Festpreis oder Stundensatz im IT-Projekt, und wer zahlt, wenn es länger dauert

Im IT-Projekt gilt der Stundensatz als das ehrlichere Modell. Bezahlt wird, was tatsächlich gearbeitet wurde, und wer einen Festpreis verlangt, zahlt angeblich den Puffer des Anbieters mit. So weit die Theorie. In der Praxis schiebt der Stundensatz ein Risiko ausgerechnet dem zu, der es am schlechtesten einschätzen kann, nämlich Ihnen.

Festpreis im IT-Projekt oder Stundensatz: wer trägt welches Risiko

Jedes IT-Projekt beginnt mit einer Schätzung. Beim Festpreis im IT-Projekt steht der Anbieter für diese Schätzung ein. Braucht er doppelt so lange, ist das sein Problem. Beim Stundensatz stehen Sie dafür ein, denn jede Stunde über der Schätzung landet auf Ihrer Rechnung.

Es kommt also darauf an, wer die Schätzung besser beurteilen kann. Das ist der Anbieter. Er hat ähnliche Anbindungen schon gebaut, er weiß, wo es hakt, und er entscheidet, wie er arbeitet. Sie sehen davon nur die Zwischenrechnung.

Dazu kommt ein Anreiz, über den selten gesprochen wird. Nach Stunden abgerechnet, verdient der Anbieter an jeder Verzögerung mit. Das macht niemanden unredlich, es belohnt aber auch niemanden fürs Schnellsein. Beim Festpreis ist es umgekehrt: Jede eingesparte Stunde gehört dem Anbieter, er hat also jeden Grund, zügig und ohne Umwege zu bauen.

Ein Beispiel, zweimal abgerechnet

Angenommen, ein Großhändler lässt die Auftragserfassung aus Kundenmails automatisieren. Bestellungen kommen als Mail oder PDF, der Agent liest sie aus, gleicht Kunde und Artikel mit der Warenwirtschaft ab und legt einen Auftragsentwurf an, den der Innendienst freigibt.

Beim Test mit echten Mails fallen drei Dinge auf, die vorher niemand erwähnt hat. Ein Kunde schickt Sammelbestellungen für vier Filialen in einer einzigen Mail. Ein anderer schreibt seine eigenen Artikelnummern statt der des Großhändlers. Und der Testzugang zur Warenwirtschaft liefert andere Feldnamen als das Produktivsystem.

Nach Stunden abgerechnet, bezahlt der Großhändler alle drei Punkte. Die Sammelbestellung ist neue Logik, die fremden Artikelnummern brauchen eine Zuordnungstabelle, und die abweichenden Feldnamen kosten Zeit für die Fehlersuche, obwohl der Kunde daran am wenigsten schuld ist. Die Abstimmungsrunden kommen obendrauf. Was am Ende auf der Rechnung steht, erfährt er, wenn sie kommt.

Zum Festpreis sieht dieselbe Lage anders aus. Die Feldnamen sind ein technisches Problem und damit Sache des Anbieters, der Großhändler merkt davon nichts. Standen die fremden Artikelnummern in der Auswahl als Ausnahme auf der Liste, sind sie im Preis enthalten. Standen sie nicht darauf, sind sie wie die Sammelbestellung eine Erweiterung. Über die entscheidet der Großhändler, bevor gebaut wird, und zwar mit einem Preis auf dem Tisch.

Darin liegt der Unterschied. Nach Stunden erfahren Sie vom Mehraufwand hinterher, zum Festpreis entscheiden Sie vorher, ob Sie ihn wollen.

Was ein Festpreis braucht, damit er hält

Ein Festpreis ist nur so gut wie die Beschreibung dahinter. Steht im Angebot nur "Automatisierung der Auftragserfassung", bleiben dem Anbieter zwei Wege: einen dicken Puffer einrechnen oder später über jede Kleinigkeit streiten. Beides bezahlen Sie.

Tragfähig wird ein Festpreis durch eine Liste der abgedeckten Fälle, bis hinunter zu den Ausnahmen. Dazu gehört eine Abnahme, die an echten Vorgängen aus Ihrem Betrieb gemessen wird statt an einer Vorführung mit ausgesuchten Beispielen. Und es muss klar sein, was nach der Übergabe noch Geld kostet. Das können Sie im Angebot prüfen, ohne eine Zeile Code zu lesen.

Nebenbei zwingt der Festpreis den Anbieter, Ihren Prozess vorher zu verstehen. Die Fragen nach Sonderfällen, die er dafür stellen muss, sind auch für Sie nützlich, selbst wenn Sie am Ende nicht beauftragen.

Warum kurze Bauzeiten das Risiko verkleinern

Je länger ein Projekt läuft, desto weiter liegt die Schätzung daneben. Das gilt für beide Modelle. Ein Agent, der in ein bis zwei Tagen aufgebaut ist und in derselben Woche mit echten Fällen getestet wird, lässt wenig Raum für Überraschungen. Größere Vorhaben lassen sich in Abschnitte teilen, von denen jeder nach Tagen läuft und einen eigenen Preis hat. So bleibt das Risiko je Abschnitt klein, und der Festpreis kommt ohne großen Aufschlag aus.

Auch wenn noch offen ist, was überhaupt gebaut werden soll, etwa weil niemand weiß, ob ein Altsystem seine Daten herausgibt, braucht es kein Stundenkontingent. Solche Fragen gehören in die Auswahl, bevor ein Preis genannt wird. Danach liegen die Fälle auf dem Tisch, und der Festpreis steht auf festem Grund.

Unsere Empfehlung

Verlangen Sie für den Bau einer Automatisierung einen Festpreis, und zwar einen mit einer Liste der abgedeckten Fälle. Ein Anbieter, der das nicht kann, hat Ihren Prozess noch nicht verstanden. Einer, der es nicht will, möchte das Schätzrisiko nicht tragen, und dann tragen Sie es.

Sophera Consulting arbeitet ausschließlich zum Festpreis, ohne Stundenabrechnung und ohne Abo, in drei Schritten: Auswahl, Angebot, Pilot. In der Auswahl klären wir, welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen, danach kommt das Angebot mit Kosten-Nutzen-Analyse. Ein Wartungsagent, der den Betrieb überwacht und die Schnittstellen auf Änderungen prüft, ist im Preis enthalten. Laufend fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Der Einstieg ist der kostenlose Automations-Check.