verlader erlaubt, das Standgeld weiterzuberechnen, in der Ausgangsrechnung fehlt es aber. Der Agent legt der Abrechnung einen Vermerk hin. Sie zahlen die 45 Euro dann nicht aus eigener Tasche.

6. Freigabe und Klärliste

Die Buchhaltung sieht die Rechnung nach Positionen sortiert. Hannover und Kassel sind mit 935 Euro freigabefähig. Bielefeld wartet auf die Disposition. Für Münster liegt eine Mail an den Subunternehmer bereit, mit dem Verweis auf die Rechnung vom 12. Der Agent schickt sie nicht ab, das macht die Buchhaltung nach einem Blick darauf. Erst nach der Freigabe entsteht der Buchungsstapel für DATEV, und den Zahllauf löst weiter Ihre Buchhaltung aus.

Reicht auch eine einfache Regel?

Ja, wenn wenige Subunternehmer feste Pauschalen je Strecke abrechnen und ihre Rechnungen immer gleich aussehen. Dann genügt ein Workflow, der Tournummer und Betrag abgleicht. Strukturierte E-Rechnungen nehmen ihm das Auslesen ab, den Abgleich mit Tour und Satz muss trotzdem jemand machen.

Ein Agent lohnt sich, sobald Sammelrechnungen, Zuschläge und Sätze aus verstreuten Vereinbarungen dazukommen, also das, was heute in der Stichprobe durchrutscht.

Was müssen Sie für den Start liefern?

Einen Zugang zum TMS, Ihre Frachtvereinbarungen und einen Stapel bezahlter Rechnungen, an denen wir den Agenten testen. Die Sätze müssen dafür nicht sauber im TMS stehen. Der Agent liest die Vereinbarungen ein und legt Ihnen eine Liste zur Bestätigung vor. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit.

Sophera Consulting baut diesen Agenten für Speditionen und Logistiker zum Festpreis und ohne Abo. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit Ihren echten Rechnungen läuft in derselben Woche. Der Wartungsagent ist im Festpreis enthalten und meldet, wenn sich etwa eine Schnittstelle ändert. Laufend fallen nur die Token-Kosten der KI-Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Welche Rechnungen sich zuerst lohnen, klären wir im kostenlosen Automations-Check.

Unsere Empfehlung

Ziehen Sie 50 bezahlte Frachtrechnungen und sortieren Sie die Positionen nach Tournummer. Suchen Sie doppelte Touren, Zuschläge ohne Beleg und Standgeld, das nie auf einer Ausgangsrechnung stand. Findet sich dort etwas, haben Sie Ihr Argument in Euro.

Starten Sie dann mit voller Prüfung und Freigabe jeder Rechnung. Zählen Sie mit, wie oft die Buchhaltung dem Agenten widerspricht. Mit dieser Zahl entscheiden Sie, ob Rechnungen ohne jede Abweichung später ohne Einzelblick in den Buchungsstapel laufen dürfen.