Automatische Rechnungsverarbeitung: Fallstudie Berger Fertigung GmbH
Über 90% weniger Bearbeitungszeit pro Rechnung durch KI-gestützte Automatisierung.
Das Projekt im Kurzfilm
Text zum Film
Über 90 Prozent weniger Zeit pro Rechnung. Bei über 12.000 Rechnungen im Monat.
Ein Produktionsunternehmen erfasst alle Eingangsrechnungen seiner Lieferanten. Bisher wurde jede von Hand abgetippt. 8 bis 12 Minuten pro Rechnung, dazu Tippfehler. Der Monatsabschluss zog sich über 5 Werktage.
Wir haben den Weg der Rechnung automatisiert, vom Postfach bis ins Archiv.
Rechnungen kommen per Mail, über Schnittstellen oder vom Scanner. Alles läuft in einen Eingang.
Die KI liest Nummer, Betrag, Steuer, Lieferant und Zahlungsziel aus.
Dann der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Fehlt etwas, fragt das System beim Lieferanten nach.
Parallel sucht die KI nach Auffälligkeiten, etwa doppelten Rechnungen.
Liegt der Betrag über einer festen Grenze, gibt ein Manager frei. Was das System nicht lesen kann, bearbeitet ein Mensch.
Danach wird gebucht und archiviert, und alle Beteiligten bekommen Bescheid.
Heute braucht eine Rechnung unter einer Minute. Die Fehlerquote sank von 3,2 auf 0,3 Prozent. Der Monatsabschluss steht nach 1 Werktag. Das Team hat wieder Zeit für die Arbeit, für die es eingestellt wurde.
Sie haben auch einen Stapel, der jeden Monat wiederkommt? Dann schreiben Sie uns. Sophera automatisiert alles, was Ihnen lästig ist.
Ausgangslage
Die Berger Fertigung GmbH verarbeitete monatlich über 12.000 Eingangsrechnungen ihrer Lieferanten. Der manuelle Prozess war fehleranfällig und band 4 Vollzeitkräfte.
- 4 Vollzeitkräfte nur für Rechnungserfassung gebunden
- Durchschnittlich 3.2% Fehlerquote bei manueller Dateneingabe
- Bearbeitungszeit von 8-12 Minuten pro Rechnung
- Regelmäßige Verzögerungen bei Monatsabschlüssen
Unsere Lösung
Wir implementierten eine End-to-End KI-Automatisierung, die Rechnungen vom E-Mail-Eingang bis zur GoBD-konformen Archivierung automatisiert verarbeitet. Freigaben und auffällige Rechnungen prüft ein Mensch.
Der Ablauf
Automatische Rechnungsverarbeitung
End-to-End Automatisierung der Rechnungsverarbeitung von E-Mail-Eingang bis Archivierung.
- KI-Schritt
- Arbeitsschritt
- System
- Entscheidung
- Ausnahme
Auf einen Schritt tippen, um ihn genauer anzusehen.
Ergebnisse
- 90%Zeitersparnis
Weniger Bearbeitungszeit pro Rechnung
- 99.7%Genauigkeit
Korrekte Datenextraktion
- 12000+Rechnungen/Monat
Verarbeitungskapazität
- 3 MonateROI
Return on Investment
Vorher / Nachher
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit/Rechnung | Vorher: 8-12 Min. | Nachher: < 1 Min. |
| Fehlerquote | Vorher: 3.2% | Nachher: 0.3% |
| Mitarbeiter benötigt | Vorher: 4 FTE | Nachher: 0.5 FTE |
| Monatsabschluss | Vorher: 5 Werktage | Nachher: 1 Werktag |
Kundenstimme
Die KI-Automatisierung hat unsere Rechnungsverarbeitung revolutioniert. Was früher Tage dauerte, erledigt sich jetzt in Minuten — mit höherer Genauigkeit als je zuvor.
Weitere Fallstudien
Service
KI-gestützter Kundensupport
60% der Support-Tickets werden vollautomatisch gelöst — bei einer Kundenzufriedenheit von 4.8 Sternen.
Zur Fallstudie →Legal
Intelligentes Dokumentenmanagement
90% schnellere Dokumentensuche und 70% weniger manuelle Ablagearbeit durch KI-Klassifizierung.
Zur Fallstudie →
Ähnliches Projekt starten
Alle genannten Projekte und Kennzahlen stammen aus realen Kundenprojekten. Bis auf Ob Plus wurden Namen und Firmierungen auf Wunsch der Kunden geändert.