Automatisierung ohne Anbieterabhängigkeit, und woran Sie das im Angebot erkennen

"Und was ist, wenn es Sie in zwei Jahren nicht mehr gibt?" Diese Frage gehört vor jede Unterschrift unter ein Automatisierungsprojekt. Die Antwort darauf steht im Angebot und nicht in der Firmengeschichte des Anbieters. Wie groß die Anbieterabhängigkeit bei einer Automatisierung wird, entscheidet sich an den Zugängen, am Code und an dem, was jemand aufgeschrieben hat. Alles drei können Sie vor der Unterschrift klären.

Anbieterabhängigkeit bei einer Automatisierung entsteht an drei Stellen

Ein Agent, der Mails liest und Vorgänge im ERP anlegt, braucht Konten in Ihren Systemen und einen Zugang zum Sprachmodell. Laufen diese Konten auf den Anbieter, steht Ihr Prozess in dem Moment, in dem dessen Rechnung nicht mehr bezahlt wird. Laufen sie auf Ihre Firma, bleibt der Ablauf Ihrer, unabhängig davon, wer ihn gebaut hat. Das kostet nichts. Es wird trotzdem oft nebenbei entschieden, weil der Aufbau schneller geht, wenn der Entwickler seine eigenen Konten verwendet.

Beim Code reicht eine Vertragsformel nicht. Ein Agent ist Software: Prompts, Prüfregeln, Schnittstellenaufrufe, Ausnahmen. Liegt dieser Code in einem Repository, auf das nur der Anbieter Zugriff hat, mieten Sie das Ergebnis, auch wenn Ihnen im Vertrag ein unbeschränktes Nutzungsrecht zugesichert wird. Erst wenn der Quellcode nach der Abnahme in Ihrem Repository liegt, kann jeder Entwickler daran weiterarbeiten.

Teuer wird später das, was niemand aufgeschrieben hat, weil es nichts kostet, solange alles läuft. Warum liest der Agent das Lieferdatum aus dem Betreff und nicht aus dem PDF? Warum geht jeder Vorgang über 5.000 Euro an einen Menschen? Solche Entscheidungen stecken zu Dutzenden in jedem Ablauf. Stehen sie nirgends, muss ein Nachfolger sie aus dem Code zurücklesen, und das dauert länger als der Bau.

Was am Tag nach der Übergabe in Ihrem Haus liegen sollte

Angenommen, ein Großhändler lässt die Prüfung von Auftragsbestätigungen automatisieren, und der Anbieter ist ein Jahr später nicht mehr erreichbar. Ob das ein Ärgernis bleibt oder den Einkauf lahmlegt, hängt an fünf Dingen, die ab dem ersten Tag bei ihm liegen sollten und nicht erst zur Abnahme:

• den Quellcode in einem Repository seiner Firma, mit der Historie der Änderungen
• die Zugangsdaten in Konten, die auf seine Firma ausgestellt sind, den Modellzugang eingeschlossen
• eine Betriebsanleitung, die für jeden Schritt beschreibt, was der Agent tut und was er bewusst nicht tut
• die Hausregeln im Klartext: Schwellen, Ausnahmen, Eskalationen, jeweils mit Begründung
• eine Sammlung echter Fälle mit dem erwarteten Ergebnis

Der letzte Punkt ist der wertvollste und der einzige, der Arbeit macht. Wer zweihundert geprüfte Fälle hat, kann einen fremden Entwickler an den Ablauf lassen und sieht nach einer halben Stunde, ob dessen Änderung etwas kaputt gemacht hat. Ohne diese Fälle ist jede Anpassung ein Blindflug, und daraus entsteht die Abhängigkeit, die in keinem Vertrag steht.

Der laufende Betrieb verrät mehr als die Vertragsklausel

Eine Betriebspauschale bindet Sie, denn Kündigen bedeutet, dass der Ablauf steht. Reine Nutzungskosten der KI-Modelle, direkt bei Ihnen abgerechnet, binden Sie nicht, weil der Vertrag über das Modell ohnehin auf Ihre Firma läuft. Fragen Sie deshalb neben dem Preis für den Bau auch danach, was im Monat an wen fließt und wofür.

Dazu gehört, wer den Agenten pflegt, wenn sich etwas ändert. Schnittstellen werden umgestellt, Lieferanten ändern ihre Belegformate, Modelle werden abgelöst. Ohne jemanden, der das beobachtet, fällt ein Agent nicht mit einem Knall aus. Er liefert unauffällig schlechtere Ergebnisse, bis es im Einkauf jemandem auffällt.

Vier Fragen an jedes Angebot

Wem gehört der Quellcode nach der Abnahme, und in welchem Repository liegt er?

Auf welche Firma laufen die Zugänge zu Ihren Systemen und zum Sprachmodell?

Was umfasst die Dokumentation, und ist sie im Preis enthalten?

Was kostet der Betrieb im Monat, und welcher Teil davon geht an den Anbieter?

Steht dazu nichts im Angebot, ist auch das eine Antwort. Lassen Sie sich die vier Punkte schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben. Wer sauber arbeitet, hat damit kein Problem, weil er am Bau verdient und nicht daran, dass Sie nicht wegkönnen.

Sophera baut Automatisierungen zum Festpreis, ohne Abo, und das Ergebnis gehört dem Kunden. Zu jeder Automatisierung gehört ein Wartungsagent, der im Festpreis enthalten ist. Er überwacht den Betrieb, prüft Ein- und Ausgang jeder Schnittstelle auf Änderungen, testet Änderungen gegen alte Fälle und begleitet den Wechsel auf neue Modelle. Was er nicht lösen kann, geht als Ticket an die IT des Kunden. Im kostenlosen Automations-Check klären wir, welcher Prozess sich für den Anfang eignet, welche Zugänge dafür nötig sind und was am Ende bei Ihnen liegt.