Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
Das Autonomie-Level eines KI-Agenten legt fest, wer bei einem Arbeitsschritt entscheidet. Bis Level 3 bereitet das System vor, und bei wichtigen Schritten gibt ein Mensch frei. Ab Level 4 entscheidet das System selbst, auf Level 5 läuft der Ablauf ohne Freigabe durch. Das Level gilt für jeden Prozess einzeln, nicht für den Agenten als Ganzes.
Verbreitet ist die Annahme, ein Agent lohne sich erst, wenn kein Mensch mehr eingreift. Wir halten das für den falschen Maßstab. In den meisten Büroabläufen frisst nicht die Entscheidung die Zeit, sondern alles davor: Daten zusammensuchen, abtippen, abgleichen, den Text formulieren. Diese Arbeit nimmt der Agent schon auf Level 3 ab.
Was bedeutet das Autonomie-Level bei einem KI-Agenten?
Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe in mehreren Schritten selbst abarbeitet. Er liest Eingänge, holt Daten aus Ihren Systemen, wendet Regeln an und legt ein Ergebnis an. Das Autonomie-Level beantwortet dabei eine einzige Frage: An welcher Stelle wartet er auf einen Menschen?
Grob gibt es zwei Bereiche. Bis Level 3 arbeitet der Agent zu und ein Mensch entscheidet. Der Agent erstellt den Entwurf, gleicht ihn mit den hinterlegten Daten ab und legt ihn zur Freigabe vor. Erst nach dem Klick geht etwas nach draußen oder wird gebucht.
Ab Level 4 entscheidet das System selbst und arbeitet zunehmend ohne menschliche Freigabe. Auf Level 5 läuft der Ablauf vollautomatisch.
Auf den Zusatz "bei wichtigen Schritten" kommt es an. Auch auf Level 3 klickt niemand jeden Zwischenschritt ab. Der Mensch entscheidet dort, wo es um Geld, einen Kunden oder eine Frist geht.
Wie sieht das an einem konkreten Ablauf aus?
Die Angebotserstellung im Vertrieb zeigt beide Bereiche nebeneinander.
Eine Anfrage für ein individuelles Angebot kommt per Mail herein. Der Agent liest sie, sucht die Artikel heraus, setzt Preise und Kalkulation ein und hat den Angebotsentwurf in unter einer Minute fertig. Der Vertrieb prüft Preise und Kalkulation und gibt von Hand frei. Danach geht das Angebot automatisch über den hinterlegten Kanal an den Kunden. Das ist Level 3: Die Arbeit macht das System, über den Preis entscheidet ein Mensch.
Wiederkehrende Angebote mit festen Preisen und Rabatten, die im CRM hinterlegt sind, laufen dagegen ohne Freigabe. Ein typisches Bild wäre der Stammkunde, der jedes Quartal dieselben Artikel zu vereinbarten Konditionen bekommt. Für den Vertrieb gibt es daran nichts zu prüfen, also läuft dieser Weg auf Level 5. Wie die Angebotserstellung mit Freigabe im Großhandel gebaut ist, beschreibt ein eigener Beitrag.
Derselbe Agent, dieselbe Art von Anfrage, zwei Level. Deshalb wird das Level je Prozess festgelegt und nicht pauschal für den ganzen Agenten.
Lohnt sich ein Agent, wenn am Ende doch ein Mensch freigibt?
Ja. Ob Plus, ein Personenbegleitdienst aus Pflege und Sozialwirtschaft, ist ein gutes Beispiel. Dort schreibt ein KI-Agent die Monatsrechnungen in Lexware Office. Die Einsätze werden am Monatsende in einem Durchgang eingesprochen, der Agent erstellt die Rechnungen und legt sie ab. Eine Mitarbeiterin gibt final frei, danach gehen die Rechnungen automatisch raus.
Am Ende steht also eine menschliche Freigabe, der Ablauf liegt im Bereich bis Level 3. Trotzdem sank der Aufwand für rund 300 Rechnungen im Monat von etwa 25 Stunden, verteilt auf mindestens drei Personen, auf rund eine Stunde. Gebaut war das an einem Tag.
Die Freigabe kostet kaum Zeit, wenn der Agent alles davor erledigt hat. Warum ein Freigabe-Schritt häufig die bessere Wahl ist als Vollautomatik, steht in einem eigenen Artikel.
Welches Level passt zu welchem Prozess?
Drei Fragen reichen für die Einordnung.
1. Hängt an der Entscheidung Wissen, das in keinem System steht? Ein Sonderrabatt für einen Kunden, der gerade mit Kündigung droht, ist so ein Fall. Dann bleibt die Entscheidung beim Menschen, also Level 3. 2. Gibt es eine feste Regel, die heute jeder im Team gleich anwendet? Vereinbarte Preise, hinterlegte Konditionen, klare Fristen. Dann kann das System entscheiden, Level 4 oder 5. 3. Was passiert, wenn eine Entscheidung danebenliegt? Lässt sich der Fehler leicht korrigieren, spricht das für eine höhere Stufe. Geht etwas Unumkehrbares an einen Kunden oder eine Behörde, spricht es für eine Freigabe.
Bei Abläufen mit direkter Wirkung auf Kunden empfehlen wir für den Start Level 3. Das nimmt die Arbeit ab und lässt die Verantwortung dort, wo sie heute liegt.
Wie kommt ein Prozess auf die nächste Stufe?
Ein Prozess ist reif für die nächste Stufe, wenn die Freigabe zur Formsache geworden ist. Der Mensch klickt nur noch auf Ja, weil der Entwurf jedes Mal stimmt. Dann ist der Klick reine Wartezeit für den Kunden.
Der Wechsel ist eine Änderung am Agenten wie jede andere. Jede Automatisierung, die wir bauen, bekommt einen Wartungsagenten, und der testet Änderungen gegen alte Fälle. Bevor der Agent selbst entscheidet, läuft er also gegen die Vorgänge, die bisher ein Mensch freigegeben hat. So sehen Sie vorher, ob er genauso entschieden hätte.
Der Weg zurück geht auch. Ändern sich die Regeln, etwa weil neue Konditionen verhandelt wurden, kann ein Ablauf wieder mit Freigabe laufen, bis die neuen Regeln sitzen.
Unsere Empfehlung
Fragen Sie nicht zuerst, ob der Agent alles allein kann. Fragen Sie, wie viel Arbeit vor der Entscheidung liegt. Die nimmt er schon auf Level 3 ab, und die Freigabe bleibt bei den Leuten, die den Kunden kennen. Wählen Sie als Einstiegsprozess einen Ablauf mit klaren Regeln, dann ist der Weg zu Level 5 kurz.
Bei Sophera Consulting bauen wir je nach Prozess einen Workflow, eine RPA-Lösung oder einen KI-Agenten und legen mit Ihnen fest, an welchen Schritten ein Mensch entscheidet. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, zum Festpreis und ohne Abo. Welcher Ihrer Abläufe sich eignet und auf welchem Level er starten sollte, klären wir im kostenlosen Automations-Check.
Dieser Artikel wurde mit Hilfe von KI erstellt.
