Angebot zur Automatisierung prüfen: acht Warnsignale im Angebotstext

Ein schlechtes Angebot für eine Automatisierung erkennen Sie selten am Preis. Sie erkennen es an den Fragen, die es offenlässt. Ein teures Angebot kann solide sein und ein günstiges teuer werden, wenn wichtige Punkte fehlen. Wer ein Angebot prüft, sollte deshalb zuerst nach den Lücken suchen und dann die Summen vergleichen.

Ein Automatisierungsangebot prüfen: das Beispiel

Angenommen, ein Großhändler möchte Bestellungen, die per E-Mail kommen, automatisch ins Warenwirtschaftssystem übernehmen. Er bekommt ein Angebot, das sinngemäß so lautet:

> Automatisierung Auftragseingang inklusive KI-Erkennung. Konzeptphase mit drei Workshops, anschließend Umsetzung auf unserer Plattform. Pauschalpreis 9.800 Euro. Zusätzliche Anforderungen werden nach Aufwand abgerechnet. Plattformlizenz 390 Euro monatlich, Mindestlaufzeit drei Jahre. Support nach Verfügbarkeit.

Der Text ist für diesen Artikel erfunden und liest sich ordentlich. Trotzdem steckt fast jedes der acht Warnsignale darin.

1. Der Prozess steht nur als Überschrift im Angebot

"Automatisierung Auftragseingang" ist eine Überschrift, kein Leistungsumfang. Offen bleibt, was mit einer Bestellung ohne Artikelnummer passiert, mit "wie letzte Woche, nur doppelt", mit einer abweichenden Lieferadresse oder mit einer Mail, die eigentlich eine Reklamation ist.

Ein gutes Angebot zählt die Fälle auf, die abgedeckt sind, und nennt die, die zur Klärung an einen Menschen gehen. Fehlt diese Liste, hat der Anbieter den Normalfall kalkuliert. Alle anderen Fälle gelten später als "zusätzliche Anforderung".

2. Der Preis kam, bevor jemand Ihre Systeme gesehen hat

Ob Ihr Warenwirtschaftssystem eine Schnittstelle hat, einen Testzugang bietet oder Daten nur als Datei ausgibt, verändert den Aufwand erheblich. Ein Anbieter, der vor dieser Frage einen Pauschalpreis nennt, hat entweder einen großen Puffer eingerechnet oder er wird nachverhandeln.

Fragen Sie, welche Systeme der Anbieter für seinen Preis angenommen hat. Steht im Angebot kein einziger Systemname, ist das die Antwort.

3. Der Festpreis hat eine Hintertür

"Zusätzliche Anforderungen werden nach Aufwand abgerechnet" verwandelt jeden Pauschalpreis in einen offenen Betrag. Was eine zusätzliche Anforderung ist, entscheidet im Streitfall der, der die Rechnung schreibt. Zusammen mit Signal 1 heißt das: Jede Ausnahme, die nicht aufgeschrieben wurde, kostet extra.

Ein echter Festpreis gilt für einen schriftlich beschriebenen Umfang. Was darüber hinausgeht, wird vorher als eigener Festpreis angeboten, und Sie entscheiden, ob Sie ihn wollen. Warum das Schätzrisiko beim Anbieter liegen sollte, steht ausführlicher im Artikel Festpreis oder Stundensatz.

4. Das Ergebnis gehört Ihnen nicht

"Umsetzung auf unserer Plattform" bedeutet oft: Der Ablauf läuft in einem Konto des Anbieters, und mit der Kündigung endet er. Prüfen Sie, ob der Quellcode oder die Konfiguration an Sie übergeben wird, auf wessen Namen die Konten laufen und ob eine Dokumentation zum Lieferumfang gehört. Eine Mindestlaufzeit von drei Jahren ohne Herausgabe des Ergebnisses ist eine Miete. Mehr dazu im Artikel über Anbieterabhängigkeit.

5. Die laufenden Kosten sind eine Pauschale ohne Inhalt

Im Beispiel kosten Lizenz und Mindestlaufzeit zusammen 14.040 Euro, deutlich mehr als der Pauschalpreis für den Bau. Wofür diese Summe bezahlt wird, sagt das Angebot nicht.

Fragen Sie, was in der laufenden Gebühr steckt. Sind es Rechenleistung und Kosten für das Sprachmodell, sollten diese nach Verbrauch abgerechnet werden, damit Sie sehen, was Ihre Vorgänge tatsächlich kosten. Ist es Wartung, sollte drinstehen, was gewartet wird: wer merkt, wenn ein angebundenes System seine Schnittstelle ändert, und wer den Ablauf dann anpasst.

6. Es gibt keine Abnahme an echten Fällen

Das Beispiel nennt kein Abnahmekriterium. Dann gilt die Automatisierung als fertig, wenn sie läuft, nicht wenn sie Ihre Bestellungen richtig anlegt.

Eine brauchbare Abnahme sieht so aus: Sie stellen eine Auswahl echter Bestellmails aus der Vergangenheit bereit, darunter die schwierigen. Der Agent verarbeitet sie, und gemeinsam wird geprüft, welche korrekt angelegt und welche sauber zur Klärung markiert wurden. Erst wenn das Ergebnis stimmt, ist das Projekt abgenommen.

7. Vor dem ersten Ergebnis steht eine lange Konzeptphase

Drei Workshops, danach ein Konzeptpapier, erst danach wird gebaut. Bei diesem Ablauf sehen Sie lange nichts, das läuft, und zahlen trotzdem.

Ein Agent für einen klar abgegrenzten Prozess ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Die Fragen, für die andere Workshops ansetzen, klären sich am schnellsten am laufenden Entwurf: Sie sehen, was der Agent aus Ihrer Bestellmail macht, und sagen, was falsch ist. Größere Vorhaben lassen sich in Abschnitte teilen, von denen jeder nach Tagen ein Ergebnis liefert.

8. Was bei einem Fehler passiert, steht nirgends

"Support nach Verfügbarkeit" beantwortet nicht, was geschieht, wenn der Agent eine Bestellung nicht zuordnen kann, wenn das Warenwirtschaftssystem nicht erreichbar ist oder wenn eine Mail doppelt ankommt. Ein gutes Angebot beschreibt den Ausnahmeweg: Wohin geht der unklare Fall, wer bekommt die Meldung, und an welchen Stellen gibt ein Mensch frei, bevor etwas an den Kunden geht. Dazu gehört auch die Angabe, wo die Daten verarbeitet werden und dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung beiliegt.

So sieht das Gegenmodell aus

Sophera Consulting schreibt Angebote so, dass sie diese acht Fragen beantworten. Der Festpreis kommt nach der Auswahl, wenn Systeme und Ausnahmen bekannt sind, und gilt für eine schriftliche Fallliste. Der Code gehört Ihnen, ohne Abo. Jede Automatisierung bekommt einen Wartungsagenten, der im Festpreis enthalten ist. Er prüft die Schnittstellen auf Änderungen und testet sie gegen alte Fälle. Laufend fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, und die werden direkt bei Ihnen abgerechnet. Den Einstieg macht der kostenlose Automations-Check.

Unsere Empfehlung

Legen Sie die Angebote, die Sie vorliegen haben, nebeneinander und gehen Sie die acht Punkte durch. Wo ein Angebot schweigt, fragen Sie schriftlich nach und lassen Sie sich die Antwort ins Angebot schreiben. Wer das ohne Umstände tut, hat kalkuliert. Wer ausweicht, rechnet vermutlich mit Nachträgen. Vergleichen Sie die Preise erst danach.