Implantate-Bestellung in der Klinik automatisieren, vom OP zurück ins Konsignationslager

Implantate-Bestellung in der Klinik automatisieren heißt: Sobald im OP dokumentiert ist, welches Implantat eingesetzt wurde, bucht ein Agent den Verbrauch aus dem Lager aus, hält den Rest gegen den OP-Plan der nächsten Tage und bereitet die Nachbestellung vor. Die OP-Koordination sieht nur noch, was fehlt, und gibt frei.

Wer am OP-Tag keine Größe mehr vermissen will, muss die Zeit zwischen Eingriff und Buchung abschaffen. Solange der Verbrauch erst Stunden später ins System wandert, zeigt die Materialwirtschaft Implantate, die längst nicht mehr im Schrank liegen. Ein Mindestbestand hilft dagegen wenig, denn er kennt weder den letzten Eingriff noch den nächsten.

Das folgende Beispiel ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Die automatisierte Bestellung von Implantaten und Endoprothesen gehört aber zu den Projekten, die wir für Klienten umsetzen. Einen ersten Überblick über solche Abläufe gibt der Beitrag zu den Klinik-Prozessen, hier geht es um die Stunden nach dem Eingriff.

Implantate-Bestellung in der Klinik automatisieren, an einem Kniegelenk durchgespielt

Angenommen, ein Krankenhaus setzt an drei Tagen der Woche Knie- und Hüftprothesen ein. Das Knie-System liegt im Konsignationslager, einem Vorrat des Herstellers im Haus: Die Implantate stehen im Schrank am OP, gehören aber dem Hersteller, bis die Klinik sie verbraucht. Von jeder Größe liegen zwei Stück dort.

Für Dienstag ist bei einer Patientin eine Femurkomponente der Größe 5 geplant. Im Eingriff passt Größe 4, und das Inlay, der Kunststoffeinsatz, muss 12 statt 10 Millimeter dick sein. Das 10er-Inlay ist da schon geöffnet und kann nicht zurück in den Schrank. Am Donnerstag stehen zwei weitere Knie im Plan, beide mit Größe 4. Im Schrank liegt davon jetzt noch eine.

Was macht der Agent nach dem Eingriff?

Er bringt in fünf Schritten Schrank, Materialwirtschaft und OP-Plan auf denselben Stand.

1. Den Verbrauch lesen

Im OP wird das Etikett jeder Verpackung gescannt oder auf den Bogen geklebt und landet so in der OP-Dokumentation. Von dort liest der Agent Artikel, Größe und Seriennummer. Ein Etikett, das nur als Foto vorliegt, liest er aus und markiert es zum Gegenprüfen.

2. Den Bestand gegenbuchen

Femurkomponente, Tibiateil und das 12er-Inlay gehen als Verbrauch aus dem Bestand. Das 10er-Inlay bucht der Agent als geöffnet und nicht eingesetzt. Ob der Hersteller es berechnet, steht in der Konsignationsvereinbarung, deshalb kommt der Posten mit Vermerk auf die Liste des Einkaufs.

3. Den Rest gegen den OP-Plan halten

Dieser Schritt fehlt jedem Mindestbestand. Die Hausregel im Beispiel lautet: Für jeden Eingriff liegen die geplante Größe und je eine darüber und darunter im Haus. Für Donnerstag braucht es also zwei Stück der Größe 4 sowie die Größen 3 und 5, und von Größe 4 fehlt eins. Nebenbei prüft der Agent die Haltbarkeit der Sterilverpackung. Läuft sie bei einer Hüftkomponente ab, bevor der Plan sie braucht, schlägt er den Tausch beim Hersteller vor.

4. Die Nachbestellung als Entwurf

Der Agent legt die Bestellung auf dem Weg an, den der Hersteller vorsieht, per Portal oder Mail: Ersatz für das Verbrauchte und ein Eilvermerk "Bedarf Donnerstag, erster Saal". Die Verbrauchsmeldung mit Seriennummern hängt er an. Patientendaten stehen darin keine, der Hersteller erfährt nur Artikel, Größe und Menge.

5. Freigabe und Morgenliste

Die OP-Koordination sieht den Entwurf mit Begründung und gibt ihn frei. Bestätigt der Hersteller die Lieferung bis Mittwochmittag nicht, meldet sich der Agent. Am Morgen steht auf einer Liste je Eingriff, ob das Material vollständig ist oder was noch aussteht.

Darf die Nachbestellung ohne Freigabe laufen?

Ja, wenn Sie das wollen. Bis Level 3 entscheidet bei wichtigen Schritten ein Mensch, und das System bereitet vor. Ab Level 4 entscheidet das System selbst. Der Ersatz eines verbrauchten Implantats aus dem Konsignationslager ist dafür ein guter Kandidat, weil Artikel, Menge und Lieferant feststehen. Eilbestellungen, neue Größen und alles, was die Hausregel verändert, bleiben bei Ihren Leuten.

Was hat das Implantateregister damit zu tun?

Für Hüft- und Knieendoprothesen gilt seit Januar 2025 die Meldepflicht an das Implantateregister Deutschland. Die Seriennummern, die der Agent für die Bestellung ohnehin liest, liegen damit geprüft im System, wenn die Meldung und der Implantatausweis anstehen. Dann schreibt niemand mehr dieselbe Nummer ein zweites Mal ab.

Was müssen Sie für den Start liefern?

Einen Zugang zu OP-Dokumentation, OP-Plan und Materialwirtschaft, die Konsignationsvereinbarungen und eine Person aus der OP-Koordination, die die Hausregeln kennt. OP-Plan und Dokumentation haben Patientenbezug. Je nach Haus läuft der Agent deshalb über europäische Infrastruktur oder mit dem Modell auf Ihrer eigenen Hardware, dann verlassen die Daten das Haus nicht. Wie wir das je Datenart DSGVO-konform lösen, steht in einem eigenen Beitrag. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit, ob Datenschutz-Folgenabschätzung oder Mitarbeitervertretung dazugehören, klären wir vorher gemeinsam.

Sophera Consulting baut diesen Agenten für Kliniken zum Festpreis und ohne Abo. Er ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Eingriffen läuft in derselben Woche. Der Wartungsagent ist im Festpreis enthalten. Welches Implantatsystem sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen, klären wir im kostenlosen Automations-Check.

Unsere Empfehlung: mit einem Implantatsystem anfangen

Nehmen Sie das System mit den meisten Eingriffen und zählen Sie vorher einmal den Schrank gegen die Materialwirtschaft. Die Differenz ist Ihre Ausgangszahl. Danach zählen Sie zwei Dinge mit: wie oft der Bestand des Agenten zum Schrank passt und wie oft die OP-Koordination einen Entwurf ändert. Stimmen beide Zahlen, kommt das nächste System dazu, und Sie können über Level 4 entscheiden. Wer außerdem die Medikamentenbestellung angeht, verwendet dieselben Zugänge zur Materialwirtschaft ein zweites Mal.