Mehrstufige Freigabe: Fallstudie BauGroup GmbH
82% Zeitersparnis bei Rechnungsfreigaben durch KI-gestützte Extraktion und mehrstufige Automatisierung.
Das Projekt im Kurzfilm
Text zum Film
Dieses Bauunternehmen zieht heute 97 Prozent seiner Skonti. Vorher waren es 68.
Pro Bauprojekt arbeiten Dutzende Subunternehmer mit. Jeden Monat kommen über 600 Rechnungen an. Jede wurde von Hand geprüft und einem Projekt zugeordnet. Je nach Betrag ging sie durch bis zu 3 Freigabestufen, per E-Mail und ohne Nachweis. Bis zur letzten Freigabe vergingen im Schnitt 9 Werktage. Die Skontofrist war dann oft abgelaufen.
Wir haben den Weg der Rechnung automatisiert. Über größere Beträge entscheiden weiter Menschen.
Die Rechnung kommt per E-Mail. Die KI liest sie aus und prüft, ob alles vollständig ist.
Dann gleicht sie die Rechnung mit der Bestellung ab und ordnet sie dem richtigen Bauprojekt zu.
Kleine Beträge bis zu einer festen Grenze bucht das System direkt.
Darüber gibt die Abteilungsleitung frei. Bei hohen Beträgen entscheidet zusätzlich die Geschäftsführung.
Freigegebene Rechnungen landen im ERP und im Archiv. Bei einer Ablehnung geht eine Nachricht raus. Jeder Schritt wird protokolliert.
Die Freigabe dauert heute 1,6 statt 9 Werktage. Die Skonto-Nutzung stieg von 68 auf 97 Prozent. Jede Freigabe ist lückenlos nachvollziehbar.
Bei Ihnen bleiben Rechnungen auch zu lange liegen? Dann schreiben Sie uns. Sophera automatisiert alles, was Ihnen lästig ist.
Ausgangslage
Die BauGroup GmbH koordiniert Dutzende Subunternehmer pro Bauprojekt. Monatlich gingen 600+ Eingangsrechnungen ein, die manuell geprüft, zugeordnet und über bis zu drei Freigabestufen genehmigt werden mussten — ein Prozess, der regelmäßig Skonto-Fristen sprengte.
- Durchschnittlich 9 Werktage von Rechnungseingang bis Freigabe
- 32% der Skonti verfallen durch verspätete Bearbeitung
- Keine durchgängige Zuordnung zu Kostenträgern und Bauprojekten
- Manuelle Freigabe-E-Mails ohne Audit-Trail
Unsere Lösung
Wir automatisierten den gesamten Rechnungsfreigabeprozess: KI extrahiert die Rechnungsdaten, ordnet automatisch dem richtigen Bauprojekt zu und leitet betragsabhängig durch bis zu drei Freigabestufen — mit vollständigem Audit-Trail.
Der Ablauf
Mehrstufige Freigabe
KI-gestützte Rechnungsprüfung mit automatischer Datenextraktion und mehrstufigem Freigabeprozess.
- KI-Schritt
- Arbeitsschritt
- System
- Entscheidung
- Ausnahme
Auf einen Schritt tippen, um ihn genauer anzusehen.
Ergebnisse
- 82%Zeitersparnis
Schnellerer Freigabeprozess
- 0%Fehlzuordnungen
Vorher 11%, laut Auswertung des Kunden
- 5.6×Schnellere Freigabe
Beschleunigung der Genehmigung
- 4 MonateROI
Return on Investment
Vorher / Nachher
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Freigabezeit | Vorher: 9 Werktage | Nachher: 1.6 Werktage |
| Skonto-Nutzung | Vorher: 68% | Nachher: 97% |
| Fehlzuordnungen | Vorher: 11% | Nachher: 0% |
| Audit-Trail | Vorher: Keiner | Nachher: Lückenlos |
Kundenstimme
Früher gingen Rechnungen tagelang durch das Haus. Heute läuft die Freigabe automatisch — und wir sparen allein durch pünktliche Skonto-Nutzung über 90.000€ im Jahr.
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