Was der Automations-Check kostet, wie er abläuft und was Sie danach in der Hand haben

Der Automations-Check kostet nichts. Das macht ihn verdächtig, denn ein kostenloses Erstgespräch ist oft ein Verkaufsgespräch mit freundlicherem Namen. Bei uns hat der Preis einen anderen Grund: Der Automations-Check ist der erste Teil der eigentlichen Arbeit. Was wir dort herausfinden, müssten wir ohnehin wissen, bevor wir einen Festpreis nennen können. Also berechnen wir es nicht.

Wie der Automations-Check abläuft

Der erste Teil ist online und dauert unter zwei Minuten. Sie beschreiben einen Prozess in eigenen Worten, wählen einen bevorzugten Lösungsweg, nennen die Systeme, mit denen Sie heute arbeiten, und auf Wunsch, was der Prozess im Monat kostet. Ein KI-System wertet die Beschreibung aus. Nach einem Klick auf den Bestätigungslink in Ihrer E-Mail sehen Sie die Ersteinschätzung: das Automatisierungspotenzial in Prozent, eine mögliche monatliche Einsparung in Euro und den Lösungsweg, der zu Ihrem Prozess am besten passt, mit Begründung. Diese Empfehlung darf von Ihrer Vorauswahl abweichen. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer gehen dabei nicht an das KI-System, nur die Beschreibung des Ablaufs.

Der zweite Teil ist das Gespräch. Wir melden uns nach der Ersteinschätzung und klären mit Ihnen, welcher Prozess sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir brauchen. Erst damit lässt sich ein Angebot rechnen.

Wie eine brauchbare Prozessbeschreibung aussieht

Die Ersteinschätzung wird so genau wie Ihre Beschreibung. "Wir wollen die Buchhaltung automatisieren" ergibt eine allgemeine Antwort. Eine Beschreibung mit Mengen, Zeiten und Systemen ergibt eine, mit der Sie rechnen können.

Ein Beispiel, wie das aussehen könnte. Angenommen, eine Spedition schreibt:

"Wir bekommen täglich rund 50 Transportaufträge per E-Mail, meist als PDF oder im Mailtext. Zwei Mitarbeiterinnen in der Disposition tippen sie ins TMS, pro Auftrag etwa fünf Minuten. Fehlt eine Ladestelle oder ein Gewicht, rufen sie beim Kunden an. Systeme: Outlook, unser TMS, DATEV."

Vier Sätze, und die Einschätzung hat, was sie braucht: die Menge, die Zeit pro Vorgang, die beteiligten Systeme und die häufigste Ausnahme. Allein das Abtippen sind in diesem Beispiel gut vier Stunden am Tag. Beschreiben Sie den Ablauf und nicht die Personen. Namen von Kunden oder Beschäftigten gehören nicht in das Feld.

Was wir im Gespräch klären

Im Gespräch geht es um die Fragen, an denen ein Angebot hängt. Welche Ausnahmen kommen vor, und wie oft? Im Speditionsbeispiel wären das etwa Aufträge ohne Gewicht, Änderungen an bereits angelegten Aufträgen oder Kunden, die über ein Portal statt per Mail buchen. Wer bei Ihnen entscheidet, wie mit einer Ausnahme umzugehen ist? Welche Zugänge brauchen wir, zum Beispiel zum Postfach und zu einer Testumgebung des TMS? Und gibt es Punkte, die vorher zu klären sind, etwa mit dem Datenschutzbeauftragten oder der Mitarbeitervertretung?

Beim Datenschutz bringen wir die Antworten mit. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir, die Modelle laufen über europäische Infrastruktur oder auf Wunsch lokal auf Ihrer Hardware.

Offene Punkte klären wir an dieser Stelle und nicht nach der Beauftragung. Eine bezahlte Prozessaufnahme als eigenes Projekt gibt es bei uns nicht, sie steckt in dieser Auswahl.

Was danach auf dem Tisch liegt

Nach dem Check wissen Sie, mit welchem Prozess Sie anfangen und was dafür bei Ihnen bereitliegen muss. Darauf folgt das Angebot: ein Festpreis mit Kosten-Nutzen-Analyse, ohne Abo. Je nach Prozess sparen wir 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Wo Ihr Prozess in dieser Spanne liegt, zeigt die Rechnung im Angebot.

Im Festpreis steckt ein Wartungsagent, der den Betrieb überwacht und Änderungen an jeder Schnittstelle bemerkt. Laufend fallen nur die Nutzungskosten der KI-Modelle an, direkt bei Ihnen abgerechnet und ohne Pauschale obendrauf.

Sagen Sie zu, beginnt der Pilot. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche.

Unsere Empfehlung

Bringen Sie einen Prozess mit, nicht drei. Wenn Sie nicht wissen, welchen, nehmen Sie den, über den im Team am häufigsten geklagt wird, und beschreiben Sie ihn mit Menge, Zeit, Systemen und der häufigsten Ausnahme. Sophera Consulting analysiert den Prozess, baut den Agenten und übergibt ihn zum Festpreis. Der Einstieg ist der kostenlose Automations-Check.