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Schwerpunkt: Medizinsektor

KI-Automatisierung für Arztpraxen und MVZ

In Praxen und MVZ läuft der Tag über Telefon, Anfragen und Formulare. Wir bauen KI-Agenten, die Anrufe annehmen, Anliegen vorsortieren und Formulare vorbereiten, damit das Team mehr Zeit für Patienten hat. Medizinische Einschätzungen trifft der Agent nicht. Auf Wunsch laufen die Modelle lokal.

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Wo heute Zeit verloren geht

  1. Das Telefon klingelt, während am Empfang Patienten warten. Viele Anrufe betreffen Termine, Rezepte und Überweisungen.

  2. Anfragen von Rentenversicherung, Krankenkassen und Versorgungsamt landen als Formular beim Arzt.

  3. Vorsorge- und Kontrolltermine geraten in Vergessenheit, wenn niemand Zeit hat, Patienten anzuschreiben.

So läuft ein Agent bei Ihnen

Der genaue Ablauf richtet sich nach Ihrem Prozess und Ihren Systemen.

  1. Anruf annehmen

    Der Agent meldet sich mit dem Namen der Praxis, auch wenn alle Leitungen belegt sind.

  2. Anliegen erfassen

    Termin, Rezeptwunsch, Überweisung oder Rückruf. Er fragt nach, bis alle Angaben da sind.

  3. Eintragen

    Termine bucht er im Praxiskalender, Rezept- und Überweisungswünsche legt er als Aufgabe im Praxisverwaltungssystem an.

  4. Übergeben

    Bei Stichworten, die die Praxis festlegt, und immer auf Wunsch des Anrufers verbindet er sofort mit dem Team.

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3D-Büro als Spielszene: KI-Agenten aus dem Sophera-Logo arbeiten an den Schreibtischen, Menschen in der Leitstelle und in der Halle

Was ein Agent bei Ihnen übernehmen kann

  1. Anwendungsbeispiel: So kann das bei Ihnen aussehen. Kein Kundenprojekt.

    Telefonassistent

    Der Agent nimmt Anrufe an, versteht das Anliegen, bucht Termine direkt im Praxiskalender und nimmt Rezeptwünsche auf. Bei festgelegten Stichworten verbindet er sofort mit der MFA.

  2. Anwendungsbeispiel: So kann das bei Ihnen aussehen. Kein Kundenprojekt.

    Recall für Vorsorge

    Der Agent findet Patientinnen und Patienten, deren Vorsorge oder Kontrolle fällig ist, schreibt sie persönlich an und bucht auf Antwort den Termin.

Rechnungen digital

  1. Rechnungen schreiben

    Privat- und IGeL-Rechnungen entstehen aus der Behandlungsdokumentation als Entwurf, die Praxis prüft.

  2. Eingangsrechnungen freigeben

    Rechnungen für Praxisbedarf und Labor laufen in die Freigabe, mit Skontofrist. Wie das aussieht, zeigt der Kurzfilm zur Fallstudie Freigabe-Workflow.

    Zur Fallstudie mit Kurzfilm →

Bürokratieabbau in der Arztpraxis

Rentenversicherung, Krankenkassen und Versorgungsamt fragen Befundberichte an, jede Stelle mit eigenem Formular. Der Agent füllt das Formular aus der Patientenakte vor, mit Diagnosen, Befunden und Behandlungsverlauf. Der Arzt prüft, ergänzt und unterschreibt.

Ihre Systeme bleiben

Der Agent arbeitet mit den Programmen, die Sie schon einsetzen, zum Beispiel:

  • Praxisverwaltungssystem
  • Telefonanlage
  • Online-Terminbuchung
  • E-Mail

Wo der Mensch entscheidet

Der Agent bewertet keine Beschwerden und gibt keine medizinischen Ratschläge. Wann er verbindet, legt die Praxis als feste Regel fest. Rezepte, Überweisungen und Berichte unterschreibt der Arzt.

So arbeiten wir

Drei Schritte: Auswahl, Angebot, Pilot. Im kostenlosen Automations-Check klären wir, welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen. Das Angebot kommt mit Kosten-Nutzen-Analyse und zum Festpreis. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Das Ergebnis gehört Ihnen.

Datenschutz

Wir arbeiten DSGVO-konform über europäische Infrastruktur, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Standard. Auf Wunsch laufen die Modelle lokal auf Ihrer Hardware, dann verlassen die Daten Ihr Haus nicht.

Wirkung

Je nach Prozess sparen wir im Durchschnitt 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Das ist eine eigene Angabe von Sophera, keine Studie. Vor allem bekommen Ihre Mitarbeiter Zeit für die Arbeit zurück, für die sie eingestellt wurden.

Häufige Fragen

Ist ein Telefonagent ein Medizinprodukt?

Nicht, solange er keine Beschwerden einschätzt. Unser Agent nimmt Anliegen auf und verbindet nach Regeln, die die Praxis festlegt. Eine Dringlichkeit leitet er nicht selbst ab.

Bleiben Patientendaten in der Praxis?

Auf Wunsch laufen die Modelle lokal. Alternativ arbeiten wir DSGVO-konform über europäische Infrastruktur, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wie schnell läuft der erste Agent?

Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut. Den Test mit echten Fällen machen wir in derselben Woche, der Pilot startet meist noch in der ersten Woche. Vorher klären wir, welche Zugänge zu Ihren Systemen wir brauchen.

Was kostet eine Automatisierung?

Wir arbeiten ausschließlich zum Festpreis. Den Preis nennen wir im Angebot, nachdem wir im kostenlosen Automations-Check die offenen Fragen geklärt haben. Danach fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Es gibt kein Abo und keine Betriebspauschale.

Wer kümmert sich nach dem Start um den Betrieb?

Jede Automatisierung bekommt einen Wartungsagenten, der im Festpreis enthalten ist. Er überwacht den Betrieb, prüft jede Schnittstelle auf Änderungen und testet Änderungen gegen alte Fälle. Was er nicht selbst lösen kann, geht als Ticket an Ihre IT.

Welcher Prozess eignet sich bei Ihnen für den Anfang?

Im kostenlosen Automations-Check klären wir das gemeinsam, zusammen mit den Zugängen, die wir dafür brauchen.

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