KI-Automatisierung für Pflege und Sozialwirtschaft
In Pflegediensten, Einrichtungen und sozialen Diensten bleibt die Verwaltung an den Leitungen hängen: Abrechnung, Dokumentation, Touren und Dienstpläne. Wir bauen KI-Agenten, die diese Arbeit übernehmen oder vorbereiten. Bei einem Personenbegleitdienst schreibt ein Agent die Monatsrechnungen inzwischen aus einer Sprachaufnahme. Auf Wunsch laufen die Modelle lokal.
Automations-Check buchenWo heute Zeit verloren geht
Am Monatsende werden Einsätze aus Notizen, Listen und Kalendern zusammengesucht und einzeln abgerechnet.
Fällt morgens jemand aus, plant die Leitung Touren oder Dienste am Telefon neu.
Dokumentation wird nach der Schicht nachgetragen, oft unter Zeitdruck.
So läuft ein Agent bei Ihnen
Der genaue Ablauf richtet sich nach Ihrem Prozess und Ihren Systemen.
Einsprechen
Am Monatsende werden die Einsätze in einem Durchgang eingesprochen, mit Person, Datum und Leistung.
Zuordnen
Der Agent ordnet jede Angabe dem richtigen Kunden zu und prüft sie gegen die Stammdaten.
Rechnungen anlegen
In Lexware Office entstehen die Rechnungen und werden abgelegt, mit dem Namen der begleiteten Person in der Lieferadresse.
Freigeben und versenden
Eine Mitarbeiterin sieht die Rechnungen durch und gibt sie frei. Danach gehen sie automatisch an die Kunden.
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Ein Auszug aus unseren Projekten
Jede Lösung bauen wir einzeln für den jeweiligen Betrieb. Die Liste zeigt eine Auswahl, Ihr Prozess muss nicht darin vorkommen.
Pflege und Sozialwirtschaft
Rechnungen per Sprache
Rund 300 Rechnungen im Monat werden eingesprochen statt einzeln getippt: eine Stunde statt 25.
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Was ein Agent bei Ihnen übernehmen kann
Anwendungsbeispiel: So kann das bei Ihnen aussehen. Kein Kundenprojekt.
Touren planen sich selbst um
Um sechs Uhr kommt eine Krankmeldung. Der Agent verteilt die Einsätze neu, nach Qualifikation, Fahrzeit und Wünschen der Patienten, und legt den Plan der Pflegedienstleitung vor. Nach der Freigabe bekommen Mitarbeitende und Angehörige Bescheid.
Anwendungsbeispiel: So kann das bei Ihnen aussehen. Kein Kundenprojekt.
Pflegedokumentation per Sprache
Nach dem Einsatz spricht die Pflegekraft ein, was sie getan und beobachtet hat. Daraus wird ein strukturierter Eintrag, den sie bestätigt. Das Diktat von Pflegeberichten setzen wir bereits für Kliniken um.
Rechnungen digital
Rechnungen schreiben
Einsätze werden am Monatsende eingesprochen, der Agent schreibt daraus die Rechnungen. Wie das bei Ob Plus läuft, steht in der Fallstudie oben.
Eingangsrechnungen freigeben
Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern laufen in die Freigabe, mit Skontofrist. Wie das aussieht, zeigt der Kurzfilm zur Fallstudie Freigabe-Workflow.
Zur Fallstudie mit Kurzfilm →
Bürokratieabbau in der Pflege
Stationäre Pflegeeinrichtungen erheben zweimal im Jahr die Daten für die Qualitätsindikatoren und übermitteln sie an die Datenauswertungsstelle. Der Agent zieht die Angaben aus der Pflegedokumentation und zeigt, wo etwas fehlt. Bei einem Antrag auf einen höheren Pflegegrad stellt er die Unterlagen zusammen, die der Medizinische Dienst von Ihnen anfordert.
Ihre Systeme bleiben
Der Agent arbeitet mit den Programmen, die Sie schon einsetzen, zum Beispiel:
- Pflegesoftware
- Lexware Office
- Dienstplan
- Telefon
Wo der Mensch entscheidet
Pflegerische Entscheidungen trifft der Agent nicht. Touren plant er als Vorschlag, die Pflegedienstleitung gibt frei. Dokumentationseinträge bestätigt die Pflegekraft.
So arbeiten wir
Drei Schritte: Auswahl, Angebot, Pilot. Im kostenlosen Automations-Check klären wir, welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen. Das Angebot kommt mit Kosten-Nutzen-Analyse und zum Festpreis. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Das Ergebnis gehört Ihnen.
Datenschutz
Wir arbeiten DSGVO-konform über europäische Infrastruktur, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Standard. Auf Wunsch laufen die Modelle lokal auf Ihrer Hardware, dann verlassen die Daten Ihr Haus nicht.
Wirkung
Je nach Prozess sparen wir im Durchschnitt 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Das ist eine eigene Angabe von Sophera, keine Studie. Vor allem bekommen Ihre Mitarbeiter Zeit für die Arbeit zurück, für die sie eingestellt wurden.
Häufige Fragen
Was passiert mit Gesundheitsdaten?
Auf Wunsch laufen die Modelle lokal auf Ihrer Hardware, dann verlassen die Daten Ihr Haus nicht. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Standard.
Funktioniert das mit unserer Pflegesoftware?
Über eine Schnittstelle, wenn es eine gibt. Sonst bedient der Agent die Software über die Oberfläche.
Wie schnell läuft der erste Agent?
Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut. Den Test mit echten Fällen machen wir in derselben Woche, der Pilot startet meist noch in der ersten Woche. Vorher klären wir, welche Zugänge zu Ihren Systemen wir brauchen.
Was kostet eine Automatisierung?
Wir arbeiten ausschließlich zum Festpreis. Den Preis nennen wir im Angebot, nachdem wir im kostenlosen Automations-Check die offenen Fragen geklärt haben. Danach fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Es gibt kein Abo und keine Betriebspauschale.
Wer kümmert sich nach dem Start um den Betrieb?
Jede Automatisierung bekommt einen Wartungsagenten, der im Festpreis enthalten ist. Er überwacht den Betrieb, prüft jede Schnittstelle auf Änderungen und testet Änderungen gegen alte Fälle. Was er nicht selbst lösen kann, geht als Ticket an Ihre IT.
Welcher Prozess eignet sich bei Ihnen für den Anfang?
Im kostenlosen Automations-Check klären wir das gemeinsam, zusammen mit den Zugängen, die wir dafür brauchen.
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