Prozessberatung oder Umsetzung? Wer nach dem Workshop tatsächlich etwas baut

Zu einem automatisierten Prozess führen zwei Wege. Auf dem ersten kommt eine Beratung ins Haus, moderiert einen Workshop, nimmt die Abläufe auf und liefert ein Konzept mit Empfehlungen. Auf dem zweiten kommt jemand, der sich denselben Prozess ansieht und danach einen Agenten baut, der ihn erledigt. Beide Wege beginnen mit dem gleichen Gespräch. Am Ende liegt beim ersten ein Dokument auf dem Tisch, beim zweiten läuft ein Ablauf. Wer zwischen Prozessberatung und Umsetzung entscheidet, sollte vor allem auf das schauen, was zwischen diesen beiden Enden passiert.

Prozessberatung vs. Umsetzung: was am Ende auf dem Tisch liegt

Eine Prozessberatung liefert Erkenntnis. Sie zeigt, wo Zeit verloren geht, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen und in welcher Reihenfolge man sie angeht. Das hat seinen Wert, bleibt aber ein Zwischenstand. Damit daraus etwas wird, das Ihren Mitarbeitern Arbeit abnimmt, braucht es einen zweiten Auftrag an jemanden, der baut.

An dieser Übergabe geht am meisten verloren. Der Umsetzer liest das Konzept, stellt die Fragen, die im Workshop niemand gestellt hat, und spricht noch einmal mit denselben Leuten. Die Prozessaufnahme bezahlen Sie damit zweimal, einmal als Beratung und einmal als Einarbeitung.

Wer selbst baut, stellt die unbequemen Fragen schon im ersten Gespräch, weil er die Antworten am nächsten Tag in den Agenten einbauen muss. Wie sieht eine Bestellung ohne Artikelnummer aus? Wer entscheidet, wenn der Kunde nicht im System steht? Welches Feld im ERP ist Pflicht? Eine Beratung kann diese Fragen auch stellen. Sie muss es nur nicht, denn ihr Bericht ist ohne die Antworten ebenfalls fertig.

Ein Beispiel: derselbe Prozess auf beiden Wegen

Angenommen, ein Großhändler will die Bestellungen, die per Mail eingehen, nicht mehr von Hand ins Warenwirtschaftssystem abtippen.

Auf dem Beratungsweg gibt es einen Workshop mit Vertrieb, Innendienst und IT. Heraus kommen eine Prozesslandkarte, eine priorisierte Liste mit zwölf Automatisierungsideen und die Empfehlung, mit der Auftragserfassung anzufangen. Danach beginnt die Suche nach jemandem, der das baut: Anfrage, Angebote, Auswahl. Der Innendienst tippt in der Zwischenzeit jede Bestellung weiter ab.

Auf dem Umsetzungsweg hat das erste Gespräch eine engere Frage. Welcher Prozess kommt zuerst, und welche Zugänge braucht er? Dann folgen ein Angebot zum Festpreis und der Bau. Eine Auftragserfassung aus Kundenmails ist in wenigen Stunden gebaut und mit einer Person aus der Fachabteilung an einem Tag umgesetzt. Der Test mit echten Mails läuft in derselben Woche. Ab dann bekommt der Innendienst zu jeder Mail einen fertigen Auftragsentwurf. Die Felder, bei denen der Agent unsicher war, sind markiert, und ein Mitarbeiter gibt den Auftrag frei oder korrigiert ihn.

Die Liste mit den übrigen elf Ideen entsteht auf diesem Weg auch. Sie wird nur geschrieben, während der erste Agent schon arbeitet.

Drei Fragen, an denen Sie einen echten Umsetzer erkennen

Auch im Angebot einer Beratung kann das Wort Umsetzung stehen. Drei Fragen im Erstgespräch zeigen, was dahinter steckt.

Fragen Sie, wer den Code schreibt. Ist von Partnern die Rede, kaufen Sie zwei Firmen mit einer Übergabe dazwischen.

Fragen Sie, was nach dem ersten Auftrag läuft. Ein Umsetzer nennt einen Prozess, bei dem danach niemand mehr abtippt. Eine Beratung nennt ein Dokument.

Fragen Sie, wie der Preis zustande kommt. Tagessätze für Workshops und Konzepte bezahlen Zeit. Ein Festpreis für einen laufenden Agenten bezahlt ein Ergebnis, und das Risiko der Schätzung trägt der Anbieter.

Wann eine Beratung der richtige erste Schritt ist

Steht noch offen, ob Sie Ihre Organisation umbauen, Standorte zusammenlegen oder ein neues ERP einführen, ist ein Umsetzer der falsche Ansprechpartner. Solche Fragen gehören vor jede Automatisierung, und genau dafür gibt es Beratungen. Wissen Sie dagegen, welche Arbeit Ihre Leute jeden Tag Zeit kostet, bringt ein weiteres Konzept wenig. Dann brauchen Sie jemanden, der baut.

So arbeiten wir bei Sophera Consulting

Wir setzen um. Eine Prozessaufnahme als eigenes Projekt gibt es bei uns nicht, sie steckt in der Auswahl. Der Ablauf hat drei Schritte: Auswahl, Angebot, Pilot. Im kostenlosen Automations-Check klären wir, welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen. Danach bekommen Sie einen Festpreis mit Kosten-Nutzen-Analyse, dann bauen wir. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Pilot läuft meist noch in der ersten Woche. Jede Automatisierung bekommt einen Wartungsagenten, der im Festpreis enthalten ist, und das Ergebnis gehört Ihnen.

Unsere Empfehlung

Beauftragen Sie eine Beratung, wenn Sie noch nicht wissen, was sich im Betrieb ändern soll. Beauftragen Sie einen Umsetzer, sobald Sie wissen, welche Arbeit Ihre Leute nicht mehr machen sollen, und prüfen Sie im Erstgespräch, ob er nach dem Workshop wirklich baut.