Womit anfangen bei der Automatisierung? Mit dem kleinen Prozess, nicht mit dem wichtigsten

Bei der Frage, womit man in der Automatisierung anfangen soll, gibt es zwei Wege. Der erste beginnt mit dem Prozess, der am meisten kostet, weil dort der größte Hebel liegt. Der zweite beginnt mit einem kleinen, klar abgegrenzten Prozess, der jeden Tag anfällt und über den in der Geschäftsführung selten jemand spricht. Wir empfehlen fast immer den zweiten Weg. Der Grund ist nicht Vorsicht: Über den kleinen Prozess sind Sie schneller beim großen.

Automatisierung: womit anfangen, wenn alles gleichzeitig drängt

Der teuerste Prozess ist meistens auch der verzweigteste. Er hat mehrere Eingänge und viele Ausnahmen, drei Abteilungen reden mit, und ob er besser läuft als vorher, sieht man erst nach einer Weile. Wer dort einsteigt, baut den ersten Agenten und nebenher alles, was jeder Agent im Haus braucht: Zugänge zu den Systemen, die Freigabe durch die IT, eine Zuordnung von Kunden- und Lieferantennummern und die Festlegung, wer Rückfragen beantwortet. Das muss alles entstehen. Es muss aber nicht am schwierigsten Prozess entstehen.

Ein kleiner Prozess schafft dieselben Grundlagen mit weniger Beteiligten. Der große Prozess ist danach der zweite Agent und kein Neuanfang.

Durchgespielt: zwei Kandidaten bei einem Großhändler

Das folgende Beispiel ist konstruiert. Angenommen, ein Großhändler für Sanitärbedarf hat im Automations-Check zwei Kandidaten auf der Liste.

Der große Kandidat ist die Auftragsannahme. Bestellungen kommen per Mail, über den Onlineshop, per Fax und am Telefon, dazu Sonderpreise, Teillieferungen und Kunden mit eigenen Artikelnummern. Hier steckt das meiste Geld.

Der kleine Kandidat sind die Terminmeldungen der Lieferanten. Jeden Tag schreiben Lieferanten an das Einkaufspostfach, dass sich ein Liefertermin verschiebt. Eine Mitarbeiterin im Einkauf liest die Mails, sucht die Bestellung im ERP, trägt den neuen Termin ein und sagt dem Innendienst Bescheid, wenn ein Kundenauftrag daran hängt. Meistens schafft sie das am Nachmittag, manchmal erst am nächsten Tag. Der Kunde erfährt von der Verspätung dann, wenn die Ware nicht kommt.

Der Agent für diese Meldungen hat einen Eingang, das Einkaufspostfach, und ein Ziel, das Terminfeld an der Bestellung. Er liest die Mail und erkennt den Lieferanten an der Absenderadresse. Die Bestellung findet er über die Bestellnummer oder, wenn die fehlt, über Artikel und Menge. Er trägt den neuen Termin ein und vermerkt, aus welcher Mail er stammt. Hängt ein Kundenauftrag an der Bestellung, bekommt der Innendienst sofort eine Zeile mit Kunde, altem und neuem Termin. Ist die Bestellung nicht eindeutig, legt der Agent die Mail mit seinem Vorschlag auf eine Klärliste, und die Mitarbeiterin entscheidet.

Aufgebaut ist das in ein bis zwei Tagen. Getestet wird in derselben Woche mit den Mails der letzten Zeit: Was hätte der Agent eingetragen, was hat der Einkauf von Hand eingetragen? Nach wenigen Tagen weiß der Betrieb, ob es funktioniert.

Danach hat der Großhändler einen Zugang zum Postfach, einen Schreibzugang ins ERP, eine gepflegte Zuordnung der Lieferanten und eine Klärliste, die jemand abarbeitet. Und er hat eine Mitarbeiterin, die schon einmal Vorschläge eines Agenten geprüft und freigegeben hat. Fast all das braucht die Auftragsannahme auch. Sie wird dann in Abschnitten gebaut, zuerst die Bestellungen per Mail, dann der Shop, und jeder Abschnitt läuft nach Tagen.

Woran Sie den richtigen ersten Prozess erkennen

• Er hat einen Eingang und ein Zielsystem, nicht vier und drei.
• Die Fälle lassen sich zählen, und es kommen jeden Tag welche.
• Das Ergebnis lässt sich am selben Tag prüfen.
• Ein Fehler fällt auf und kostet wenig, etwa ein falscher Termin, den der Einkauf beim nächsten Blick korrigiert.
• Eine Person aus der Fachabteilung kennt den Ablauf und beantwortet Fragen sofort.

Klein heißt dabei nicht unwichtig. Verschobene Liefertermine, die zu spät beim Innendienst ankommen, kosten Kundenvertrauen. Der Prozess ist nur überschaubar genug, um ihn schnell sauber hinzubekommen.

Was der große Prozess davon hat

Wer mit dem großen Prozess beginnt, lernt dieselben Dinge, nur mit mehr Beteiligten und mehr Ausnahmen auf einmal. Wer mit dem kleinen beginnt, hat nach wenigen Tagen einen laufenden Agenten, ein Team, das ihn kennt, und Zugänge, auf denen der große Prozess aufsetzt. Der große Prozess rückt dadurch nicht nach hinten. Er läuft eher früher.

Im kostenlosen Automations-Check legen wir von Sophera Consulting mit Ihnen fest, welcher Prozess zuerst kommt und welcher als zweiter auf denselben Grundlagen aufsetzt. Den ersten Agenten bauen wir zum Festpreis und ohne Abo, und er gehört danach Ihnen.

Unsere Empfehlung: Schreiben Sie Ihre drei teuersten Prozesse auf und daneben drei kleine, klar abgegrenzte. Fangen Sie mit dem kleinen an, der die meisten Systeme und Zugänge mit dem teuersten teilt.